4 soluzioni EDM open source per strutturare la vostra azienda (e le loro alternative)
EDM, che sia open source o meno, è l'acronimo di Electronic Document Management (gestione elettronica dei documenti) e fa parte della grande famiglia dell 'ECM, ovvero l' Enterprise Content Management (gestione dei contenuti aziendali).
La gestione dei contenuti aziendali si riferisce alla metodologia e agli strumenti utilizzati per ottimizzare l'organizzazione dei contenuti non strutturati, in modo che possano essere utilizzati al meglio dalle varie persone che lavorano all'interno di un'organizzazione.
Indicizzazione, schedatura, archiviazione, recupero dei documenti... l'EDM offre molti vantaggi e sta diventando essenziale per il buon funzionamento, la produttività e la collaborazione all'interno di un'azienda.
Che dire dell' EDM open source? Quale software scegliere e quali sono le alternative? Scopritelo nel nostro confronto tra EDM open source.
Confronto tra EDM open source: la nostra selezione di 4 pacchetti software
Alfresco
Alfresco è una delle più note soluzioni EDM open source, disponibile in due versioni: Community, con licenza aperta e gratuita, ed Enterprise, con abbonamento.
Offre :
- digitalizzazione di documenti statici per estrarre le informazioni rilevanti,
- organizzazione e versionamento dei documenti,
- sincronizzazione dei file per facilitare il lavoro offline,
- connessione al protocollo LDAP (directory access protocol) dell'azienda,
- analisi basata su AI e machine learning per l' estrazione dei dati,
- opzioni di implementazione flessibili, nel cloud, in loco o ibride,
- integrazione con applicazioni come Microsoft Office, Google Docs, Outlook e Salesforce.com.
Tuttavia, secondo le testimonianze dei clienti, i suoi punti deboli sono la complessità e il costo. È quindi più adatto alle grandi organizzazioni.
Alfresco Content Services
Dokmee
AncheDokmee offre una soluzione EDM open source. Questo strumento professionale offre caratteristiche di sicurezza, riservatezza e integrazione particolarmente avanzate.
Dokmee consente di :
- organizzare e gestire i vostri file,
- accedere a un ufficio virtuale,
- automatizzarei processi e l'inserimento dei dati,
- condividere i vostrifile e collaborare simultaneamente
- eliminare automaticamente i file,
- generare rapporti,
- convertire immagini in file PDF, TIFF e JPEG,
- aggiungere livelli (timbri, firme elettroniche, ecc.),
- proteggere le informazioni riservate.
Oltre alle funzioni avanzate di gestione dei documenti elettronici, Dokmee offre una soluzione di scansione, la creazione di moduli online e il contapagine .
Dokmee
FlexiGED
Questa soluzione EDM open source può essere completamente integrata nel vostro sito web, extranet o intranet utilizzando la tecnologia basata sul CMS Joomla!
Pulsar Informatica
FlexiGED offre :
- uno strumento flessibile e modulare che può evolvere in base alle esigenze dell'azienda,
- gestione di documenti e processi aziendali (moduli online),
- un elevato grado di adattabilità e personalizzazione in base alle esigenze (piano di archiviazione personalizzato per ogni dipendente),
- un sistema di archiviazione basato su una struttura ad albero e su tag,
- backup automatico di ogni nuova versione del file,
- download drag&drop dei file,
- notifiche via e-mail per il lavoro collaborativo,
- gestione dei diritti per gruppo di utenti,
- dashboard e tracciamento delle richieste.
FlexiGED
KnowledgeTree
KnowledgeTree è un altro punto di riferimento nella gestione dei documenti open source, molto apprezzato dai reparti marketing e vendite.
Come molti pacchetti software open source, è disponibile nelle versioni Enterprise (a pagamento) e Community (gratuita) e consente agli utenti di proteggere, condividere, tracciare e gestire i documenti.
Le sue caratteristiche (per la versione Enterprise) includono :
- diversi moduli per una perfetta integrazione nell'ambiente d'ufficio, in particolare con MS Office,
- confronto tra documenti
- firma elettronica,
- traduzione dell'interfaccia in diverse lingue, tra cui il francese.
- Ricerca dei contenuti dei documenti,
- gestione del flusso di lavoro
- gestione dei metadati,
- repository di documenti a controllo di versione,
- integrazione con Salesforce.
Perché scegliere un EDM open source?
Rispetto alle soluzioni proprietarie, per le quali tradizionalmente si acquista una licenza e poi si devono acquistare gli aggiornamenti, il software libero o open source presenta una serie di vantaggi.
Vantaggi di un EDM open source
Il software EDM open source è :
- Economico: noterete che non abbiamo detto gratuito.
Tuttavia, ha spesso un costo di acquisizione inferiore e il prezzo dei servizi accessori (assistenza clienti, ecc.) è spesso più basso perché il prodotto è aperto alla comunità, che condivide le proprie conoscenze sui forum, ad esempio. - Aperto, cioè il codice è accessibile e può essere modificato per adattarlo alle esigenze dell'azienda e agli altri strumenti.
- Scalabile : come dice l'editore Pulsar, l'evoluzione dello strumento non dipende dalla sua redditività o dagli investimenti di marketing, ma dalla sua popolarità presso una comunità.
- Alte prestazioni e sicurezza: gli sviluppatori open source applicano tutto il loro know-how per creare un prodotto efficace che rispetti la sicurezza e risponda alle esigenze reali.
Le impostazioni dei permessi vengono utilizzate per gestire i diritti degli utenti e garantire la riservatezza dei dati.
Svantaggi di un EDM open source
- Costi nascosti: in particolare, bisogna tenere conto del costo dell'hosting sui propri server quando è installato "on-premises", cioè localmente.
- La necessità di competenze di sviluppo, che richiede un investimento in risorse umane.
Il software open source è particolarmente adatto alle organizzazioni che dispongono delle risorse per la manutenzione e il supporto interni.
Inoltre, l'apertura del software è relativa da un editore all'altro e può essere limitata, al fine di mantenere il controllo dei clienti e vendere servizi di supporto.
- La sua dipendenza dalla comunità: se il software perde alcuni dei suoi utenti a favore di un'altra soluzione, dovrà essere cambiato o la licenza open source dovrà essere ripresa.
- Mancanza di intuitività: l'estetica dell'interfaccia e l'ergonomia di questi strumenti non sono spesso al centro delle preoccupazioni degli sviluppatori, il che può renderli complessi da usare per gli utenti meno esperti.
Alternative agli EDM open source
Le soluzioni EDM, siano esse open source o meno, si basano su una rete locale o sul cloud computing, che rimane la soluzione più appropriata per la dematerializzazione dei documenti.
Ecco perché sul mercato sono presenti molte interessanti soluzioni EDM SaaS (Software as a Service), grazie alla loro capacità di fornire un accesso continuo alla documentazione aziendale nel cloud, ovunque e in qualsiasi momento.
Altri vantaggi delle soluzioni EDM basate su SaaS presenti sul mercato sono
- facilità di utilizzo e di navigazione, anche senza conoscenze tecniche avanzate,
- l'aggiornamento costante alle ultime tecnologie e normative in vigore.
EDM open source o no?
Ad essere sinceri, tutto dipende dalle risorse umane e dalle esigenze della vostra azienda.
Ma sia che scegliate un software open source o proprietario, la modalità SaaS è logicamente particolarmente adatta all'utilizzo senza carta dei vostri documenti.
Non esitate a provarli prima di fare la vostra scelta!
Articolo tradotto dal francese