Agile project management: definizione e consigli

Cos'è l' agile project management? Con i suoi principi di suddivisione in sottoprogetti autonomi e sviluppo iterativo, si differenzia dal project management tradizionale che mira ad affrontare ogni fase di un progetto in modo sequenziale.

In questo articolo, scopriremo cosa si intende per project management agile:quali sono i principi fondanti degli approcci agili e come funzionano,  così come i mezzi per la loro attuazione nella vostra organizzazione. Togliete le barriere , passate all'Agile e trovate lo scrum master nascosto in voi!

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Presentazione dell' agile project management

L'approccio agile: flessibilità e visibilità nella gestione dei progetti

Più che un metodo, la modalità agile è un approccio, o addirittura una cultura nel modo in cui un progetto viene affrontato. Si differenzia dalle più tradizionali metodologie di project management, che seguono un quadro lineare e predittivo, perchè incentrato su flessibilità, comunicazione e segmentazione. Adottando il metodo agile, troviamo per un metodo empirico con :

• obiettivi a breve termine: nessuna pianificazione nel minimo dettaglio dello stato di avanzamento del progetto;
• previsioni sullo stato di avanzamento del progetto, sulla base dell'esperienza: lasciare il posto a riaggiustamenti permanenti;
• sforzi di personalizzazione: l'obiettivo è quello di soddisfare in primo luogo le esigenze degli utenti e non le specifiche specificate in fase di progettazione;
• i risultati live del progetto eliminando il famoso "effetto tunnel", cioè la mancanza di visibilità durante l'avanzamento del progetto fino al suo completamento, che può portare ad un divario tra il risultato atteso dal cliente e il prodotto finale consegnato.

I suoi principi fondamentali: il Manifesto Agile

L'approccio agile si basa su valori e principi comuni, stabiliti e formalizzati nel Manifesto Agile da esperti, al fine di migliorare lo sviluppo del software. I quattro valori sono citati nella seguente tabella:

Da questi valori fondamentali derivano i seguenti 12 principi:

• Raggiungere la soddisfazione del cliente attraverso la consegna regolare e tempestiva delle funzionalità previste.
• In qualsiasi momento durante il progetto, rimanete aperti a modificare le richieste e consideratele come opportunità per aggiungere valore al progetto.
• Pianificare consegne frequenti basate su cicli brevi di poche settimane o mesi, con risultati operativi per testare la funzionalità.
• Favorire una stretta collaborazione tra gli utenti e il team di sviluppo per tutta la durata del progetto.
• Consentire alle parti interessate una maggiore autonomia, offrendo loro un ambiente di lavoro motivante e fiducia nel raggiungimento degli obiettivi prefissati.
• Favorire una modalità di comunicazione faccia a faccia piuttosto che canali di comunicazione tecnologica: le interazioni sono più ricche ed efficaci.
• Avere un software operativo, una condizione molto importante per progredire.
• Seguire un ritmo sostenibile e costante, in linea con le capacità di tutte le parti interessate.
• Concentrarsi sulla qualità tecnica e il buon design per migliorare l'agilità.
• Mantenere le cose semplici arrivando all'essenziale e riducendo al minimo il lavoro non necessario.
• Assicuratevi che la squadra si organizzi per ottenere prestazioni migliori.
• Rivedere regolarmente i metodi di lavoro del team e considerare come migliorare l'efficienza adattando i processi e gli strumenti utilizzati.

Come funziona un progetto agile?

In termini concreti, sulla base dei principi sopra menzionati, possiamo dire che:

👉 La pianificazione a monte dell'intero progetto è controproducente. Il product owner deve quindi fissare obiettivi a breve termine e di suddividere il progetto in diversi sottoprogetti. Dopo il raggiungimento di ogni obiettivo, si realizza il successivo, e così via fino al raggiungimento dell'obiettivo finale.

👉 I cambiamenti sono accettati e accolti come opportunità per creare valore aggiunto. In questo modo, l'imprevisto ha il suo posto e incoraggia il team a reagire in modo flessibile agli eventi imprevisti e ad adeguare i propri processi di lavoro. I cambiamenti nella richiesta iniziale conferiscono al cliente anche un vantaggio competitivo.

👉 Il rapporto tra team agile e cliente si basa sulla fiducia : dialogo e comunicazione sono privilegiati, che favorisce la reattività alle esigenze del cliente. Dopo i controlli, ogni fase viene convalidata. Si tiene conto dell'evoluzione delle sue esigenze e si procede immediatamente ad aggiustamenti per un prodotto finale che soddisfi il più possibile le sue aspettative.

💡 In conclusione, l'agilità si basa su un'evoluzione flessibile: nulla è incastonato nella pietra al momento del lancio, e il team di progetto deve essere pronto a confrontarsi con le critiche e a mettersi in discussione per cercare costantemente di migliorare i propri metodi di lavoro.

Metodo agile: quale scegliere?

I diversi metodi agili

Esiste un'ampia varietà di metodi di sviluppo cosiddetti "agili", ognuno con le proprie specificità:

• Scrum,
• Extreme Programming ou XP,
• Lean,
• Crystal Clear,
• Adaptative Project Framework (APF),
• Adaptative Software Development (ASD), 
• Agile UX,
• Feature-Driven Development (FDD),
• Dynamic System Development Method (DSDM), etc.

Abbiamo scelto di evidenziare in particolare il metodo Scrum, uno degli approcci agili più popolari.

Vantaggi e svantaggi dell'agile PM

Come per ogni cosa anche questo strumento ha le sue luci e ombre. Tra i vantaggi:

• Migliore per sviluppare un tipo di approccio lavorativo più collaborativo
• Sviluppo più rapido
• Migliore comprensione del cliente
• Riduzione degli sprechi nei processi
• Processi e controlli ottimizzati
• Flessibilità
• Migliore controllo sugli errori

Tra gli svantaggi:

• Certo il focus sul cliente è importante ma può portare ad una insoddisfazione dell'utente finale
• La flessibilità a volte si scontra con grandi progetti e aziende più tradizionali

Le 5 chiavi del successo del metodo agile

N° 1: ridurre l'effetto tunnel

Il modo migliore per capire le esigenze degli utenti è quello di permettere loro di testare il prodotto mentre vanno avanti in situazioni di vita reale.

Un prodotto di successo è quello che meglio soddisfa le esigenze degli utenti.

L'effetto tunnel si verifica generalmente quando il proprietario del progetto e il team di progetto si consultano solo all'inizio del progetto e alla fine, senza interagire durante la fase di realizzazione del progetto (da qui il termine tunnel), quando è la più importante. Pertanto, la mancanza di visibilità può causare insoddisfazione e frustrazione da parte degli utenti.

Per evitare questo, il tempo che intercorre tra la formulazione di un requisito e la realizzazione della funzione corrispondente dovrebbe essere ridotto. Il prodotto viene arricchito man mano che viene sviluppato e la sua conformità viene controllata regolarmente.

N° 2: Rimanete aperti al cambiamento.

In ogni progetto, anche se di minore entità, i rischi sono inevitabili. Ancor più di questo tipo di imponderabili, i team di progetto si trovano a volte di fronte a cambiamenti di direzione e linee guida rispetto al lancio.

Tali cambiamenti dovrebbero essere visti come opportunità piuttosto che come ostacoli. Infatti, nuove idee possono emergere e portare al prodotto funzionalità non pianificate e creare valore.

L'apertura al cambiamento è essenziale per creare le condizioni ottimali per l'innovazione.

N°3: Comunicare efficacemente

Comunicazione diretta piuttosto che attraverso strumenti di comunicazione: e-mail, notifiche, specifiche scritte in un documento sono tutti vettori di comunicazione che possono portare a malintesi.

Infine, la comunicazione faccia a faccia rimane la chiave: tutti gli attori coinvolti, senza intermediari tra il product manager, che rappresenta gli utenti, e il team di sviluppo per la parte funzionale. L'interazione è fondamentale ogni giorno per raggiungere un chiaro obiettivo orientato al "prodotto".

Tuttavia, quando il dialogo non è sempre possibile, gli strumenti di project management che incoraggiano il lavoro collaborativo, consentono di centralizzare i dati per facilitare il monitoraggio e rendere più efficace la comunicazione.

N° 4: Concentrarsi sull'essenziale

Le specifiche di un progetto sono spesso molto estese e contengono più funzionalità del necessario, la maggior parte delle quali può anche non essere utilizzata. L'obiettivo è quello di adottare un approccio minimalista dando priorità alle funzionalità a più alto valore aggiunto.

In questo modo, una prima versione del prodotto con le sue funzioni essenziali potrà essere rapidamente sviluppata e testata dagli utenti. A seconda dei risultati dei test, possono essere aggiunte, modificate, migliorate, ecc.

N° 5: Obiettivo di miglioramento continuo

L'idea non è quella di sviluppare un piano perfettamente dettagliato del progetto prima ancora che venga lanciato, ma di testare pratiche e tecniche efficienti per un singolo progetto. Attraverso le iterazioni, il team sfida regolarmente il modo in cui lavora e utilizza un approccio empirico per ottimizzare la sua efficacia.

È quindi possibile mantenere i metodi "vincenti" o respingere quelli meno efficienti, sempre nell'ottica di migliorare il processo di attuazione nel suo complesso. In questo modo, man mano che l'esperienza viene messa in pratica, il progetto può essere avviato prima e il tempo speso meno tempo a pianificarlo.

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Conclusione

Più che una metodologia, l'Agile è un vero stato d'animo che richiede un approccio completamente nuovo alla gestione dei progetti, lontano dai metodi tradizionali a cascata. La sfida principale, al centro dell'agile, è quella di fornire valore nel più breve tempo possibile per soddisfare il cliente in un ambiente che tende a diventare più complesso (concorrenza, incertezza sugli sviluppi del mercato, ecc.).