Come può un EDM interfunzionale garantire la continuità dei vostri servizi?
I cambiamenti nei metodi di lavoro degli ultimi anni e la crisi sanitaria degli ultimi mesi hanno accelerato la digitalizzazione delle aziende, con l'introduzione di soluzioni di nuova generazione come l' EDM interfunzionale e l' intelligenza artificiale.
Cosa sappiamo realmente di queste nuove tecnologie?
Nuovi metodi di lavoro alla base della rivoluzione digitale
Da alcuni anni i metodi di lavoro e le modalità operative all'interno delle aziende stanno cambiando. Questa evoluzione ha preso nuovo slancio con l'arrivo della crisi sanitaria nel marzo 2020. Il lavoro a distanza, il telelavoro e l' esperienza del cliente hanno conquistato un posto di rilievo sul posto di lavoro.
Questi cambiamenti stanno sconvolgendo il modo di lavorare dei dipendenti. E nonostante tutto questo, dobbiamo ancora :
- garantire a tutti l' accesso ai dati , anche quando si lavora da casa;
- rafforzare la collaborazione tra i team remoti;
- continuare a rispondere alle richieste dei clienti.
Per garantire la continuità aziendale, dobbiamo reinventarci e, soprattutto, digitalizzarci. Oggi le aziende non hanno altra scelta che rivolgersi alla tecnologia digitale e dotarsi di soluzioni software che le aiutino a gestire i loro processi. Secondo un'indagine condotta da IDC su 50 grandi aziende francesi, il 92% dei decisori ritiene che l'attuale crisi sanitaria stia accelerando la trasformazione digitale. Gli obiettivi sono
- soddisfare meglio le aspettative dei clienti (per l'83% degli intervistati) ;
- adattarsi a nuovi metodi di lavoro (64%);
- e infine guadagnare in produttività (60%).
💡 Per raggiungere questi obiettivi, esistono soluzioni di collaborazione, dematerializzazione e EDM. E per andare ancora oltre, possiamo anche parlare di EDM interfunzionale e intelligenza artificiale.
In che modo l'EDM interfunzionale risponde alle sfide che le aziende dovranno affrontare nel 2021?
L 'EDM (Electronic Document Management) non ha bisogno di presentazioni! Questo tipo di soluzione è sotto i riflettori da diversi anni:
- riduzione dei costi di gestione dei documenti
- miglioramento della tracciabilità dei dati
- Le sfide e i vantaggi per le aziende sono numerosi.
Ma con l'evoluzione dei metodi di lavoro e dell'organizzazione aziendale, un EDM standard non è più sufficiente. Un EDM interfunzionale è più appropriato nel 2021 e lo sarà anche negli anni a venire.
Vediamo perché.
Processi standardizzati per tutti
Per EDM interfunzionale intendiamo tutti i reparti dell'azienda. In altre parole, è necessario un unico strumento per la gestione dei documenti in tutti i reparti: amministrazione, contabilità, risorse umane, fatturazione, ecc. Le informazioni sono centralizzate, quindi i processi sono più standardizzati. Questa centralizzazione facilita inoltre la ricerca dei documenti da parte di tutti i dipendenti.
Una visione migliore per una maggiore collaborazione
Collegato a tutti i reparti e ai sistemi dell'azienda (ERP aziendale, CRM, ecc.), l'EDM interfunzionale è anche un vero e proprio strumento di collaborazione. Scegliendo di condividere un'unica soluzione tra tutti i reparti dell'azienda, si rafforza la collaborazione tra i diversi team. Con le informazioni centralizzate in un unico punto, esse circolano in modo più efficiente e i dipendenti hanno una visione interfunzionale delle informazioni disponibili.
⚠ ️ Naturalmente, bisogna anche tenere conto della sicurezza. La gestione dei diritti e delle autorizzazioni è un aspetto essenziale da tenere in considerazione quando si implementa questo tipo di soluzione.
In secondo luogo, il lavoro di squadra aiuta a ridurre il numero di errori, poiché gli scambi sono incoraggiati. I team risparmiano tempo nel lavoro quotidiano e l'azienda migliora la propria produttività ed efficienza.
Durante la crisi sanitaria, le aziende già dotate di una soluzione EDM interfunzionale hanno potuto continuare a svolgere le loro attività quotidiane, come :
- convalidare le fatture per via elettronica e pagare i fornitori in tempo;
- o accedere ai file dei propri clienti e mantenere una stretta relazione con loro.
La creazione di un EDM interfunzionale è quindi inevitabile, ma non è fine a se stessa. Optare per un EDM interfunzionale significa anche fare un passo verso una maggiore digitalizzazione e abbracciare gli sviluppi digitali che stanno prendendo piede nel settore B2B, come l'intelligenza artificiale.
Un EDM interfunzionale e poi?
L 'intelligenza artificiale, o AI, è un progresso tecnologico che esiste da quasi 50 anni. Nel 2021, questa tecnologia è stata completamente democratizzata e sta interessando molti settori, sia BtoC che BtoB. Le tecnologie di intelligenza artificiale sono ormai considerate in grado di avere un impatto reale sugli obiettivi e sulla produttività di un'azienda.
Prendiamo il caso della dematerializzazione e delle soluzioni EDM.
L'integrazione dell'intelligenza artificiale in questo tipo di software è un vero passo avanti per le aziende. Ecco due esempi:
- Integrata nel motore di ricerca di una soluzione EDM, l'IA consente la cosiddetta ricerca predittiva. Ciò significa che l'utente viene guidato passo dopo passo nella ricerca dall'IA, per affinare la ricerca e renderla più efficiente.
- L'IA è utile anche per classificare il contenuto dei documenti e, soprattutto, per analizzare i dati nell'EDM. Questa combinazione di EDM e AI rende la soluzione più potente, intelligente e, soprattutto, perfettamente adatta alle aspettative degli utenti di oggi e di domani.
Entro il 2021, il 22% delle aziende utilizzerà l'intelligenza artificiale per automatizzare tutti o parte dei processi documentali. Solo 2 anni fa, solo il 5% delle aziende utilizzava questa tecnologia.
Étude MARKESS
Nei prossimi anni, la digitalizzazione non è più una domanda da porsi, ma una priorità per le aziende che vogliono rimanere efficienti.
Dotarsi di strumenti adeguati, come un EDM interfunzionale, deve diventare un riflesso per i manager se vogliono garantire la continuità dei loro servizi, in qualsiasi situazione. Per questo, avvalersi del supporto di esperti del settore come Axess e della sua soluzione NEXIA (un EDM interfunzionale di nuova generazione disponibile in modalità SaaS) è il modo migliore per garantire il successo dei vostri progetti digitali.
Articolo promozionale. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dal team editoriale di Appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese