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Cos'è un software di gestione planning?
Un software di pianificazione è uno strumento informatico per la gestione degli scadenzari condivisi da un team, che permette di organizzare gli orari di lavoro e le risorse aziendali. Il software di pianificazione offre importanti funzioni collaborative per tenere conto di eventi imprevisti e nuovi vincoli non appena si verificano. Possono anche essere integrati nei piani di lavoro dei dipendenti e negli strumenti di contabilità, di gestione di progetti o di contabilità di terzi.
Le principali funzionalità dei planning software
Gli strumenti di gestione della pianificazione coprono funzionalità che vanno dalle agende condivise all'analisi dei principali indicatori di performance HR:
- Considerazione dei vincoli: indisponibilità, malattia, vincoli personali, competenze dei dipendenti
- Considerazione delle regole: contratti collettivi, tipi di contratti, orari di lavoro, codice del lavoro, festività e altre norme giuridiche.
- Gestione e ottimizzazione delle ore di straordinari
- Suggerimenti per un migliore team planning
- Gestione delle interazioni: richieste di sostituzione, ferie o indisponibilità, scambio di slot
- Gestione dei congedi e delle assenze: congedi retribuiti, malattia, assenze, ecc.
- Sincronizzazione dei dati (orari, contatti, posizione) con i cellulari
- Conteggio e conteggio delle ore e dell'orologio del tempo
- Gestione del costo del lavoro e della redditività
- Dashboard HR (KPI per assenze, costi, ricavi, tassi di occupazione, ecc.)
- Sincronizzazione con un calendario online (condiviso e individuale) come Google Calendar
- Pianificazione oraria, giornaliera, settimanale e mensile
Il software di pianificazione non è un software di puntamento, un software di pianificazione (project management) o un software di gestione delle risorse umane, come la gestione del tempo e delle attività e il timesheet. Si può creare confusione, motivo per cui è importante ricordare queste sfumature.
Chi utilizza un software di pianificazione settimanale e/o mensile?
In generale, qualsiasi azienda (in qualsiasi settore) con vincoli di pianificazione delle risorse umane può dotarsi di uno strumento di gestione del tempo e delle risorse per ottimizzare la gestione del personale. Tuttavia, gli strumenti di pianificazione dell'orario di lavoro si trovano abbastanza regolarmente nei seguenti contesti:
- Servizio pubblico ospedaliero
- Imprese edili, cantieri edili (pianificazione dei lavori, interventi coordinati di artigiani)
- Amministrazione del personale
- Organizzazione con un responsabile della pianificazione e/o segretarie
- Strutture sanitarie con medici, infermieri e addetti tecnici
Perchè utilizzare un planning software?
Il software di pianificazione non ha praticamente altro che vantaggi. Se scegliete uno strumento online avrete molto probabilmente un periodo di prova gratuita per testare la soluzione riducendo al minimo i rischi.
Vantaggi
- Ottimizzazione delle ore di straordinario
- Ottimizzazione dell'orario di lavoro
- Comfort dei dipendenti (rispetto dei loro vincoli e preferenze)
- Possibilità di accedere all'agenda in tempo reale dal telefono cellulare
- Miglioramento della produttività: gestione ottimizzata dell'orario di lavoro
- Elimina la programmazione obsoleta di Excel. I fogli di calcolo Excel sono molto impegnativi rispetto a uno strumento dedicato a questo problema
- Anticipazione dei carichi di lavoro e del fabbisogno di risorse
- Miglioramento in termini di redditività dei servizi
- Accesso online da qualsiasi luogo con una semplice connessione Internet
- Miglioraremento in termini di reattività dei servizi
Svantaggi
- Alcuni strumenti non sono abbastanza intuitivi, ergonomici e collaborativi
- Troppi pochi software sono in modalità SaaS (online)
Come scegliere il giusto strumento di pianificazione e organizzazione?
È molto importante scegliere lo strumento di gestione dei tempi, dei programmi e delle risorse. Qui ci sono alcuni punti da prendere in considerazione quando si fa la scelta giusta:
- Generalista o specializzato: la maggior parte degli strumenti sono generalisti ma una pianificazione specializzata come Outburn per la pianificazione medica può essere una scelta redditizia. Le specificità del vostro business sono effettivamente tutte integrate.
- Il prezzo: il prezzo varia da 0€ (gratuito per le soluzioni open source) per strumenti semplici come calendari condivisi e altre soluzioni open source fino a diverse centinaia di euro al mese per soluzioni che integrano servizi umani (hotline) e intelligenza artificiale per raggiungere orari provvisori fino a 6 mesi.
- Funzionalità: a volte è sufficiente un'agenda condivisa per coordinare le squadre. A volte è necessario integrare molte regole e vincoli per ottenere una pianificazione davvero efficace.
- Servizio clienti e supporto: è essenziale verificare con l'editore della soluzione che potrete beneficiare dell'assistenza, dell'aiuto nella configurazione, del backup dei vostri dati, ecc.
- Modalità di accesso: è preferibile scegliere uno strumento di pianificazione online perché si avrà sempre l'ultima versione, sarà meglio integrato con software di terze parti e permetterà interessanti utilizzi collaborativi (vedi sopra). Infine, controlla se un'applicazione dedicata è disponibile sul tuo cellulare
I software di pianificazione più popolari (Open Source e a pagamento)
Poche soluzioni sono riservate esclusivamente alla gestione della pianificazione. La maggior parte di loro sono coinvolti nella gestione di progetti o nella gestione delle risorse umane. Di seguito sono riportati i principali strumenti riservati alla sola gestione degli orari dei team:
- PlanningPME
- Mind Planner
- Board
- Cybertec
- Net@pro
- Motis1
- Groupcamp
