Come monitorare la presenza dei dipendenti? Il foglio presenze su Excel

Il controllo delle presenze sta diventando sempre più importante nelle aziende. Sia il dipendente che l'impresa stessa devono compilare e monitorare il foglio presenze.

Con le attuali leggi in vigore, ogni azienda deve possedere un foglio presenze compilato correttamente. La rilevazione delle presenze è uno dei compiti del dipartimento delle risorse umane e consiste nella gestione, nel monitoraggio e nel reporting del tempo che i dipendenti trascorrono nelle aziende. Comprende anche la gestione delle ferie, delle assenze e della durata delle attività professionali dei dipendenti.

In questo articolo vi spieghiamo, quindi, quali sono le informazioni da inserire nel foglio presenze, come compilare il formato excel di questo documento e perchè è così importante.

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Struttura del Foglio Presenze

Ogni dipendente deve compilare il foglio presenze, la cui struttura si rivela molto semplice.

In questo tipo di documento, le seguenti informazioni di base devono essere inserite:

• Nome dell’azienda.
• Nome e Cognome del lavoratore.
• Mese ed anno di riferimento.
• Giorni del mese in cui immettere le informazioni relative alla presenza e all’assenza.

Adesso che abbiamo parlato delle informazione base da inserire nel foglio presenze, possiamo passare alla sua compilazione.

La compilazione del foglio presenze

Il responsabile delle risorse umane a cui è stata affidato il compito deve preparare il foglio giornaliero che contiene i nomi dei lavoratori nella prima colonna. Dovrà aggiungere come informazioni supplementari la data del giorno e l’orario di pausa obbligatorio.

Gli altri spazi devono essere lasciati in bianco e compilati, di volta in volta, vicino al nome del lavoratore. Ogni dipendente dovrà, quindi, indicare orario di ingresso e apporre la firma accanto al suo nome. Anche se sta svolgendo delle ore di straordinario, dovrà annotare orario di ingresso e di uscita, con le apposite firme.

Tuttavia, si possono verificare delle occasioni particolari che devono essere registrate sul foglio presenze. Andiamo ad analizzarne alcune.

Per esempio, il lavoratore può non venire in azienda. Le ragioni della sua assenza sono molteplici:

• situazione di indisposizione
• contrattempo imprevisto
• domanda di un giorno di permesso
• congedo per ferie lavorative.

Sarà la persona incaricata della compilazione del foglio presenze che inserirà nella sezione Nota, una sigla che corrisponde allo stato del dipendente, o alle cause dell’assenza.

Per esempio, Ag indica un’assenza giustificata, Ai significa essere in attesa di avere dei documenti a supporto della richiesta di assenza, P nel caso in cui il dipendente sia assente per motivi personali, F per indicare le ferie, M se il dipendente è a casa per malattia. Le sigle che abbiamo citato sono di solito quelle più utilizzate. Per altri motivi che non rientrano in queste categorie, è sufficiente apporre un asterisco, con un richiamo in fondo pagina e una spiegazione chiara della motivazione. Ovviamente tutta la procedura può essere facilmente digitalizzata.

L’importanza del foglio presenze

L’azienda presenta diversi obblighi nei confronti dei dipendenti. Prima di tutto, l’impresa ha il dovere di versare il salario a ogni dipendente. Al salario di base si aggiungono le spettanze previdenziali INPS. Inoltre, bisogna contabilizzare gli importi delle mensilità aggiuntive, tredicesima e quattordicesima, e i supplementi annuali di Trattamento di Fine Rapporto, ovvero il TFR. Tutte questi fattori vengono calcolati a partire dai giorni di presenza e dal numero di ore lavorative effettuate, ordinarie e straordinarie. Il foglio presenze ha la funzione di registrare tutti questi dati per arrivare a erogare delle corrette buste paga.

Ogni fine mese il commercialista riceve una copia fedele e opportunamente compilata del foglio presenze, in modo da poter rispettare tutti gli obblighi di scadenza e tenere aggiornata la contabilità aziendale. Il commercialista dovrà, infatti, emettere gli statini di paga di ogni lavoratore dell’azienda insieme ai blocchetti dei buoni pasto. Dovrà in seguito versare i contributi delle quote INPS e delle quote Inail.

Al commercialista spetta ancora la mansione di accantonare, in un fondo differente, o sui libri contabili, tutte le mensilità supplementari e il TFR.

Infine è sempre il compito del commercialista l’aggiornamento della situazione contabile, pagando allo stesso tempo i dipendenti.

Tutte queste operazioni sono di nuovo possibili grazie al foglio presenze che deve essere redatto in modo impeccabile. Un solo errore potrebbe influenzare in modo negativo tutta la contabilità.

Fac Simile Foglio Presenze Excel

Il fac simile del foglio presenze in formato Excel può essere scaricato cliccando sul link indicato. Troverete in questo file un esempio semplice e facile da compilare in base alle vostre esigenze.

Il foglio presenze Excel: a chi è rivolto?

Le persone che lavorano nel dipartimento delle risorse umane sono consapevoli che le mansioni professionali da svolgere sono molteplici:

• la gestione delle buste paga
• la selezione dei nuovi dipendenti
• l’onboarding e il training dei dipendenti
• la monitorizzazione di ferie e buste paghe

Nelle aziende di piccola taglia, tutte queste mansioni professionali a volte vengono svolte dalla stessa persona. Ovviamente, la task del controllo orario tramite il foglio presenze è essenziale e richiede una certa precisione. Infatti, in base alle ore lavorate, verranno calcolati gli importi degli stipendi e di conseguenza l’importo che l’azienda dovrà versare a ognuno dei suoi collaboratori. Inoltre, in questo modo, anche le ore di straordinario vengono contabilizzare e registrare per essere pagate correttamente.

Gli HR Manager sono responsabili di innumerevoli task ed è per questo motivo che è consigliabile che dispongano di un sistema su cui fare affidamento. Un modello Excel per il controllo delle presenze è il modo più semplice per controllare e monitorare le ore di lavoro dei dipendenti.

Ovviamente il sistema di excel per il monitoraggio delle presenza viene impiegato soprattutto dalle piccole e medie imprese che non hanno troppi dipendenti, di solito meno di 50. Con numeri più elevati di dipendenti, è consigliabile adottare un software di gestione delle presenze.

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Gli inconvenienti del foglio presenze Excel

Come abbiamo detto, l’utilizzo di un foglio Excel per monitorare le presenze si rivela essere un modo semplice e sicuro per la registrazione degli orari di lavoro. Ma bisogna considerare che questo metodo presenta anche degli inconvenienti.

Nel caso del foglio presenze formato excel, i problemi che potrete incontrare sono diversi.

Prima di tutto, Excel è un software che richiede una licenza e con il quale è difficile capire chi può accedere ai fogli presenze. La sicurezza dei dati e la privacy dei lavoratori è fondamentale. Venire meno al rispetto di tale diritto può avere come conseguenza delle sanzioni e delle multe salate per le aziende.

L’altro problema legato ad Excel è la perdita eventuale dei dati: se il foglio di calcolo per errore viene cancellato dal computer, o le informazioni vengono modificate per sbaglio, si perderanno tutti i dati che erano stati precedentemente registrati. Purtroppo è un'eventualità che si verifica più spesso di quanto crediate. Per esempio, i media inglesi hanno stimato a 16.000 il numero di dati riguardanti i contagi da Covid che sono andati persi a causa del software Excel.

Per questo motivo, Excel può rivelarsi molto utile e pratico nella registrazione delle presenze dei dipendenti, ma nel caso in cui si opera con dati sensibili o con un numero elevato di dipendenti, un software per la gestione del foglio presenze potrebbe essere la scelta più giusta.

Vi incoraggiamo quindi a consultare anche la pagina del nostro sito dedicata ai software per organizzare e monitorare i fogli presenze.