10 buone pratiche di telelavoro da conoscere

Quali sono le migliori pratiche di telelavoro da conoscere per rendere questo nuovo ambiente di lavoro un successo completo?

Tra nuove aspirazioni professionali e confino, l' home office si è intensificato negli ultimi mesi, offrendo una serie di vantaggi: risparmio, flessibilità, aumento della produttività e così via.

Ma il periodo di reclusione ha avuto un aspetto particolare: il telelavoro è stato talvolta imposto, totale e svolto in coabitazione con familiari e amici. Un motivo in più per esaminare le migliori pratiche per evitare le insidie!

Sono 10 e ve le sveliamo in questo articolo.

1: redigere una carta del telelavoro

Per definire un quadro di riferimento e stabilire regole chiare, si raccomanda alle aziende di redigere una carta delle buone pratiche di telelavoro. Definendo le condizioni per il lavoro da casa, il datore di lavoro è rassicurato e ogni dipendente ha lo stesso livello di informazione.

Questa carta può riguardare, ad esempio, la definizione di :

• quali giorni possono essere telelavorati, poiché alcune aziende preferiscono mantenere giorni di lavoro faccia a faccia obbligatori per preservare la coesione del team;
• i possibili luoghi di lavoro. Il dipendente deve lavorare da casa? È possibile lavorare a distanza da casa di un amico o da uno spazio di coworking?
• fasce orarie in cui tutti devono rimanere connessi;
• regole di comunicazione. Quali sono i canali da utilizzare? Il dipendente deve poter rimanere indisturbato mentre svolge compiti che richiedono un alto livello di concentrazione?
• E così via.

2: Adottare buone pratiche di gestione del telelavoro

Se siete un manager, dovrete adottare una serie di pratiche per garantire un' esperienza di telelavoro migliore sia per il dipendente che per l'azienda.

Ecco alcune buone pratiche per imparare a gestire a distanza:

• Evitare la microgestione. La microgestione è già sconsigliata in circostanze normali, ma lo è ancora di più nel telelavoro, dove alcuni manager sentono il bisogno di controllare tutto.
  Come fare allora? Stabilite obiettivi e scadenze per i vostri team e lasciate che si organizzino da soli per raggiungerli in tempo.
  
• Prestate attenzione alla comunicazione. Siate sempre chiari sugli obiettivi e sulle sfide dei compiti assegnati ai vostri collaboratori. Stabilite anche un quadro di riferimento per gli scambi, definendo in anticipo la ricorrenza dei punti e il loro scopo.
  
• Date responsabilità e fiducia. È risaputo che un dipendente che si sente responsabilizzato è più impegnato e produttivo. Quindi, anche quando lavorate da remoto, date fiducia alle persone!
  
• Rimanere disponibili. Anche se lasciate ai vostri team una certa libertà, rendetevi disponibili e rispondete quando hanno bisogno del vostro supporto.
  
• Siate un buon ascoltatore. Alcuni dipendenti incontrano talvolta delle difficoltà, soprattutto quando sono costretti a telelavorare. Ad esempio, alcuni genitori hanno dovuto destreggiarsi tra i loro doveri professionali e i loro figli a causa della reclusione. Mostratevi empatici e adattatevi, ad esempio modificando gli orari delle riunioni.
  
• Aiutateli a familiarizzare con gli strumenti. Infine, è bene ricordare che anche il supporto dei dirigenti entra in gioco quando si tratta di familiarizzare con gli strumenti digitali. Sebbene siano assolutamente indispensabili in questo contesto, tenete presente che alcuni telelavoratori trovano molto difficile utilizzarli.

3: Utilizzare gli strumenti giusti per collaborare

Lavorare da casa richiede la possibilità di continuare a comunicare e collaborare con il proprio team, senza che il mondo virtuale diventi una barriera.

A tal fine, è importante utilizzare strumenti professionali progettati per facilitare e rendere sicuri gli scambi e i processi.

Ad esempio:

• 🛠️ Software di comunicazione → come Slack, questi strumenti sono consigliati per la comunicazione spontanea, quando è necessario sbloccare una situazione, per far emergere una difficoltà ad esempio. Permettono inoltre di rimanere connessi all'azienda e raggiungibili, un segno di fiducia per i propri manager.
  
• 🛠️ Software di videoconferenza → soluzioni come Zoom sono essenziali per organizzare riunioni di lavoro a distanza e altri incontri one-to-one. Inoltre, aiutano a rendere più umane le relazioni a distanza, un vantaggio per le persone isolate.
  
• 🛠️ Software di gestione dei documenti → con uno strumento come Google Drive è possibile creare, condividere e archiviare i documenti di lavoro. È anche possibile collaborare a distanza sullo stesso testo, foglio di calcolo, ecc.
  
• 🛠️ Software di gestione dei progetti → le soluzioni di gestione dei progetti, come Project Monitor, consentono di assegnare e monitorare diversi compiti e incarichi e di organizzare il lavoro e le risorse in generale.
  
• 🛠️ Piattaforme di collaborazione → questi pacchetti software, come SharePlace, si spingono oltre offrendo un'ampia gamma di funzioni di collaborazione e comunicazione (gestione dei progetti, gestione delle attività, gestione dei documenti, messaggistica, ecc.)

Il Barometro della trasformazione digitale, realizzato da Appvizer nel novembre 2020, sottolinea l'importanza di essere ben attrezzati per lavorare efficacemente da casa:

4: Garantire la sicurezza informatica

L'isolamento causato dalla pandemia di Covid-19 ha portato a un aumento degli attacchi informatici... tanto più in un contesto in cui molte aziende non formano sufficientemente i propri dipendenti sui rischi informatici.

Ecco alcune buone pratiche da tenere presenti:

• Se la vostra azienda ha una carta di sicurezza informatica, rispettatela scrupolosamente, soprattutto se lavorate da casa.
  
• Utilizzate solo le apparecchiature fornite dall'azienda e mai i vostri strumenti personali. Il vostro computer di lavoro è già predisposto per garantire la sicurezza, soprattutto in termini di software antivirus. Allo stesso modo, non installate applicazioni non autorizzate dalla vostra azienda.
  
• Proteggete il vostro accesso ai vari strumenti aziendali. Si consiglia di utilizzare un gestore di password come LockPass. 100% francese e certificato dall' ANSSI, questo software consente di centralizzare tutti gli identificativi dell'organizzazione, condividerne alcuni e semplificare l'accesso alle applicazioni.
  
• Assicuratevi di installare i vari aggiornamenti, che vengono spesso proposti per colmare le lacune di sicurezza.
  
• Rimanete vigili sui tentativi di phishing. Diffidate, ad esempio, di e-mail e allegati provenienti da mittenti sconosciuti.

5: Procuratevi l'attrezzatura giusta

Sebbene abbiamo visto che dovreste innanzitutto utilizzare il computer o il telefono cellulare fornito dall'azienda, vi suggeriamo anche di dotarvi di :

• uno schermo esterno, utile se si lavora con più schede;
• una cuffia e un microfono, per potersi occupare delle videoconferenze, soprattutto se si lavora vicino a parenti e amici;
• e naturalmente una buona connessione Wi-Fi.

6: Lavorare da uno spazio dedicato

Per quanto possibile (perché non siamo tutti nella stessa barca), create un vero e proprio spazio di lavoro a casa vostra. Evitate di svolgere i vostri compiti dal letto o dal divano, perché vi costringono ad assumere posizioni poco ergonomiche e poco raccomandabili per la vostra salute.

La soluzione ideale è quella di dedicare una stanza della casa al telelavoro, o almeno una scrivania. In questo modo non solo si favorisce la postura e la produttività, ma si crea anche il necessario confine tra la vita professionale e quella privata.

7: darsi delle regole

Organizzarsi in casa richiede disciplina... sia per voi stessi che per chi vi sta intorno.

Ad esempio, ponetevi degli obiettivi giornalieri e settimanali e cercate di rispettarli. Stabilite degli orari precisi (in particolare l'orario di inizio e di fine), con delle pause, proprio come fareste in ufficio.

Allo stesso tempo, stabilite delle regole con le persone che vivono con voi, in modo da non essere sempre disturbati durante il vostro lavoro. In particolare, comunicate gli orari delle riunioni o i momenti in cui avete bisogno della massima concentrazione. E naturalmente pianificate con loro delle pause comuni, ad esempio all'ora di pranzo.

8: strutturare la giornata lavorativa

Sapere da dove iniziare è a volte più complicato quando si lavora in telelavoro rispetto a quando si lavora faccia a faccia. Per questo motivo vi suggeriamo di strutturare la giornata, ad esempio utilizzando un'agenda online. Questo vi permette di :

• pianificare i compiti urgenti o quelli che richiedono maggiore concentrazione al mattino, prima di sentirsi stanchi;
• evitare il multitasking, una pratica che notoriamente ha un grave impatto sulla produttività;
• comunicare ai colleghi quando non si vuole essere disturbati;
• riservare del tempo per le pause, che sono essenziali per ricaricare le batterie.

💡 Avete mai sentito parlare del metodo Pomodoro? Questa tecnica consiste nell'organizzare la giornata come segue: 5 minuti di pausa ogni 25 minuti di lavoro. Il risultato? Si riesce a concentrarsi intensamente sul completamento di un compito alla volta.

No. 9: Creare momenti di convivialità con i colleghi

La comunicazione informale è uno dei pilastri dell'azienda. E la buona notizia è che è possibile riprodurla anche in telelavoro!

La vostra azienda non dovrebbe privarsene, perché i momenti di socialità e gli scambi spontanei non solo mantengono il legame sociale tra i dipendenti, ma evitano anche che alcune persone si isolino se costrette a telelavorare. Incoraggiarsi, festeggiare le vittorie, aggiornarsi sulle novità... più che mai ne abbiamo bisogno nell' ufficio a casa.

Allora perché non introdurre delle pause caffè virtuali? O, ad esempio, creare un piccolo rituale di saluto mattutino?

10: Disconnettetevi!

Non dimentichiamo che il confine tra lavoro e vita privata diventa sempre più labile quando si telelavora. Ecco perché bisogna imparare a disconnettersi:

• È fuori discussione controllare la posta elettronica la sera dopo la giornata lavorativa. Il diritto alla disconnessione vale anche a casa!
• Approfittate della pausa pranzo per fare esercizio fisico o meditazione. Vedrete presto i benefici per la vostra salute fisica e mentale.
• Ascoltate il vostro corpo. Quando se ne sente il bisogno, fate una pausa per versarvi una tazza di tè o per sgranchirvi le gambe.

Tutti questi momenti di disconnessione sono un'opportunità per ricaricare le batterie e tornare ancora più produttivi per affrontare i vostri compiti nel modo più efficace possibile.