Gestione appuntamenti software: guida all'acquisto
Che cos'è il software di programmazione degli appuntamenti online?
Definizione
Tra sprecare tempo al telefono, gestire le prenotazioni, interrogarsi su date libere e sale operative, è necessario adottare un metodo efficace per semplificare questi compiti. Il software di programmazione degli appuntamenti può facilitare tutte queste azioni attraverso tecnologie come un'agenda condivisa accessibile su Internet.
Come funziona?
In pratica, il software comprende due interfacce. Uno si occupa della programmazione degli appuntamenti e l'altro gestisce la struttura in generale. Lo strumento fornisce all'utente tutti i tipi di applicazioni per gestire il suo servizio. L'utilizzo del software di programmazione degli appuntamenti permette di dare ai propri clienti la possibilità di prenotare direttamente online.
Basta scegliere un software che soddisfi i requisiti della struttura. È importante notare che non tutti i software disponibili sul mercato offrono le stesse funzionalità.
Quali sono le caratteristiche principali di un software di gestione appuntamenti SaaS?
Il receptionist automatico
L'utilizzo di un software di pianificazione degli appuntamenti consente di avere un planning online, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Questo tipo di strumento consente di accettare o rifiutare date di appuntamento in attesa da qualsiasi luogo, a condizione che il terminale sia connesso a Internet. Nel caso degli studi medici, il medico potrà controllare gli appuntamenti da solo, senza dover chiedere aiuto. Durante una visita, in attesa dei risultati dell'analisi o a pranzo, basta guardare il proprio smartphone per accedere all'agenda online.
Gestione degli appuntamenti
Con questo software, i clienti dell'azienda possono vedere la disponibilità e fissare un appuntamento online. Possono anche prenotare su una pagina diversa dal sito principale della scuola, ad esempio su Facebook. Questa data sarà automaticamente indicata sul calendario dell'utente. Per ottimizzare il servizio, alcuni fornitori di software offrono la possibilità di pagare per le consultazioni online, specialmente nel caso di uno studio medico.
Una delle impostazioni del software è dedicata all'invio automatico di messaggi ed e-mail per ricordare ai clienti la data dell'appuntamento. Altri moduli consentono loro di accedere a maggiori dettagli, come il nome dell'interveniente o il motivo del colloquio.
Il form per fissare un appuntamento online
Per consentire ai clienti di fissare un appuntamento, l'utente deve essere in grado di creare un form online. Questo può essere configurato in modo che le informazioni siano facili da leggere una volta completate. Alla fine, il cliente avrà a disposizione un modulo dove potrà inserire tutti i dati che lo riguardano. Questa funzione va di pari passo con i moduli di blocco delle fasce orarie in modo che nessun altro cliente venga a prendere un appuntamento per un periodo di tempo prestabilito.
Chi usa il software digitale per la programmazione degli appuntamenti?
E' uno strumento di lavoro per tutti coloro che sono nel campo delle libere professioni. È ideale anche per il lavoro di segreteria a distanza e per la gestione di uno studio medico. Questo tipo di software è stato progettato per risparmiare tempo nell'organizzazione degli appuntamenti, sia dal lato azienda che dall'utente. In breve, si tratta di un'agenda condivisa come Google calendar.
Perché utilizzare un software di programmazione degli appuntamenti aziendali?
Vantaggi
- Consente di compensare le chiamate e gli scambi di messaggi incomprensibili per fissare un appuntamento
- Invia automaticamente un promemoria via messaggio o e-mail per evitare che i clienti dimentichino i loro appuntamenti
- Offre un calendario configurabile in modo che ogni utente possa configurare il proprio calendario in base alle proprie preferenze
- Facilita il monitoraggio dei pagamenti attraverso la sincronizzazione dei dati
- Permette di creare un database clienti per registrare e consultare i dati relativi ai vostri clienti: contatti, cronologia appuntamenti, visite successive, ecc. Non è più necessario cercare un numero in un ordine del giorno cartaceo
- Rende facile trovare gli slot
Svantaggi
- Nel caso del software gratis, il numero di appuntamenti è spesso limitato
Come scegliere un software di programmazione appuntamenti online?
- Team management: alcuni software permettono l'assegnazione di un calendario per ogni dipendente, mentre altri sono limitati alla gestione degli appuntamenti via Internet.
- Gestione dei servizi: grazie a questa funzione, l'utente può controllare tutte le attività che si svolgono nella sua azienda.
- Costo: i prezzi dei software variano a seconda della loro funzionalità. E' possibile effettuare sviluppi personalizzati, a condizione che si paghiate voi stessi. Più costoso è il software, più efficiente è.
