Software paghe: quale scegliere per emettere i tuoi cedolini?
Quale software paghe scegliere? La tua attività è ancora cosa recente? E' arrivato il momento di utilizzare uno strumento di gestione buste paga o il tuo attuale comincia a starti stretto? Qualunque sia la tua situazione, trovare uno strumento per la gestione degli stipendi non è come scegliere cosa mangiare a cena: al di là dell'aspetto retributivo, cruciale per i tuoi collaboratori, il libro paga solleva una serie di obblighi e adempimenti legali ai quali non puoi sottrarti. È essenziale che il tuo strumento li integri per evitare irregolarità.
Appvizer ti propone una piattaforma di comparazione dei software per buste paghe per trovare la soluzione migliore per la tua azienda. In questo articolo, scoprirai i loro vantaggi, svantaggi e caratteristiche per fare la tua scelta con la massima tranquillità.
La busta paga: definizione e dematerializzazione
La busta paga è uno dei documenti al cuore dell'attività d'impresa. Su base mensile, deve includere una certa quantità d’informazioni giuridiche relative al lavoro e alla retribuzione:
- stipendio lordo;
- stipendio netto;
- base imponibile;
- ore lavorate;
- straordinari, ecc..
La sua elaborazione deve dunque farsi nel rispetto di un quadro normativo ben definito. Perciò, il più delle volte la sua redazione richiede l’intervento di uno professionista.
I vantaggi del software per il libro paga online (SaaS)
Appvizer è la piattaforma specializzata nel settore del software online, Softwares as a Service (SaaS), le soluzioni più adatte per nuovi utilizzi:
- nessuna necessità di effettuare un’installazione specifica: tutto è nel cloud, basta connettersi al sito Internet dal fornitore del software;
- aggiornamenti automatici effettuati grazie al monitoraggio e alla programmazione gestiti dall'editore;
- formule flessibili, su base mensile o annuale;
- mobilità per l'utilizzo su tutti i terminali: computer, tablet, smartphone, ideale per il monitoraggio anche a casa o in movimento;
- interoperabilità con altri strumenti aziendali (Sistema Informativo Risorse Umane, software di gestione delle spese, software di contabilità, ecc.) per un'integrazione ottimale nel tuo parco software e l'utilizzo di tutti i dati utili.
Vediamo ora insieme, nel dettaglio, i diversi vantaggi di questi software per il libro paga in modalità SaaS in modo più dettagliato.
Automazione dei processi
Dimenticati il tuo libro paga Excel! Con un software paghe è possibile automatizzare i processi e risparmiare molto tempo. Il software ti sostituirà nelle lunghe e dispendiose attività (redazione di buste paga, invio di ordini di bonifico alla tua banca, conteggio di ferie pagate e buoni pasto, dichiarazioni sociali, ecc.). L’amministrazione di questa attività diventa dunque molto più semplice e non dovrai più preoccuparti di calcolare i diversi componenti di una busta paga: il processo diventa così automatico!
Ciò consente di concentrarsi su compiti più strategici.
Economia e scalabilità
Le offerte possono variare a seconda delle formule scelte e dei moduli aggiuntivi selezionati. Ciò consente di adattare uno strumento alle proprie esigenze, anche se ciò significa apportare modifiche in base all'evoluzione della struttura. Spenderai solo quanto necessario
Attenzione, alcuni strumenti sono limitati a segmenti e settori ben definiti della forza lavoro.
Riduzione degli errori
Un software per le buste paga riduce anche il numero di errori automatizzando le attività. Come ben sai, l'errore è umano: lascia che una soluzione di pagamento online prenda il sopravvento e passerai meno tempo a correggere gli errori o a risolvere le controversie.
Trasparenza per i dipendenti
Il software integra sempre più spesso il lavoro collaborativo. Nel caso dei software payroll, anche i dipendenti hanno accesso a questo strumento: possono accedere alle buste paga, consultare le ferie, i saldi RTT e straordinari, allegare le note spese, ecc. Grazie a queste piattaforme, i dipendenti possono anche richiedere i diversi permessi di assenza e di ferie direttamente sulla piattaforma.
NB: bisogna ricordarsi d'impostare i diritti di accesso ai diversi moduli o funzioni in base ai profili utente. L'ufficio del personale avrà accesso all'intera soluzione, mentre i dipendenti avranno meno diritti di accesso.
Conformità legale
Il software include gli obblighi e gli adempimenti legali relativi ai salari. Non dovrai più preoccuparti di nulla: la tua soluzione è lì per facilitare il tuo lavoro.
I migliori anticipano persino i cambiamenti legali e normativi del diritto del lavoro . Con le recenti riforme, beneficiare dell'esperienza di un provider di software per l'emissione di libri paga è comodo, se non addirittura vantaggioso.
Attenzione però: gli aggiornamenti legislativi non sempre sono sviluppati subito da tutte le soluzioni a pagamento, e nelle licenze gratuite la situazione può essere ancora più rischiosa. La rapidità degli aggiornamenti in un settore è una caratteristica fondamentale nella scelta di un software. Non dimenticarti di considerare questo aspetto mentre scegli il tuo software per la gestione del buste paga.
Analytics
È possibile effettuare export e sintesi di dati personalizzati per beneficiare di un tracking ottimale, al centro della tua strategia HR.
Possibili vantaggi da verificare
Per le aziende i cui settori sono gestiti da specifici contratti collettivi, come l'edilizia o i trasporti, verificate che il vostro sia supportato dal software scelto.
D'altra parte, soluzioni più complete hanno il vantaggio di disporre di funzionalità HRIS che consentono d’integrare le note spese, i permessi, le assenze e la gestione degli straordinari nello strumento di gestione delle buste paga.
Limiti dei software paghe gratuiti
Funzionalità limitate
I programmi paghe gratuiti sono interessanti dal punto di vista economico,ma questo vantaggio può nascondere uno svantaggio: uno spettro funzionale ridotto. Non possiamo aspettarci di trovare tutte le caratteristiche di un software pro in una soluzione gratuita. Tuttavia, a seconda delle tue esigenze, delle dimensioni della tua azienda e del tuo settore, le funzioni di base offerte dagli strumenti gratuiti possono essere sufficienti. Controlla attentamente i servizi inclusi.
Nessun aggiornamento su modifiche legislative
Aggiornamenti legislativi e convenzionali sono pratiche per le quali gli esperti si dedicano alla raccolta d’informazioni e alla loro integrazione nel software. Per gli editori di un software gratuito, questo potrebbe essere troppo costoso da includere in una soluzione. Attento!
Meno supporto, meno servizio clienti
Naturalmente, non ci si può aspettare di avere la stessa qualità di servizio con un software gratuito rispetto a un software a pagamento. Questo significa meno controllo, meno formazione sullo strumento e meno assistenza clienti reattiva.
Quale software per le mie buste paga?
Dylog- Expert up lavoro
Il software Expert Up Lavoro è un soluzione pensata sia per le risorse umane all'interno delle aziende che per i consulenti esterni. Non si limita alle buste paga ma offre una visuale a 360° sulla gestione risorse umane. Inoltre, questa soluzione può essere facilmente integrata con le altre della linea Dylog. Tra i benefici di cui godrai adottando questa soluzione:
- gestione buste paga;
- file UNIEMENS;
- gestione contributi.
Expert up lavoro
Iubar- Paghe open
Partiamo dalle buone notizie, Paghe Open esiste in versione gratuita! L'unico limite sta nella quantità di cedolini (15 al mese) rendendolo quindi un buon supporto per le aziende più piccole. È un software estremamente versatile e intuitivo, comprende all'incirca 180 CCNL, automatizzando al massimo la tua gestione buste paga. Tra le funzionalità principali:
- gestione congedi e assenze;
- gestione contributi e ritenute;
- gestione infortuni.
Paghe Open
Zucchetti- Paghe web
Zucchetti è uno dei leader del mercato italiano che si sta affermando a livello internazionale. Per quanto riguarda la gestione buste paga, ti propone uno strumento disponibile sia in versione SaaS che in versione licenza. Gli aggiornamenti, che come dicevamo in precedenza sono cruciali in questo campo, sono automatici. Inoltre, è perfettamente integrabile con tutta la linea Infinity. Tra le sue caratteristiche:
- raccolta completa dei CCNL;
- applicazione di modifiche sia a priori che a posteriori;
- adatto a tutti i settori contributivi.
Paghe web Zucchetti
Scegli il software migliore per i tuoi bollettini paga
Ancora non sai quale software scegliere per il tuo libro paga?
Diversi elementi devono essere presi in considerazione nella tua ricerca, come le dimensioni della tua azienda, il tuo settore di attività e, naturalmente, il tuo budget. Alcune soluzioni gratuite sono molto qualitative, soprattutto quando si tratta di una piccola impresa.
Non dimenticarti di prendere in considerazione i costi nascosti di queste soluzioni: formazione, opzioni a pagamento, riduzione del numero di dipendenti supportati, ecc.
D'altra parte, le soluzioni professionali offrono uno spettro funzionale più ampio e la garanzia di conformità legale. Sta a te decidere!
Speriamo di averti fornito tutte le chiavi per scegliere, in modo giudizioso, il software per la gestione delle buste paga adatto per te. Se hai domande, come sempre, faccelo sapere!
A presto!
Dopo aver completato gli studi di management, è arrivata in stage ad Appvizer nel gennaio 2019. Inizialmente ha assunto il ruolo di Country Manager Italia per poi passare a quello di International Growth Manager. Grazie alla sua passione per il marketing digitale, oggi ricopre il ruolo di Marketing Manager.
- Expertise: SEO, SEA, Marketing Automation, Lead Generation, UX, Product Marketing, Comunicazione
- Education: Università degli Studi di Pavia
- Published works and citations: Perché i tuoi clienti non aprono le tue email? (Semrush, 2019)