Confronto tra software EDM: Novaxel e Alfresco
Un confronto tra EDM è essenziale quando si tratta di scegliere il software EDM. La gestione elettronica dei documenti è essenziale per snellire i flussi di lavoro delle informazioni all'interno di un'azienda. Quali sono le soluzioni software disponibili e le loro caratteristiche specifiche? Ecco un confronto tra Novaxel e Alfesco!
I vantaggi che potete aspettarvi dal vostro software EDM
Gestione senza carta
L' EDM nasce dalla dematerializzazione dei media, una tendenza forte che riguarda tutti gli attori economici. Si tratta di digitalizzare l'intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla cancellazione, in modo che possano essere classificati, filtrati, modificati e indicizzati elettronicamente.
Più collaborazione
Le soluzioni EDM offrono un accesso condiviso a una serie di elementi associati all'azienda. In tempo reale. In termini pratici, ciò significa che più persone possono aprire e modificare lo stesso documento contemporaneamente: un vantaggio notevole per il lavoro collaborativo.
Un sistema sicuro
L 'EDM non si ferma qui, ma va oltre. Impostando le autorizzazioni, è possibile gestire i diritti degli utenti per garantire che determinati dati rimangano riservati o siano protetti.
Semplicità operativa
È inoltre possibile creare un flusso di lavoro di convalida: i dipendenti possono inviarsi l'un l'altro gli elementi da approvare. Questa azione viene svolta all'interno dello strumento stesso, con un notevole risparmio di tempo e di energia su base giornaliera.
Uno strumento interfunzionale
Collegato alle vostre soluzioni aziendali, il software EDM può essere sincronizzato con esse. In questo modo è possibile automatizzare le attività. Ad esempio, ogni volta che il reparto Risorse Umane emette una busta paga, il reparto Contabilità recupera le informazioni e le implementa sul proprio lato.
Quale soluzione di gestione documentale scegliere?
Anche se la gestione dei documenti può essere effettuata a livello locale, il cloud è sempre la soluzione più appropriata. Esistono molti editori di soluzioni EDM in modalità SaaS (Software as a Service) e i loro utenti sono fedeli, con un tasso di rinnovo del 90% nel 2015. Siete pronti a confrontare i software EDM? Qui mettiamo a confronto due dei principali player.
| Punti di forza | Novaxel | Alfresco |
|---|---|---|
| 1 | Semplice e intuitivo | Personalizzabile |
| 2 | Accessibile internamente ed esternamente | Si integra perfettamente con gli strumenti Microsoft |
| 3 | Muro delle attività e degli scambi | Conformità al quadro normativo (archiviazione, ecc.) |
Novaxel: per un EDM intuitivo
Semplice da implementare
Novaxel è la soluzione EDM pubblicata dall'editore francese Visiativ. Rinominata Moovapps, è il leader dell' EDM intuitivo. Facile da usare, è semplice da implementare in azienda. Ed è facile da imparare. Permette di digitalizzare, classificare, condividere e archiviare i contenuti. La classificazione facilita l'uso della funzione di ricerca, che è molto efficiente: in media ci vogliono 2 secondi per trovare un documento su Novaxel.
Accessibilità estesa
La soluzione incorpora anche la comunicazione sociale: qualsiasi utente, interno o esterno all'organizzazione, può interagire con l'ecosistema della soluzione, purché gli siano concessi l'accesso e l'autorizzazione. Ad esempio, un partner o un fornitore può accedere all'interfaccia per inviare o visualizzare informazioni su di sé.
Uno spazio per lo scambio
La soluzione Novaxel incoraggia gli scambi attraverso un muro delle attività, attraverso il quale gli utenti possono ricevere notifiche. Ogni applicazione aziendale ha un proprio spazio strutturato nello strumento, che facilita lo svolgimento dei compiti di ciascuno.
Alfresco: per funzionalità più avanzate
Distribuzione e integrazione
Alfresco è una soluzione EDM più completa. E costa di più. In modalità SaaS, rimane personalizzabile perché è open source. È possibile personalizzarla o farla personalizzare da un integratore esterno o da una risorsa interna. Attenzione, però: poiché la sua configurazione prevede l'uso di file xml, mantiene un grado di complessità che non va sottovalutato a priori.
Compatibilità
Alfresco si integra con tutti i sistemi informativi aziendali, in particolare con le suite software di Microsoft: SharePoint e Office. La sua portata funzionale è ampia e la soluzione combina velocità e robustezza. Più che un EDM, Alfresco incarna una piattaforma 2.0.
Un quadro strutturante
La soluzione offre una base solida e garanzie aggiornate, soprattutto in termini di archiviazione legale. Allo stesso modo, per i processi aziendali, l' EDM agisce come un parapetto che delimita le procedure e mantiene la qualità. La creazione di moduli o protocolli standard armonizza le pratiche interne per una maggiore efficienza operativa.
Come si sceglie la soluzione EDM?
La prima cosa da fare è identificare le vostre esigenze. Queste specifiche vi permetteranno di individuare la soluzione giusta per voi. Questioni come la reversibilità delle informazioni o il backup delle versioni precedenti, se sono importanti per voi, possono essere criteri a sostegno della vostra decisione. Anche l'elenco delle API (Application Programming Interfaces), poiché determinerà le possibilità di interfacciarsi con il resto della vostra IS. Occorre inoltre considerare la compatibilità con l'hardware dell'azienda, in particolare con gli scanner e il sistema operativo.
Il software EDM offre un notevole potenziale di aumento della produttività. Se scelti correttamente, possono migliorare il modo in cui l'azienda opera. Tuttavia, la loro implementazione è ancora un processo di gestione del cambiamento, con tutti i problemi che ne derivano. Coinvolgere i vostri team fin dall'inizio, elencare le vostre esigenze e garantire che lo strumento scelto sia a prova di futuro e pertinente saranno tutti fattori chiave per la sua implementazione.
Articolo tradotto dal francese