[Olivier Pin, VP Product Management International e Amministratore Delegato di DocuSign Francia

La crisi di Covid ha dimostrato, se ce ne fosse bisogno, l'assoluta necessità di una rapida trasformazione digitale delle imprese. Tra queste trasformazioni, l'introduzione della firma elettronica sembra ovvia. Tuttavia, questo non è ancora il caso di molte aziende in Francia.

Ne parliamo con Olivier Pin, Managing Director di DocuSign France e Global SVP Product.

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A che punto siamo oggi con le firme elettroniche? C'è stata un'adozione di massa a seguito degli eventi Covid?

Olivier Pin:

Oggi in Francia solo un'azienda su due ha adottato la firma elettronica. Nonostante tutto, si tratta di un mercato in rapida crescita e questo era già il caso prima dell'epidemia Covid. Per il 2019, DocuSign ha registrato una crescita del 40%. I primi due trimestri del 2020 hanno mostrato un'accelerazione di questa tendenza, con una crescita di circa il 60%.

Stiamo assistendo al fatto che i clienti che hanno già adottato DocuSign hanno dovuto svilupparlo in tutti i loro reparti (acquisti, risorse umane, ufficio legale, ecc.). E alcune aziende che erano ancora riluttanti, esitavano o rimandavano la decisione, hanno chiesto con urgenza di implementare i servizi di firma elettronica per le stesse ragioni: eravamo tutti confinati nelle nostre case, con i servizi postali spesso in difficoltà, e per garantire la continuità aziendale dovevamo adottare questo tipo di soluzione. Da allora, la tendenza a lavorare da casa in modo più flessibile ha continuato a crescere e i nostri servizi soddisfano questa richiesta.

Come spiega questa riluttanza da parte delle aziende, che a volte sono ancora restie a passare alla firma elettronica?

Olivier Pin:

Questo è dovuto essenzialmente all'inerzia. Ma va detto che il quadro normativo in Europa si è evoluto solo di recente. Abbiamo dovuto attendere il regolamento europeo eIDAS del 2014 per definire un quadro di riferimento per le firme elettroniche. È stato quindi stabilito che le firme elettroniche non possono essere discriminate rispetto a quelle cartacee. Sono stati inoltre definiti tre livelli di firma: semplice, avanzata e qualificata.

È stato con questo quadro normativo più forte che abbiamo iniziato a vedere un'accelerazione molto chiara, perché per le aziende il quadro era stabilito ed era più facile prendere la decisione di passare al digitale. Durante l'epidemia, abbiamo visto alcune aziende introdurre le firme di massa, in modo che, ad esempio, tutti i dipendenti di un'azienda potessero firmare. Altre aziende hanno introdotto contratti che le persone potevano redigere sotto forma di moduli self-service e firmare da sole. Tutte queste funzioni fanno parte della gamma DocuSign.

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Quali sono i settori e le aziende più pronti a passare a una vera trasformazione digitale?

Olivier Pin:

Per i primi 15 anni di vita, la nostra azienda DocuSign si è concentrata su un unico obiettivo: eliminare la carta. Diventare digitale e diventare leader nella firma elettronica e fornitore di servizi affidabili con DocuSign eSignature.

Ma quando abbiamo osservato ciò che i nostri clienti più maturi stavano facendo, ci siamo resi conto che una volta che la firma elettronica era stata introdotta, si apriva la porta alla digitalizzazione di un ciclo di vita molto più ampio, che abbiamo chiamato DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management). Si compone di 4 fasi principali:

• Preparazione del contratto: come si genera il contratto con i dati giusti, come lo si negozia, come lo si approva?
• Firma del contratto
• Implementazione: una volta firmato l'accordo, come implementare i servizi concordati? Questo significa integrare il contratto nei vari sistemi operativi.
• Infine, la gestione: come archiviare, recuperare e rinnovare i contratti una volta avviati?

Questi quattro stati costituiscono il ciclo di vita dei contratti. E molto spesso le aziende gestiscono questo ciclo di vita con soluzioni separate o manuali, perdendo i vantaggi della digitalizzazione.

Accordi e contratti sono presenti in ogni azienda e in ogni reparto. Questo vale per tutti i settori e tutti i processi.

Abbiamo assistito a una forte accelerazione della domanda dall'inizio della pandemia. I vantaggi in termini di tempi e costi sono evidenti, ma lo è anche la soddisfazione delle parti interessate, sia dal lato dei clienti che delle aziende stesse. Per noi si tratta di una trasformazione irreversibile che va ben oltre le circostanze attuali.

Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.