8 regole d'oro per una buona gestione contabile
La contabilità non gode sempre di buona stampa tra gli imprenditori: a volte è vista come un'attività noiosa, che richiede tempo e che non aggiunge molto all'azienda. Ma ripensateci! Interessarsi alla contabilità è essenziale per qualsiasi imprenditore.
Quando si tratta di gestire la propria contabilità, gli imprenditori hanno diverse opzioni: possono farlo da soli, possono esternalizzare l'intero processo a una società di contabilità fisica o online, possono svolgere parte della contabilità internamente e esternalizzarne una parte a un commercialista, oppure possono assumere un commercialista interno.
Qualunque sia la scelta, gli imprenditori devono porsi le domande giuste. Come possono massimizzare l'utilità della loro contabilità? Come devono organizzarsi? Quali strumenti utilizzare? Ecco 8 regole d'oro di buona pratica per la gestione della contabilità.
1. Imparare a conoscere la contabilità
La contabilità vi offre una panoramica completa delle vostre finanze, vi permette di anticipare il fabbisogno di liquidità, di fare previsioni di bilancio e, soprattutto, di rispettare gli obblighi contabili, fiscali, previdenziali e legali.
Quali sono gli obblighi contabili?
Gli obblighi contabili dipendono dal vostro regime fiscale:
- regime fiscale reale normale,
- regime fiscale reale semplificato,
- regime di dichiarazione controllata.
Il regime fiscale dipende dal vostro fatturato e dalla vostra attività. Maggiore è il fatturato, maggiori sono gli obblighi contabili. Ad esempio, se siete soggetti al regime fiscale reale normale, dovete tenere una contabilità di competenza, basata su crediti e debiti, mentre la contabilità di cassa si basa su incassi e spese.
Perché la formazione è essenziale?
La formazione in materia di contabilità vi consentirà di comprendere e rispettare tutti gli obblighi contabili. Ciò consente di risparmiare tempo nella gestione dell'attività e di comprendere meglio il flusso di cassa.
Seguendo un corso di contabilità, si ottiene una maggiore visibilità. Esistono numerose risorse disponibili per la formazione, tra cui MOOC online e siti web come compta-facile, e corsi frontali offerti da organizzazioni pubbliche e private.
2. scegliere il software di contabilità più adatto a voi
La scelta del software giusto per la gestione della contabilità è fondamentale: non si tratta di scegliere il software contabile "migliore", ma di scegliere quello più adatto alla vostra attività. Fate la vostra scelta in base a 2 criteri:
Il vostro settore di attività
Esistono software di contabilità specializzati in determinati settori di attività (ristorazione, commercio al dettaglio, ecc.). Questi pacchetti software offrono moduli aggiuntivi. Ad esempio, per un ristorante, il software di contabilità offrirà un modulo per la gestione delle scorte e degli acquisti.
Le dimensioni dell'azienda
Il tipo di software e il costo dipendono dalle dimensioni dell'azienda. Se la vostra azienda è molto piccola, dovreste optare per un software semplice con le funzioni di base: produzione di preventivi/fatture e dichiarazioni IVA. Se siete una PMI, avrete bisogno di un software più completo che integri l'intero processo contabile. Infine, se siete una grande azienda, il vostro software di contabilità diventerà un ERP (Enterprise Resource Planning ), che vi permetterà di gestire l'intera attività, non solo la parte contabile.
Prendetevi il tempo necessario per fare questa scelta e non esitate a confrontare, testare e ottenere informazioni dalla vostra rete.
3. essere organizzati
Dovete occuparvi della vostra contabilità quotidianamente. Non aspettate l'ultimo momento per presentare le dichiarazioni mensili, trimestrali e annuali. E non aspettate l'ultimo momento per inviare i documenti al vostro commercialista se state esternalizzando la contabilità. A tal fine, è necessario stilare un calendario di tutte le attività contabili da svolgere durante l'anno, in modo da non farsi cogliere impreparati pochi giorni prima di una scadenza importante.
Dovete inoltre archiviare con cura tutti i documenti contabili (preventivi, fatture, note spese, prove di trasferimento, buste paga, ecc.), in modo da poterli ritrovare rapidamente in caso di necessità e da avere una chiara visione d'insieme delle informazioni contabili.
4. Seguire gli sviluppi della contabilità
La contabilità è soggetta a modifiche legislative. È importante che tutti gli imprenditori si tengano aggiornati su questi cambiamenti per poter gestire correttamente la propria contabilità. Questo vi permetterà innanzitutto di rispettare la legge e i nuovi obblighi contabili, ma anche di essere alla ricerca di opportunità di ottimizzazione contabile e fiscale, come ad esempio nuove sovvenzioni per gli imprenditori o esenzioni fiscali.
Ci sono diversi modi per farlo. Iniziate a seguire le notizie: i principali sviluppi giuridici sono coperti dai media. Potete anche seguire i media specializzati nel vostro settore di attività, che raccoglieranno tutte le informazioni di cui avete bisogno. Infine, potete anche seguire i media specializzati in materia di contabilità o i blog dei commercialisti.
Se avete un commercialista, sappiate che ha l'obbligo di informare e consigliare (fonte: Codice deontologico dei commercialisti), vale a dire che se ci sono cambiamenti legali che riguardano la vostra attività, deve informarvi.
5. Optare per una contabilità sincera e onesta
Questa regola può sembrare divertente, ma non lasciatevi tentare. Non scaricate le spese personali sul conto aziendale. Non cercate nemmeno di evadere l'IVA o di ricorrere al lavoro nero.
Da un lato vi esponete a sanzioni da parte del fisco che, nei casi più gravi, possono arrivare fino alla reclusione e a una multa. Queste sanzioni metteranno a rischio la vostra attività e la sua sopravvivenza. D'altra parte, una contabilità onesta faciliterà il lavoro del vostro commercialista , che non dovrà cercare giustificazioni per una spesa sospetta. Il vostro commercialista dedicherà quindi meno tempo alla vostra pratica, con un impatto sulle vostre parcelle, e sarà anche più disponibile per i servizi di consulenza.
6. Automatizzare la contabilità
Approfittate degli sviluppi tecnologici per risparmiare tempo sulla vostra contabilità. Sono finiti i tempi in cui si usavano carta e penna per gestire la contabilità. Potete gestire molti aspetti della vostra attività online collegandoli al vostro software di contabilità:
- Rapporti di spesa online
- Banche online
- Gestione delle buste paga online
- Assicurazione sanitaria online
L'automatizzazione della contabilità garantisce una maggiore affidabilità ed elimina le attività che richiedono tempo e che apportano poco valore aggiunto. Dematerializzando tutti questi elementi, potrete facilmente archiviare online tutti i documenti e le prove di supporto. Non aspettate oltre, risparmiate tempo ora.
7. Trasformate la vostra contabilità in uno strumento di gestione
Il vantaggio di una contabilità pulita e rigorosa è che vi fornisce molti dati interessanti sulla salute finanziaria della vostra azienda. Fate un ulteriore passo avanti e smettete di considerare la vostra contabilità come un obbligo contabile e consideratela come un'opportunità per la vostra azienda. La contabilità può aiutarvi a ottenere informazioni cruciali:
I KPI della vostra azienda
Fatturato, profitto, margine, EBITDA (margine operativo lordo), costi del personale e spese di marketing: questo elenco non esaustivo mostra quante informazioni può darvi la vostra contabilità. La vostra contabilità dovrebbe aiutarvi ad avere un "approccio scientifico alla vostra attività".
Previsioni finanziarie
La contabilità riunisce tutte le informazioni necessarie per elaborare una previsione finanziaria. Questo è utile non solo per la vostra azienda, ma anche per i vostri investitori, se ne avete, e per la vostra banca.
Esigenze di cassa
Quali voci di spesa devono essere ridotte? Avete bisogno di liquidità a breve o a lungo termine? Tutte queste informazioni si trovano nella vostra contabilità. Utilizzate le informazioni in vostro possesso per affrontare la linfa vitale di ogni imprenditore: le sue finanze.
8. Rivolgetevi a un commercialista
Non è obbligatorio avere un commercialista. Non esiste un obbligo di legge per le aziende di qualsiasi dimensione. Potete tenere la vostra contabilità internamente. Tuttavia, il ruolo di un commercialista va oltre la semplice tenuta della contabilità. È un partner privilegiato che può essere molto utile per aiutare la vostra azienda a crescere senza problemi. Un commercialista può aiutarvi in molti modi:
Risparmio di tempo
Il commercialista e i contabili del suo studio sono specialisti nel loro campo. L'esternalizzazione della contabilità vi fa risparmiare tempo prezioso. In quanto specialisti, saranno più efficienti nel gestire la vostra contabilità e vi daranno tranquillità nella gestione della vostra attività.
Assistenza nei momenti chiave della vostra attività
Un commercialista ha competenze multidisciplinari e può fornire un importante supporto nei periodi chiave della vostra attività: avvio dell'azienda, acquisizione, liquidazione o buyout. Che si tratti di questioni contabili, legali, occupazionali o fiscali, un commercialista può consigliarvi o indirizzarvi a uno specialista.
Aumenta la vostra credibilità con i vostri contatti
Il commercialista è il "garante" dei vostri conti. In quanto tale, vi dà credibilità quando chiedete un finanziamento alla banca o agli investitori. Redige i documenti legali necessari: bilanci e previsioni finanziarie.
In conclusione, siate rigorosi, aggiornatevi sugli sviluppi legali e sfruttate le innovazioni per automatizzare la vostra contabilità. Cambiate il vostro modo di vedere la contabilità e usatela per ottenere maggiore visibilità e tranquillità nella gestione della vostra azienda.
Articolo tradotto dal francese