Ufficio senza carta: come posso digitalizzare i documenti amministrativi?
L' ufficio senza carta è una parte essenziale della trasformazione digitale delle aziende. Tuttavia, l'evoluzione delle leggi e il numero crescente di software possono rendere difficile questo compito.
Il documento amministrativo più digitalizzato finora è la fattura. È giunto il momento di rendere disponibili in formato digitale anche altri documenti importanti . La firma digitale è un elemento chiave per il successo della digitalizzazione dei documenti aziendali, come le lettere commerciali e d'affari. Semplifica la gestione dei documenti durante l'intero ciclo di vita e ne garantisce la validità legale.
In questo articolo scoprirete come digitalizzare i documenti amministrativi passo dopo passo, firmarli online in modo legalmente sicuro e archiviarli elettronicamente.
Digitalizzazione dei documenti: di cosa si tratta?
La digitalizzazione dei documenti consiste nel sostituire i documenti fisici e i supporti informatici con file digitali. Ciò avviene attraverso:
- Copie digitali di documenti amministrativi già esistenti in forma cartacea.
- Utilizzando strumenti specializzati per creare, modificare, salvare, scambiare e firmare documenti.
Quali documenti possono essere digitalizzati?
La digitalizzazione dei documenti amministrativi e delle fatture è una delle maggiori sfide della trasformazione digitale delle aziende. Anche la contabilità sta passando sempre più ai documenti elettronici.
I tipi di documenti interessati sono i seguenti:
- Documenti commerciali: preventivi, ordini, contratti
- Documenti HR: buste paga, contratti di lavoro e modifiche contrattuali.
- Mandati e autorizzazioni: per vendite, gestione, SEPA, ecc.
L'obiettivo? Senza carta! - Le sfide della digitalizzazione
Perché digitalizzare i documenti? I vantaggi dell'ufficio senza carta
- Risparmio di tempo: i tempi di elaborazione dei documenti si riducono notevolmente.
- Flusso di informazioni più semplice: All'interno dell'azienda o nelle comunicazioni con clienti e partner, lo scambio di informazioni è semplificato.
- Maggiore collaborazione: il lavoro di squadra viene rafforzato grazie all'accesso condiviso ai documenti.
- Centralizzazione: le informazioni e i file sono raccolti in un unico luogo grazie all'archiviazione elettronica dei documenti.
- Tracciabilità: la storia dei documenti diventa più trasparente e lo sfondo di ogni documento è tracciabile e facilmente riconoscibile.
- Vantaggi in termini di costi: I costi per la carta, la stampa e le spese postali vengono eliminati o ridotti in modo significativo.
- Più ordine in ufficio: in un ufficio senza carta, ci sono meno fascicoli e schedari. In questo modo è più facile trovare i documenti.
- Sicurezza dei documenti: i vostri dati sono protetti in conformità alle normative legali e ai severi requisiti di sicurezza. Dalla firma elettronica all'archiviazione digitale.
Digitalizzare i documenti... e poi? Tutto quello che c'è da sapere sulla gestione dei documenti digitali
Firma elettronica dei documenti
La firma elettronica è una fase importante del processo di digitalizzazione e avviene prima che i documenti vengano memorizzati e archiviati. Questa fase richiede (ancor più di altre) l'abbandono delle vecchie abitudini analogiche.
Il Regolamento eIDAS definisce diversi livelli di firma elettronica. Questo standard è obbligatorio in tutta l'UE dal 1° luglio 2017.
I livelli di garanzia della firma elettronica sono i seguenti
- Firma elettronica semplice: i dati relativi alla firma sono allegati ad altri dati in forma elettronica. Un esempio potrebbe essere la semplice digitazione del proprio nome sotto un'e-mail scritta.
- Firma elettronica avanzata: include le proprietà della firma elettronica semplice ed è inoltre collegata in modo univoco al firmatario:
- collegato in modo univoco al firmatario.
- un mezzo per identificare in modo univoco il firmatario.
- un mezzo per identificare le modifiche successive al documento dopo la firma.
- Firma elettronica qualificata: include le caratteristiche della firma elettronica avanzata e
- può essere generata solo da un programma di firma qualificata.
- può essere identificata da un certificato elettronico qualificato.
Fonte: Commissione europea/CEF Digital
Ecco come funziona il processo di firma con l'aiuto di un software di firma:
Fonte: Commissione europea/CEF Digital
Vantaggi della firma elettronica
La firma elettronica (avanzata e qualificata)
- è a prova di falsificazione, non modificabile e non riutilizzabile.
- riduce del 30% i tempi di elaborazione dei documenti, consentendo di firmare comodamente online.
- facilita gli scambi internazionali: tutto avviene online e non deve essere elaborato fisicamente.
- conferisce ai documenti pieno valore legale (firma elettronica qualificata).
- accelera la creazione e la gestione di ogni file, riducendo così i costi associati.
Archiviazione dei documenti digitalizzati
I documenti vengono archiviati non appena vengono firmati elettronicamente. Il quadro normativo prevede la conservazione di alcuni documenti amministrativi per un certo periodo di tempo. Per le fatture elettroniche, ad esempio, si tratta di 10 anni.
La cassaforte digitale (o e-safe) è una soluzione sicura per garantire l'archiviazione e l'integrità dei documenti digitalizzati. L'archiviazione viene effettuata da un fornitore terzo che, se soddisfa i più elevati standard di sicurezza, viene accreditato come cosiddetto fornitore di servizi fiduciari qualificato.
I migliori strumenti per la firma, la gestione e l'archiviazione dei documenti
AMAGNO come soluzione combinata
AMAGNO funge da interfaccia tra una casella di posta elettronica digitale e un software di elaborazione delle fatture. I punti di forza di questo sistema di gestione dei documenti sono l' archiviazione e la conservazione digitale dei documenti.
Amagno
DocuSign: come firmare oggi
DocuSign è stato sviluppato per aziende di tutte le dimensioni. In qualità di fornitore qualificato di servizi fiduciari, fornisce un supporto affidabile per la firma elettronica dei documenti. Anche la gestione delle firme è semplificata. I documenti possono essere firmati elettronicamente su qualsiasi supporto tattile (smartphone, tablet, computer).
DocuSign
DocuWare: tutto in uno per la gestione dei documenti
DocuWare è una piattaforma all-in-one per la gestione elettronica dei documenti.
La sua gamma di funzioni va oltre la classica archiviazione digitale dei documenti e combina strumenti per diversi dipartimenti.
fileee: digitalizzare i documenti con facilità
fileee è un software di gestione dei documenti che vi aiuta a passare dai faldoni all'archiviazione digitale in modo molto intuitivo. Con fileee è possibile acquisire documenti di ogni tipo, salvarli digitalmente e ritrovarli in qualsiasi momento.
L' acquisizione dei documenti avviene comodamente tramite l'applicazione mobile. Il fornitore ha anche sviluppato uno speciale box di scansione. Questo permette di creare facilmente i documenti scansionati utilizzando uno smartphone e di salvarli come file PDF.
fileee
Yousign: la migliore soluzione per le firme elettroniche
Firme elettroniche sicure, semplici e legali. Questa è la semplice ma efficace promessa di Yousign. Integrate la firma elettronica nel vostro processo di gestione dei documenti amministrativi. Questo garantisce la conformità a tutti i requisiti legali e il valore legale dei vostri documenti.
Yousign
Tabella di confronto: Software per la digitalizzazione dei documenti amministrativi
| software | Firma | Gestione | Archiviazione |
|---|---|---|---|
| AMAGNO | ✖ | ✔ | ✔ |
| DocuSign | ✔ | ✖ | ✖ |
| DocuWare | ✖ | ✔ | ✔ |
| fileee | ✖ | ✔ | ✖ |
| Yousign | ✔ | ✖ | ✔ |
Digitalizzare i documenti e fare il salto nel mondo digitale
Per rimanere competitive in un mondo sempre più digitale, le aziende sono fortemente interessate alla trasformazione digitale.
I sistemi software per la gestione elettronica dei documenti facilitano l'organizzazione e la gestione dei documenti nel vostro sistema informativo. Inoltre, ottimizzano il ciclo di vita dei documenti digitali e digitalizzati.
Avete già pensato di dotare la vostra azienda di un software di questo tipo? O avete già implementato un software di gestione dei documenti? Avete incontrato qualche difficoltà? Non esitate a condividere le vostre esperienze con noi!
Articolo tradotto dal tedesco