Quando la contabilità delle retribuzioni diventa un gioco da ragazzi!

Quando ci si occupa della propria contabilità, la contabilità delle retribuzioni può diventare rapidamente un vero e proprio grattacapo. Tra la considerazione dei salari lordi, dei contributi dei dipendenti e dei contributi del datore di lavoro, si ha l'impressione di dover essere un prodigio della matematica per portare a termine l'esercizio senza errori?

Ma la logica che sta dietro a tutto questo è piuttosto semplice.

Come si contabilizza una busta paga ? Quando si deve usare il conto 425 ? Qual è la differenza tra i conti 421 e 641 ? Tutte queste domande, e molte altre ancora, non avranno presto più segreti per voi, grazie al nostro articolo che illustra il processo passo dopo passo.

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Che cos'è la contabilità paghe e contributi?

Per contabilità delle retribuzioni si intende la registrazione in diversi conti dei movimenti finanziari relativi agli stipendi dei dipendenti dell'azienda.

Per farlo si utilizza il libro paga, il giornale OD (giornale delle operazioni varie) o le buste paga.

Di norma, viene effettuata su base mensile, dopo il pagamento delle retribuzioni.

I registri interessati sono :

• le retribuzioni lorde da pagare
• i vari oneri a carico dei dipendenti
• tutti i contributi a carico del datore di lavoro.

☝️ La contabilità delle retribuzioni è un'operazione obbligatoria per la maggior parte delle organizzazioni e contribuisce a una gestione chiara e trasparente dell'elaborazione delle retribuzioni. Può essere eseguita in più fasi.

Vediamo queste diverse fasi attraverso un tutorial semplice e completo sulla contabilità delle retribuzioni.

#1 Contabilità degli anticipi

Innanzitutto, è bene sapere che i dipendenti hanno la possibilità di richiedere un anticipo sullo stipendio. In questo caso, la contabilizzazione di questi anticipi è la prima fase del processo.

Si tratta di inserire :

• addebitare il conto 425 (Personale - Anticipi e acconti) per l'importo totale degli anticipi,
• accreditare il conto 5121, nel conto 512 Banche, con lo stesso importo.

#2 Registrazione degli stipendi lordi

Si passa quindi alla registrazione degli stipendi lordi e delle indennità. Ciò avviene addebitando il conto 641 Retribuzione del personale. L'importo totale deve corrispondere alla somma degli stipendi e delle indennità del periodo.

È possibile essere più precisi e suddividere i diversi oneri. In questo caso, la registrazione contabile viene effettuata sui seguenti conti:

• per lo stipendio base: conto 6411 Retribuzione del personale-Salari, stipendi,
• per l'indennità di vacanza: conto 6412 Retribuzione del personale - indennità di vacanza,
• per i vari bonus e gratifiche: conto 6413 Retribuzione del personale - Bonus e gratifiche,
• per altre indennità e benefici: conto 6414 Retribuzione del personale - Indennità e benefici vari.

Allo stesso tempo, il conto 421 Personale-Retribuzione dovuta deve essere accreditato con l'importo di questi stipendi e indennità lorde. Questa voce dimostra che il datore di lavoro deve pagare queste somme al dipendente.

💡 Registrazione sul conto 641: stipendio lordo o netto?

Questa prima fase prevede la registrazione dello stipendio lordo, prima della deduzione degli oneri salariali.

In realtà, l'importo in questione non corrisponde realmente a quello che verrà pagato al dipendente, poiché è necessario dedurre un certo numero di contributi. Si tratta delle cosiddette imposte sui salari.

#3 Registrazione dei costi del personale

I contributi previdenziali, le trattenute fiscali e le altre trattenute sui salari dei dipendenti devono quindi essere addebitati al conto 421 Personale-Retribuzioni dovute, come descritto in precedenza. Questa procedura riduce l'importo che l'azienda deve effettivamente versare ai dipendenti.

Allo stesso tempo, i costi del personale vengono accreditati ai vari conti degli enti previdenziali:

• per l'URSSAF (Assicurazione sociale e contro la disoccupazione): conto 431 Sicurezza sociale,
• per le mutue assicuratrici: conto 4 373 Mutue assicuratrici,
• per i fondi pensione e previdenza: conto 4373 Caisse de retraite et de prévoyance,
• per altri costi salariali: conto 4378 Altri enti previdenziali.

In questa fase è inoltre necessario accreditare :

• eventuali obiezioni: conto 427 Personale-Opposizioni,
• imposta sul reddito: conto 4421 Ritenuta d'acconto,
• eventuali anticipi e acconti di cui sopra: conto 425 Personale - Anticipi e acconti.

Anche in questo caso è possibile approfondire la suddivisione di alcuni conti. Ad esempio, si può utilizzare il conto 43731 per registrare i contributi a un fondo pensione e il conto 43732 per un secondo fondo pensione.

Per risparmiare tempo in questo esercizio, molte aziende scelgono di combinare la registrazione delle retribuzioni lorde e degli oneri salariali in un'unica voce, nota come voce salariale o OD.

#4 Registrazione dei contributi del datore di lavoro

Come il dipendente, anche il datore di lavoro è tenuto a pagare un certo numero di oneri. Questi vengono registrati a debito, con una corrispondente voce a credito nei conti degli enti previdenziali.

Anche in questo caso è possibile utilizzare delle suddivisioni, ma lo schema abituale è il seguente:

• Per i contributi dei datori di lavoro all'URSSAF e all'assicurazione contro la disoccupazione:
  • addebitare il conto 6451 (Contributi all'URSSAF) per il totale lordo dei contributi sociali,
  • accreditare il conto 431 (Previdenza sociale) per lo stesso importo.
    
    
• Per gli altri contributi del datore di lavoro, come i contributi al fondo di previdenza o alla pensione:
  • addebitare i conti 645 associati per il totale dei contributi previdenziali,
  • accreditare i conti 437 corrispondenti per lo stesso importo.

#5 Contabilità per il pagamento degli stipendi netti

Arriva il momento di pagare gli stipendi netti dei dipendenti, di versare gli enti previdenziali e di restituire allo Stato le imposte trattenute alla fonte.

Queste operazioni devono essere contabilizzate.

Per pagare gli stipendi netti :

• addebitare il conto 421 (Retribuzione del personale dovuta) per il totale pagato al dipendente.
  
  💡 La somma corrisponde al seguente calcolo:

• conto corrente 512 Banche.

#6 Contabilità per il pagamento dei contributi sociali

I pagamenti agli enti previdenziali corrispondono alla somma di :

• contributi dei dipendenti dovuti agli enti previdenziali,
• contributi previdenziali del datore di lavoro.

A fini contabili, questo importo viene registrato :

• a debito dei conti 43 pertinenti,
• come credito al conto 512 Banche.

#7 Pagamento della ritenuta d'acconto

Infine, il datore di lavoro è tenuto a versare l' importo della ritenuta d'acconto all'erario.

In termini contabili, l'importo viene registrato come :

• addebito al conto 4421 Ritenuta alla fonte sul reddito,
• credito al conto 512 Banche.

Esempio di contabilità salariale

Per aiutarvi a vedere le cose più chiaramente, ecco un esempio di contabilità dei salari.

Esso mostra le 3 parti principali prese in considerazione in questo esercizio, ossia gli stipendi, i contributi dei dipendenti e i contributi del datore di lavoro.

È necessario utilizzare un software per la contabilità delle retribuzioni?

La teoria va benissimo, ma in pratica la contabilità delle retribuzioni richiede un grande rigore (non c'è spazio per gli errori!) e a volte può richiedere molto tempo. Oltre ad essere inevitabile, l'uso di un software rende il lavoro molto più semplice.

🛠️ Sono disponibili i seguenti strumenti:

• Software per le paghe. Include tutti i dati relativi alle buste paga dei dipendenti. La buona notizia è che spesso è possibile esportare queste informazioni nella propria soluzione contabile.
  
  
• Software di contabilità. Esiste un gran numero di strumenti contabili, alcuni dei quali sono perfettamente adatti alle esigenze delle aziende e delle PMI.
  Sage Business Cloud Compta è uno di questi. Consente di esportare semplicemente le voci interessate nell'interfaccia, in modo da limitare gli errori di inserimento dei dati. Il controllo e la convalida di queste voci sono automatizzati al massimo, facendovi risparmiare tempo prezioso. Infine, tutte le informazioni e i documenti contabili sono centralizzati in un unico luogo per essere facilmente accessibili dagli altri membri dell'azienda e dal commercialista.

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La contabilità delle paghe in breve

La contabilità delle retribuzioni è un'attività impegnativa, ma anche regolare, in quanto viene svolta ogni mese.

Si tratta di effettuare registrazioni in vari conti per :

• gli stipendi lordi
• i contributi del datore di lavoro e i contributi sociali
• il pagamento dei salari netti e dei contributi sociali,
• il pagamento della ritenuta d'acconto.

Ma se seguite attentamente i passi descritti sopra e vi dotate del software giusto, l'intero processo sarà un gioco da ragazzi!