7 passi per un piano d'azione infallibile [modello scaricabile].
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Un piano d'azione consiste in una serie di azioni volte a risolvere problemi, ottimizzare processi in un determinato periodo o raggiungere risultati nell'ambito della pianificazione strategica del progetto.
Si tratta di un contenuto strutturato basato su dati relativi alle condizioni attuali dell'azienda, ai suoi obiettivi commerciali e ai passi necessari per raggiungere il successo.
In questo articolo imparerete a conoscere un modello di piano d'azione, ma prima scoprirete cos'è e perché è importante, oltre a come redigerlo in modo infallibile. Vi presenteremo anche alcuni strumenti e metodologie che vi aiuteranno a sviluppare il vostro piano. Continuate a leggere!
Che cos'è un piano d'azione?
Considerato uno strumento di gestione importante e unico nel suo genere, il piano d'azione serve a identificare i passi necessari alla gestione di un'azienda, a metterli in pratica e a monitorarne lo sviluppo.
Prevede, organizza e controlla azioni, compiti e fasi per raggiungere i risultati attesi o risolvere i problemi.
A cosa serve?
Conosciuto anche come piano di lavoro o piano di attività, questo strumento è semplice ed efficace per le aziende per organizzare e controllare azioni e compiti, in quanto descrive le fasi e le modalità di svolgimento.
Può anche avvalersi di metodologie incentrate sui risultati, con lo scopo di raggiungere uno o più obiettivi diversi.
Quanto è importante?
Il piano d'azione è una guida con fasi ben definite per lo svolgimento di compiti e processi.
In quanto tale, indirizza i dipendenti a seguire sempre il percorso migliore per il raggiungimento di un risultato o la risoluzione di un problema specifico, creando un flusso di lavoro che facilita il monitoraggio di una persona, di un settore o dell'intera azienda.
Nella sua preparazione e presentazione, il documento fornisce le modalità di identificazione dei problemi, i tempi di intervento e le soluzioni migliori. In questo modo è possibile
- guidare i cambiamenti necessari per invertire le tendenze negative
- migliorare il processo decisionale economico.
Conoscere il potenziale di un piano d'azione permette di utilizzarlo per garantire un miglioramento costante e l' eccellenza nello sviluppo del lavoro, nonché il miglior uso del tempo per svolgere i compiti.
Come redigere un piano d'azione in 7 passi?
Per sviluppare un buon piano, è necessario prestare attenzione ai seguenti fattori chiave:
- Definizione degli obiettivi da raggiungere;
- Definizione dei compiti;
- Definizione delle scadenze;
- registrazione del piano d'azione;
- monitoraggio del progetto;
- chiusura.
Presenteremo ora ciascuna delle fasi e ne illustreremo l'importanza nel processo di elaborazione del piano.
1 Definizione degli obiettivi
La prima fase consiste nel definire l'obiettivo del piano d'azione, poiché ciò consente lo sviluppo delle fasi successive e garantisce il successo del piano una volta attuato.
A questo punto, è importante essere sicuri dei propri obiettivi; per questo motivo, analizzate bene la situazione e identificate le opportunità a vostra disposizione. È inoltre necessario assicurarsi che questi obiettivi siano chiari e raggiungibili, come vedremo in dettaglio.
2. Definire gli obiettivi
Per definire gli obiettivi in un piano d'azione, è importante seguire alcuni passaggi:
- Identificare l'obiettivo generale dell'azienda: per stabilire obiettivi specifici, è importante avere prima una chiara comprensione dell'obiettivo generale dell'azienda.
- Analizzare le sfide e le opportunità: identificare le sfide e le opportunità che l'azienda deve affrontare e come affrontarle per raggiungere l'obiettivo generale.
- Stabilire le priorità: stabilire le priorità degli obiettivi in base alla loro importanza e al loro impatto sull'obiettivo generale dell'azienda.
- Assegnare le responsabilità: Assegnare responsabilità chiare per ogni obiettivo e identificare chi sarà responsabile del suo raggiungimento.
- Stabilire misure di performance: stabilire misure di performance per ogni obiettivo, in modo da poter valutare i progressi e apportare modifiche, se necessario.
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Quando si definiscono gli obiettivi in un piano d'azione, è importante avere una visione chiara dell'obiettivo generale dell'azienda e lavorare in modo strutturato per raggiungerlo. La definizione delle priorità, l'assegnazione delle responsabilità e le misure di performance sono fondamentali per il successo del piano d'azione.
3. Stabilire i compiti
Una volta definito l'obiettivo, è il momento di identificare le azioni necessarie per raggiungerlo, che devono essere elencate in modo lineare come voci d'azione.
Ciascuna di queste voci deve essere chiaramente definita e realizzabile. Quindi, nel caso di compiti più complessi, è bene suddividerli in più voci, più facili da realizzare e da gestire. Per chiarire ulteriormente i termini utilizzati, possiamo concettualizzare gli elementi come:
- azione: lavoro svolto da un dipendente sulla base del piano d'azione;
- attività: insieme di compiti con un obiettivo comune - corrisponde a "come" e "dove" il lavoro viene svolto durante il processo;
- compito: lavoro di minore complessità rispetto alle attività;
- elemento d'azione: breve descrizione dell'azione o del compito necessario per raggiungere un obiettivo.
4. Definire le scadenze
È giunto il momento di organizzare e dare priorità alle azioni da svolgere per raggiungere l'obiettivo. Oltre a prestare attenzione alle scadenze, è importante definire il periodo appropriato per lo svolgimento di ciascun compito. Sappiamo, ma vale la pena ricordarlo, che le scadenze irrealistiche difficilmente saranno rispettate.
Un altro punto a cui prestare attenzione è l'organizzazione dei punti d'azione, in quanto possono esserci dipendenze tra più punti, che richiedono una maggiore attenzione nel determinare la sequenza in cui verranno eseguiti. In questo modo si ottimizza il flusso, eliminando gli ostacoli che potrebbero impedire lo svolgimento di voci più importanti del progetto.
Una buona pianificazione del tempo è essenziale per il vostro team. Assicuratevi quindi di classificare correttamente le voci di azione in base alla loro priorità e all'ordine di esecuzione.
5. Registrare il piano d'azione
Con queste informazioni importanti già definite, è il momento di registrare il piano d'azione, richiedendo i seguenti dati:
- risorse necessarie: stabilire quali input sono necessari per raggiungere l'obiettivo;
- delegare i compiti: selezionare i responsabili delle fasi dei compiti, optando sempre per un team composto da professionisti esperti che supportino il resto del team;
- fissare gli obiettivi: definire obiettivi specifici, misurabili e realistici;
- definire le pietre miliari: identificare i punti specifici che indicano il raggiungimento di obiettivi importanti o l'inizio di un nuovo obiettivo rilevante;
- redigere una tabella di marcia: stipulare un documento che tenga conto di tutte le informazioni rilevanti, come voce, azione, risorse necessarie, persona responsabile dell'esecuzione, inizio/termine, obiettivo e stato.
6. Monitoraggio del progetto
Durante lo sviluppo del progetto, è necessario prestare attenzione ai punti d'azione definiti al momento della stesura del piano d'azione, in modo da verificare che vengano rispettati entro le scadenze stabilite. È inoltre essenziale identificare i punti di miglioramento e, se necessario, elaborare piani di emergenza per mitigare gli eventuali rischi. Per garantire l'efficacia del piano d'azione, non esitate a modificare qualsiasi fase in caso di problemi.
Oltre a fornire una panoramica del progetto, la produzione di rapporti di monitoraggio settimanali può coinvolgere il team, che può visualizzare l'avanzamento del lavoro e i punti da migliorare. Questi rapporti devono essere analizzati per migliorare il progetto e garantire la puntualità delle consegne. A tal fine, è essenziale sviluppare strategie di monitoraggio e definire un calendario per la misurazione delle prestazioni.
7. La chiusura
La chiusura è il momento di analizzare l'efficacia del piano d'azione e capire come sviluppare meglio gli obiettivi futuri. È importante analizzare criticamente l'intero processo e, insieme al vostro team, identificare gli errori e i successi del passato, sia per sviluppare importanti competenze nei dipendenti che per guidare nuovi progetti in futuro.
Piano d'azione aziendale: esempio
Il piano d'azione aziendale determina i passi da compiere per raggiungere determinati obiettivi. Viene creato alla fondazione dell'azienda e serve come guida per definire le azioni necessarie in un determinato periodo. In seguito, può - e deve - essere rivisto quando gli obiettivi vengono raggiunti o modificati.
I piani d'azione aziendali possono avere obiettivi diversi e, pur avendo una struttura definita, devono essere modellati sulle esigenze di ciascuna azienda. È quindi impossibile definire un piano generico come quello giusto da seguire. Ogni piano dipende dagli obiettivi specifici e dal profilo del team incaricato di realizzarli.
Esempio di piano d'azione specifico
Vediamo ora un esempio specifico, il piano d'azione per la gestione dei progetti. Questo documento verrà utilizzato per implementare, gestire e monitorare i risultati di un progetto e deve contenere almeno le seguenti informazioni:
- compito;
- responsabile
- scadenze;
- obiettivo;
- stato di esecuzione.
Ogni progetto ha le sue specifiche, quindi, se necessario, utilizzate più voci. Più il documento è descrittivo, meglio sarà utilizzato dai dipendenti.
Modello di piano d'azione da scaricare
L'utilizzo di un modello di piano può facilitare l'avvio del progetto.
Scaricate un modello di piano d'azione gratuito pronto per la stampa e assicuratevi che il vostro lavoro sia organizzato. È sufficiente riempire gli spazi vuoti con le informazioni relative al progetto:
Metodologie e strumenti per aiutare a redigere il piano d'azione
Con così tanti dettagli, la creazione di un piano d'azione può sembrare scoraggiante, ma esistono metodologie e strumenti che la rendono più semplice. Eccone alcuni.
5W2H
Il modello 5W2H consiste in 7 domande che guidano il piano d'azione:
- Cosa: definisce le fasi per raggiungere il risultato;
- Perché: determina la necessità delle attività per realizzare il piano;
- Dove: specifica dove verranno svolte le attività;
- Quando: stabilisce il periodo di esecuzione;
- Chi: indica a chi sono stati delegati i compiti;
- Come: definisce i metodi da utilizzare;
- Quanto: stima l'importo investito per il successo del piano.
Questo modello è stato creato da professionisti dell'industria automobilistica giapponese per essere utilizzato con il PDCA, soprattutto nella fase di pianificazione, consentendo di tracciare le attività con estrema chiarezza.
PDCA
Considerato un metodo interattivo, il PDCA (Plan, Do, Check and Act) mira a mantenere il controllo e a migliorare la qualità delle azioni. Il nome riassume le azioni previste dalla metodologia:
- Pianificare: definire le azioni necessarie per il piano;
- Do: realizzare le azioni precedentemente definite;
- Check : analisi del lavoro svolto fino a quel momento;
- Act: momento di correzione degli errori e di promozione dell'azione.
Ishikawa
Sviluppato negli anni '60 dall'ingegnere Kaoru Ishikawa, il diagramma di Ishikawa viene utilizzato per identificare i difetti e generare soluzioni nei processi.
Il suo diverso formato visivo, noto come "Diagramma a lisca di pesce", mette in evidenza gli errori del processo: elencando i fattori che determinano un effetto, i punti da migliorare diventano chiari. In teoria, questa metodologia può essere applicata anche ai fattori di successo di un'azienda per identificare i differenziali competitivi.
SMART
Questa metodologia mira a creare obiettivi raggiungibili. Ogni lettera corrisponde a una caratteristica:
- S (specifico): specifico;
- M (measurable): misurabile;
- A (achievable): realizzabile;
- R (realistic): realistico;
- T (timely): tempestivo.
La metodologia SMART è in continuo sviluppo, con le seguenti varianti: SMARRT, con la nuova R che indica "rilevanza", e SMARTER, con l'aggiunta di E "valutato" e R "rivisto".
Software per la creazione di piani d'azione
Esistono molti software per la creazione e il monitoraggio dei piani d'azione, con interfacce, utilità, piani e prezzi diversi.
È il caso di monday.com, un sistema operativo dall'interfaccia intuitiva e semplice, ma capace di gestire flussi di lavoro complessi. Adattabile a diversi usi e settori, la piattaforma monday.com dispone di oltre 15 visualizzazioni uniche per aiutarvi a passare più rapidamente dall'idea all'esecuzione.
monday.com
Un breve riassunto dell'argomento...
- Il piano d'azione è un documento che definisce una serie di passi per risolvere problemi, ottimizzare processi o raggiungere risultati in un determinato periodo.
- Strumento semplice ed efficace per l' organizzazione e il controllo delle azioni e dei compiti, indirizza il team lungo il percorso migliore per raggiungere un risultato o risolvere un problema, creando un flusso di lavoro che facilita il monitoraggio di un settore o dell'intera azienda.
- La stesura del piano permette di individuare i problemi, i tempi di intervento e le soluzioni migliori, consentendo di guidare i cambiamenti necessari per invertire le tendenze negative e migliorare le decisioni economiche.
- Ora che avete un modello di piano d'azione e conoscete meglio l'argomento, lasciate un commento con le vostre domande o suggerimenti!
Articolo tradotto dal portoghese