5 errori da evitare quando si sceglie o si rinnova il proprio EDM
La gestione elettronica dei documenti è spesso la seconda decisione informatica più importante in molti progetti, dopo i computer e la suite per ufficio di base. È anche una decisione critica quando si tratta di modernizzare l'IS delle PMI.
Di solito la decisione si concentra sulla struttura ad albero e sull'accesso condiviso. Tuttavia, la scelta di uno strumento EDM che si spinga oltre, verso la produttività, la gestione della conoscenza e il lavoro collaborativo, può trasformare una decisione di routine in un potente strumento per i processi di innovazione, qualità e impegno all'interno dell'organizzazione.
Tra le migliori pratiche di gestione documentale, ecco 5 errori da evitare:
Errore 1: cercare un sistema di gestione elettronica dei documenti
Quando si rinnova il sistema di archiviazione e condivisione dei documenti (nome in codice interno: EDM), è naturale che si opti per la stessa categoria quando si considera l'argomento.
Ma il software EDM vi costringe a non cambiare nessuna delle vostre pratiche, a non riesaminare la rilevanza del formato dei documenti, il loro numero, la loro classificazione e i vostri processi interni.
Forse è necessario porsi nuovamente la domanda:
- Per cosa usiamo i nostri documenti?
- Quali sono legali ed essenziali e quali condividono semplicemente le informazioni in forma strutturata?
- Quanto sono accessibili questi documenti? Sono facili da trovare? Vengono cercati? Vengono utilizzati?
- Come è organizzato lo scambio di documenti? La nostra documentazione è dinamica, con frequenti aggiunte e modifiche?
- Come viene creata la nuova documentazione? In quale forma? Possiamo cambiare questo processo di scrittura/creazione di documenti?
Quando ci si pone queste domande, una cosa diventa chiara: la sfida non è solo quella di classificare i documenti, ma di gestire la conoscenza interna, la sua circolazione e lo scambio intorno ad essa.
Così come si sono evolute le pratiche personali sui nostri smartphone (dalla messaggistica di testo a quella in stile whatsapp, per esempio), anche la gestione delle informazioni interne si è evoluta. Si può fare in molti modi diversi, a seconda degli obiettivi e dei processi aziendali.
Errore n. 2: Mantenere gli stessi processi, la stessa organizzazione, la stessa cultura aziendale
Dotare la propria organizzazione di software non può essere un semplice lavoro di convenienza, svolto secondo una griglia di esigenze stabilite "in teoria" in un insieme di specifiche. Altrimenti si diventa automaticamente dipendenti di Microsoft senza rendersene conto.
Come ogni apparecchiatura, il software deve avere una certa ambizione e un certo appeal per guidare il cambiamento. È una buona occasione per riavvicinarsi a uno strumento, per cambiare il modo in cui viene percepito e utilizzato e per promuovere valori che sono sepolti in profondità nell'organizzazione: innovazione, trasparenza, avanzamento graduale.
Acquistando automaticamente soluzioni che non producono cambiamenti, ci si dà un falso senso di sicurezza. La sicurezza di non mettere più in discussione il proprio modo di lavorare.
Errore n. 3: non pensare all'automazione
Nel 2019 non dovrete più affaticare la routine lavorativa dei vostri colleghi e dipendenti con procedure lunghe, complesse o ripetitive per lo svolgimento di compiti semplici. Post-it in una struttura ad albero, navigazione eccessivamente programmatica o procedure nascoste in molteplici menu a discesa.
Dovete anche preoccuparvi dell' automazione dei compiti, dei circuiti di convalida dei documenti, dei task manager collegati ai documenti, dell'acquisizione di testi o semplici figure in formato non documentale. Immaginate per un attimo di eliminare tutti i documenti di meno di venti righe e le tabelle di meno di 50, a favore di una documentazione di tipo wiki o di note e tabelle online?
È inoltre necessario assicurarsi di utilizzare uno strumento in grado di pensare e di evolvere verso l'uso di tutti questi dati nel tempo. Sarà facile da usare e da formattare? Saranno rilevanti per i dipendenti?
Mettere questi aspetti alla portata di tutti è essenziale per trasformare gli attuali problemi di EDM in un passo verso la creazione di un vero e proprio strumento organizzativo.
Errore n. 4: compartimentare gli strumenti di collaborazione e l'EDM
Prima di pensare in termini di EDM, è necessario semplificare la vita delle informazioni, in tutte le loro forme, la collaborazione per consentire di portare a termine i progetti in tempo o semplicemente per gestire le interazioni quotidiane in modo che nulla vada perso. Senza riprodurre nei nuovi strumenti gli orrori delle riunioni o delle catene di e-mail: fare le cose in modo diverso per farle meglio.
Occorre quindi guardare alla vita delle informazioni: renderle piacevoli da creare, facili da modificare (a più mani), facili da usare (leggere, convalidare) per tutto il tempo necessario, ed efficienti da archiviare senza alterarle (se necessario).
È quindi necessario accedere facilmente, tramite un buon motore di ricerca interno, una buona organizzazione dei gruppi o dei thread di discussione, alle domande che sono importanti per voi e anche alla documentazione utile. Nei prossimi anni, dovreste considerare di lavorare su un approccio mirato per consigliare documenti simili, in modo da aumentare il valore d'uso della vostra base documentale, consentendo ai dipendenti di sfruttarne appieno il potenziale.
Tutto questo richiede molti strumenti di collaborazione: troppo spesso si pensa che siano solo strumenti di comunicazione, mentre sono al centro della buona vita delle informazioni. È possibile combinarli nello stesso strumento, oppure farli comunicare tra loro. Soprattutto, evitate di creare un silo di comunicazione e un silo di EDM.
Errore n. 5: dimenticare il ciclo di vita delle informazioni: lavoro collaborativo, EDM, archiviazione, protezione dei documenti, ecc.
Ogni fase è diversa e richiede strumenti diversi, funzioni diverse o un uso diverso delle stesse funzioni per ottenere il giusto flusso di lavoro. Le informazioni sono prima istantanee, poi strutturate in un post più lungo o in una nota collaborativa e infine inserite in un documento, se necessario. È importante disporre di uno strumento che consenta queste diverse fasi, in quanto producono il necessario logorio delle informazioni da archiviare.
Probabilmente pensate alla vostra gestione documentale come a un laptop personale che utilizzate da 4 anni, con documenti accumulati in modo più o meno ordinato. All'improvviso, pensate alla nomenclatura, alla struttura ad albero, all'archiviazione e alla conservazione organizzata dei miei documenti. È del tutto normale. Ma prima di archiviare, è necessario disporre degli strumenti per produrre, rendere accessibili le informazioni e mantenerle in vita per poterle aggiornare correttamente. Bisogna quindi trovare il giusto equilibrio e non avere strumenti per la creazione e lo scambio di informazioni che siano già in una logica di archiviazione, con il rischio di essere il luogo digitale più evitato dai dipendenti (sharepoint). Allo stesso modo, la sicurezza deve essere differenziata in base al tempo e alla criticità della comunicazione. I documenti (facilmente trasferibili e modificabili, con una complessa gestione dei diritti) non sono necessariamente il formato giusto.
Infine, potete probabilmente immaginare che questo ciclo di vita ripensato non si applica alla ripetizione dello stesso flusso di lavoro con un gran numero di documenti. Perché avete molto legacy, perché siete un'organizzazione focalizzata sulla produzione.
Al contrario, automatizzando le parti ripetitive del flusso di lavoro e, d'altra parte, consentendo una grande flessibilità nei canali utilizzati per lo scambio di questi documenti, limiterete notevolmente il numero di viaggi di andata e ritorno.
Articolo tradotto dal francese