La caccia alle fatture, il punto nero della vostra gestione aziendale

Tutte le società registrate in Francia sono soggette al Codice Generale delle Imposte. Sebbene alcune società non siano soggette agli stessi obblighi a causa delle loro dimensioni, la contabilità per competenza si applica al maggior numero di società, poiché copre le attività che generano profitti industriali e commerciali.

Queste norme impongono alle società di tenere una contabilità rigorosa, che elenchi i profitti e le perdite in un determinato periodo. Come amministratore di una società, siete quindi obbligati a conservare tutti i registri dei pagamenti per almeno 6 anni!

Per molte aziende si tratta di un obbligo restrittivo, ma è comunque fondamentale per lo sviluppo dell'attività. Prestate quindi molta attenzione al resto di questo articolo!

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Cosa dice la legge sulla registrazione delle fatture?

La legge francese impone alle aziende di tenere la cosiddetta contabilità di competenza. Conosciuta anche come contabilità a debito o "crediti e debiti", prevede la registrazione delle fatture e la conservazione di tutte le prove di pagamento.

Le registrazioni devono essere effettuate in due fasi: prima, quando il reddito è stato conseguito e i debiti sono stati contratti, e poi quando le transazioni sono state pagate.

Quali sono i vantaggi della contabilità per competenza?

Registrando con estrema precisione i diritti (crediti) e gli obblighi (debiti) in due fasi, la contabilità per competenza fornisce alle aziende un quadro molto concreto della loro attività e del loro patrimonio.

La contabilità degli impegni prevede anche l'assegnazione di lettere ai conti di terzi. Si assegna una lettera a uno o più importi per ottenere indicatori significativi dei movimenti correnti.

Infine, consente di collegare le entrate e le uscite al periodo contabile di riferimento (detto anche cut-off). Grazie a questa riconciliazione, il contabile può determinare l'ammontare degli accantonamenti, dei ratei e dei ricavi da ricevere, delle fatture scadute e in sospeso, ecc.

Per quanto tempo si devono conservare i documenti di supporto?

La legislazione fiscale richiede di conservare tutti i documenti di pagamento che confermano l'accuratezza delle dichiarazioni fiscali per un periodo di 6 anni.

La durata della conservazione di questi documenti contabili può variare a seconda delle transazioni effettuate:

• I documenti di supporto relativi agli ammortamenti devono essere conservati per un periodo di 6 anni dalla fine del periodo di ammortamento.
  
• Le fatture relative a un cliente o a un fornitore devono essere conservate per 10 anni dalla fine dell'esercizio.

Perché è essenziale conservare le fatture?

Per evitare ritardi di pagamento

Più di un terzo degli imprenditori francesi viene pagato dopo 30 giorni o addirittura dopo 60 giorni.

Questi ritardi di pagamento sono un vero e proprio freno allo sviluppo dell'azienda, poiché la privano delle risorse di cassa.

Le piccole e medie imprese sono le più colpite da questo problema, che talvolta porta alla completa cessazione dell'attività.

Per evitare i ritardi di pagamento, è fondamentale tenere un registro di tutte le fatture. In primo luogo, questo vi permette di avere una traccia scritta delle penali di ritardo da applicare, che devono essere indicate sul documento.

Infine, vi permette di tenere sotto controllo i tempi di incasso o di pagamento delle vostre transazioni. In questo modo è possibile verificare eventuali ritardi di pagamento con i clienti.

Per evitare le frodi

Se alcuni casi di frode fiscale sono il risultato di una semplice svista o di una negligenza, altri sono spesso il risultato di una dissimulazione volta a frodare il fisco, ad abbellire la contabilità o a favorire una terza persona. Le conseguenze finanziarie e legali di tali azioni sono di vasta portata.

È quindi fondamentale che la vostra azienda conservi tutti i documenti di supporto che possano scagionarvi da questo tipo di situazioni.

Per giustificare i propri diritti in materia di IVA

Dal punto di vista fiscale, solo la fattura può giustificare il diritto di riscuotere e detrarre l'IVA. È quindi fondamentale conservare tutti i documenti giustificativi quando si presenta la dichiarazione IVA o quando si è sottoposti a un controllo fiscale.

Quali sono le sanzioni se non si conservano le fatture?

La legge prevede che la mancata conservazione delle fatture comporti gravi sanzioni, che potrebbero portare al fallimento dell'azienda, soprattutto se questa non dispone di ingenti risorse finanziarie.

Se non siete in grado di presentare le fatture dei vostri clienti, può essere applicata una sanzione pari al 50% dell'importo della fattura. Per quanto riguarda le fatture dei fornitori, la mancata conservazione dei documenti giustificativi potrebbe comportare il rifiuto delle detrazioni delle spese, con conseguente aumento del profitto.

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Quali strumenti devo utilizzare per cercare e archiviare le fatture?

Oggi esiste un'ampia gamma di software di gestione aziendale in grado di semplificare la maggior parte delle attività amministrative.

Come Alan per l'assicurazione dei dipendenti, Payfit per la gestione delle risorse umane o Slack per le comunicazioni interne, esistono soluzioni digitali per la gestione delle finanze aziendali. Oggi la digitalizzazione non deve più essere vista come una possibilità, ma come una vera e propria opportunità.

Ma quali sono le caratteristiche da tenere in considerazione quando si sceglie un software di gestione contabile?

Prima di tutto, dovete assicurarvi che questa nuova adozione vi permetta di risparmiare tempo e aumentare la produttività. Anche se questo significa apportare alcune modifiche alle vostre abitudini di lavoro all'inizio, deve semplificare le vostre attività, non renderle più complesse.

Per ottenere il massimo valore aggiunto, vi consigliamo di scegliere un software che combini le seguenti caratteristiche:

• Ricerca e importazione automatica delle fatture di acquisto e di vendita direttamente dalla vostra casella di posta elettronica.
  
• Ricerca e importazione automatica delle fatture di acquisto nelle aree clienti.
  
• La possibilità di scansionare le fatture cartacee e di inviarle direttamente al nuovo strumento di gestione tramite un indirizzo e-mail dedicato.
  
• Inserimento automatico delle informazioni dai documenti contabili (data, importo IVA esclusa, IVA, numero di fattura, ecc.).
  
• Un'applicazione mobile per la gestione delle note spese.
  
• Archiviazione sicura dei vostri documenti contabili per il periodo legale e conservazione garantita con valore probatorio.
  
• Un' interfaccia intuitiva e completa che consente di visualizzare il flusso di cassa 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
  
• Una serie di altre funzioni a valle, dalla gestione delle registrazioni all' esportazione della contabilità generale al vostro commercialista.

Lo strumento iPaidThat, ad esempio, racchiude tutte queste funzioni e illustra perfettamente l'efficacia di una soluzione che semplifica la gestione dell'azienda. Niente più ricerca di fatture alla fine dell'esercizio e un rapporto migliore con il proprio commercialista.

In conclusione, la digitalizzazione offre soluzioni complete e pratiche per ottimizzare la gestione contabile e ridurre i tempi di pagamento. La digitalizzazione non è più un'opzione, ma un'opportunità da cogliere se si vuole far crescere la propria attività.

Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.