Farmacie software: guida all'acquisto
Cos'è un software per la farmacia?
Definizione
Gestione della scorta di farmaci, acquisti, contabilità, tutto è ora fatto grazie al software di gestione della farmacia. Sviluppate per farmacisti e personale di farmacia, queste soluzioni complete combinano funzioni precedentemente svolte da software di gestione dell'inventario, software di contabilità, software di cassa o software di gestione aziendale.
Come funziona?
Un vero e proprio pacchetto software di gestione (ERP), un software per la gestione di una farmacia consente di gestire la farmacia da un'interfaccia web unificata:
- Gestione degli acquisti ;
- Gestione del prodotto (farmacia e parafarmacia): etichettatura, date di scadenza, aggiornamenti in tempo reale delle scorte, ecc;
- Gestione della cartella clinica del paziente (PD);
- Fatturazione automatica che tiene conto dei rimborsi previdenziali e delle mutue assicurazioni (terzo pagatore);
- Gestione del registratore di cassa;
- Contabilità ;
- Ecc.
Nel back office, avete dei pannelli che riassumono i dati del vostro sistema informativo. Misurate le prestazioni del vostro stabilimento e definite una strategia aziendale per sviluppare il vostro fatturato e migliorare la vostra redditività.
Questi software sono personalizzabili e configurabili. Utilizzate solo i moduli necessari per gestire l'attività della vostra farmacia.
L'hosting dei dati nei data center è generalmente incluso nell'offerta dell'editore del software.
Quali sono le caratteristiche principali di un software per farmacie?
Scegliete attentamente il vostro software di gestione della farmacia controllando che abbia alcune caratteristiche obbligatorie:
- Il collegamento con il sistema sanitario nazionale
- Lettura e scansione delle prescrizioni con SCOR V2.+ ;
- Accesso al fascicolo farmaceutico per evitare interazioni farmacologiche;
- Il database dei farmaci che fornisce tutte le informazioni relative ai farmaci.
Altre funzionalità sono fortemente raccomandate:
- Gestione computerizzata dell'inventario (WMS) per avere una visione d'insieme immediata dei farmaci che possono essere esauriti o dei prodotti troppo grandi in farmacia. L'utente viene automaticamente avvisato quando un prodotto raggiunge la soglia di rifornimento.
- Riconoscimento di codici a barre e Damatrix (codice CIP13 del farmaco, numero di lotto e data di scadenza);
- Una cassaforte elettronica (o GED document manager) per gestire le cartelle cliniche dei pazienti (simile al CRM), ottenere la tracciabilità del trattamento e archiviare i documenti elettronici relativi ai medici o ai dipendenti;
- Dei moduli di contabilità per creare gli account della vostra farmacia direttamente dal software della farmacia;
- Gestione degli acquisti e degli ordini: richieste di preventivo, fatture, ordini di acquisto, ecc.
- La possibilità di acquistare in gruppo ordinando con altre farmacie direttamente dal catalogo del fornitore. In questo modo è possibile negoziare i prezzi con l'industria farmaceutica grazie ad un maggior volume di ordini di gruppo;
- Accesso remoto al software della farmacia per effettuare un pre-ordine o una contabilità senza essere presenti in farmacia.
- Invio automatico di messaggi SMS al cliente al momento dell'arrivo del prodotto ordinato;
- La gestione del noleggio di attrezzature (entrata e ritorno di letti medici, stampelle, porta-flebo...);
- La pianificazione degli orari dei farmacisti;
- La realizzazione del bilancio contabile giornaliero e di gestione della cassa tattile(apertura automatica del cassetto cassa, ecc.);
- Backup automatico su un server remoto per evitare di perdere tutte le informazioni contenute nelle vostre soluzioni di gestione;
- Un comparatore di prezzi per ottenere il miglior prezzo per i vostri prodotti;
- Schede di consigli da fornire ai vostri clienti per ottimizzare l'uso di un farmaco o di un prodotto di parafarmacia;
- Un telecomando o da un assistente telefonico (supporto tecnico) se avete un problema con il software della vostra farmacia.
Queste soluzioni possono anche includere caratteristiche specifiche della vostra azienda, come la personalizzazione dei messaggi visualizzati dalla vostra croce verde.
Chi usa il software della farmacia?
Queste soluzioni software sono specifiche per farmacie e parafarmacie. Sono quindi utilizzati principalmente dai farmacisti e dagli assistenti di farmacia.
Tuttavia, queste applicazioni gestionali possono coinvolgere i diversi attori della catena del valore: fornitori farmaceutici, laboratori di analisi, aziende sanitarie, commercialisti e commercialisti.
Perché usare un software della farmacia per gestire la vostra farmacia?
L'uso del software di gestione della farmacia è uno strumento che facilita il lavoro quotidiano del farmacista. Tuttavia, presenta alcuni svantaggi.
Vantaggi
- Risparmio di tempo reale, la gestione delle scorte è automatica e potete definire promemoria o avvisi per evidenziare un prodotto mancante o la necessità di ordinare un farmaco specifico;
- Riduzione degli errori legati al fallimento umano. Gestendo le scorte in modo semi-automatico all'arrivo e ad ogni acquisto, garantite meno errori nel vostro inventario;
- Prezzi più interessanti acquistando in gruppi con altre farmacie e una riduzione dei costi;
- Contabilità più semplice e controllabile grazie alla riconciliazione bancaria;
- Software costantemente aggiornato dall'editore per adattarsi alle nuove normative ed evitare l'evasione fiscale.
Svantaggi
- Per centralizzare le registrazioni farmaceutiche, il software deve essere accreditato. Questo limita il numero di strumenti disponibili, può influire sul costo della soluzione informatica o sull'obbligo di sottoscrivere una licenza pluriennale. Inoltre, c'è un costo relativo alla manutenzione informatica dello strumento.
- L'ergonomia del software è generalmente rustica e poco intuitiva.
- Pochi pacchetti software includono la gestione del personale (buste paga, CDD/CDI, ecc.) nella loro offerta.
- Queste applicazioni gestionali non sono adatte al futuro della farmacia. Pochi programmi software offrono servizi di creazione di siti web o di marketing.
Come scegliere un software per la farmacia?
Se avete a vostra disposizione un software gratuito per le farmacie, assicuratevi che abbia le caratteristiche necessarie.
Si moltiplicano le soluzioni software per la gestione informatica della vostra farmacia in versione a pagamento. È importante valutare le proprie esigenze per non investire in software troppo complesso.
Se si utilizzano già diversi strumenti informatici. Verificare l'interoperabilità del software con i reparti IT.
Sentitevi liberi di confrontare e testare le diverse soluzioni software per gestire la vostra farmacia in modo da non dover moltiplicare gli strumenti di gestione.
