10 consigli per un budget di progetto di successo
La gestione del budget di un progetto è una fase fondamentale della gestione del progetto. Si occupa della parte delicata delle spese e delle risorse finanziarie.
In qualità di project manager, il vostro obiettivo è garantire il completamento di tutti i vostri progetti. Se non siete in grado di gestire i fondi in modo efficiente, rischiate di non portare a termine i vostri progetti.
Ecco 10 consigli per un budget di progetto di successo, nonché i vantaggi dell'utilizzo del software giusto per gestire il budget di progetto in modo efficiente.
Che cos'è un budget di progetto?
Definizione
Il budget di un progetto fa parte di un processo finanziario che può essere suddiviso in tre fasi:
- stima dei costi, stabilita facendo riferimento ai costi effettivi di progetti simili, se possibile, e collegata alla tempistica stimata,
- budgeting del progetto, il budget viene assegnato in base alla suddivisione del progetto,
- NB: un metodo di calcolo molto utilizzato nella gestione dei progetti è l'Earned Value Management o curva a S. Si usa per misurare l'avanzamento del progetto. Viene utilizzato per misurare lo stato di avanzamento di un progetto e anticipare le fasi successive confrontando le previsioni con le azioni in corso di realizzazione e i relativi costi."
Come rappresentazione finanziaria e realistica del progetto, un budget di progetto consiste nell'elencare, identificare e classificare : - le spese,
- le entrate acquisite o in fase di acquisizione.
La pianificazione e l'elaborazione di una strategia in anticipo vi consentiranno di stabilire un budget di progetto pertinente , insieme a misure per rivederlo costantemente. Questo può essere utilizzato per monitorare il progetto e verificare se è stato portato a termine con successo.
Quindi, tra le sue missioni, un project manager deve:
- valutare la fattibilità del progetto (studio del mercato, stima del budget e delle risorse disponibili, ecc,)
- fissare gli obiettivi
- suddividere i progetti e programmare i compiti,
- allocare le risorse umane e materiali
- identificare i fattori di rischio
- pianificare progetti e scadenze,
- creare preventivi e assegnare il budget del progetto,
- presentare alla direzione per la convalida e, se necessario, apportare correzioni,
- monitorare l'avanzamento del progetto,
- adeguare le pianificazioni e i budget in tempo reale.
In questa sede ci concentriamo sulla fase 7 che, data la sua collocazione, è un passaggio cruciale tra la fase strategica e quella operativa.
Gli obiettivi
Grazie a questo strumento di previsione, è possibile visualizzare la fattibilità del progetto a monte, apportare modifiche e raggiungere gli obiettivi o il margine previsto.
Un budget di progetto può essere utilizzato per
- aiutare nel processo decisionale
- considerare diverse ipotesi di azione, più o meno ambiziose,
- anticipare i risultati futuri,
- confrontare i vostri desideri con la realtà economica,
- richiedere finanziamenti o partnership,
- presentare un progetto credibile e realizzabile,
- analizzare e confrontare regolarmente il PO con le spese e le entrate effettive,
- adeguare il progetto in base alle necessità.
Cosa deve includere la preparazione del budget del progetto?
Come ogni bilancio, è diviso in due colonne: spese e entrate, che vengono poi suddivise in diverse categorie.
Spese
Le spese vengono calcolate per prime, mentre le entrate vengono aggiustate dall'altra parte in base al loro importo.
Tra i costi diretti:
- la somma degli stipendi delle risorse umane interne in proporzione al numero di ore (previste) dedicate al progetto,
Calcolo: stipendio lordo + stipendio e oneri del datore di lavoro x ore lavorate x numero di mesi o settimane (a seconda che si tratti di un budget mensile o annuale).
Si parla di "equivalente a tempo pieno".
- Spese operative (appalti, subappalti),
- il costo della manodopera esterna moltiplicato per la durata dell'intervento,
- il costo dell'acquisto o del noleggio di attrezzature specifiche per il progetto (ad esempio, forniture, carta, affitto di un'aula di formazione),
- i costi relativi alla comunicazione del progetto (grafica, stampa, costi di divulgazione, ecc.),
- viaggi, costi di riunione, ecc.
Costi indiretti
(per il costo delle risorse assegnate a più progetti, non esclusivamente al progetto in questione, condivise tramite chiavi di distribuzione):
Ecco un esempio:
Per ripartire il costo dell'affitto, prendere il tempo medio di occupazione dei locali in base alle dimensioni di ciascun progetto e distribuirlo in percentuale. Se il progetto 1 occupa lo spazio per il 20% del tempo, il progetto 2 per il 30% del tempo e il progetto 3 per il 50% del tempo. Allora il 20% delle spese per l'affitto, l'elettricità, l'acqua, ecc. dovrebbe essere assegnato al progetto 1 e così via.
- Spese varie: acqua, elettricità, bollette telefoniche, affitto e canoni di locazione, assicurazione, manutenzione dei locali e delle attrezzature,
- costi di gestione: stipendi per servizi trasversali all'azienda o esternalizzati (ufficio legale, contabilità, sicurezza),
- imposte,
- spese finanziarie: prestiti bancari, interessi passivi, premi,
- costi di comunicazione,
ricavi
- vendite di prodotti,
- spese per servizi,
- sovvenzioni,
- partnership,
- autofinanziamento,
Controllo dei costi
"NB: un metodo di calcolo molto utilizzato nella gestione dei progetti è l'Earned Value Management o curva a S. Viene utilizzato per misurare lo stato di avanzamento di un progetto e anticipare le fasi successive, confrontando le previsioni con le azioni in corso di realizzazione e i relativi costi".
10 consigli per creare un budget di progetto di successo
Ecco 10 consigli per aiutarvi a creare un budget di progetto di successo:
Suggerimento 1: non trascurare la fase di analisi dell'investimento
La fase di analisi dell'investimento comprende il calcolo del rendimento stimato dell'investimento (ROI), ma anche uno studio previsionale del flusso di cassa. Questo viene utilizzato per valutare i progetti del portafoglio (PPM o Portfolio Project management, nel caso in cui diversi progetti siano pilotati in parallelo).
Suggerimento 2: Diversificare le fonti di finanziamento
Un budget di progetto può essere utilizzato per diversificare le fonti di finanziamento (pubbliche, private, ecc.) delle associazioni che si occupano di richieste di sovvenzioni. Inoltre, può essere utilizzato per rassicurare ogni investitore. Spesso si aggiunge una quota di autofinanziamento per compensare la differenza tra le risorse e le spese previste, per dimostrare il coinvolgimento dell'azienda.
Non è possibile cercare un margine (natura non profit), l'obiettivo deve essere semplicemente l'equilibrio finanziario. Inoltre, un investitore non ha lo scopo di aiutarvi a generare profitti, ma di aiutarvi a raggiungere un obiettivo.
Indipendentemente dal tipo di attività, la pianificazione di un progetto e la diversificazione delle fonti di finanziamento possono aiutare a compensare l'eventuale ritiro di una di esse.
Suggerimento 3: valutare i contributi in natura
Stimate le spese "valutate" (prestito di attrezzature, sale, volontariato). Questo è importante per le associazioni che richiedono una sovvenzione o per le aziende che chiedono la partecipazione di un partner. Spesso dovrete tradurre l'importo richiesto in una percentuale del progetto totale. Se la sala viene valorizzata, il budget totale aumenta, ma la quota richiesta al finanziatore diminuisce in percentuale.
Suggerimento 4: dividere il budget
Piuttosto che fare il budget per tutta la durata del progetto, cercate di farlo mensilmente. Questo vi permetterà di avere una visione chiara del budget del progetto e di poterlo adattare alle sfide che potreste incontrare (cambio di fornitori, ritardi). Inoltre, il margine di errore è minore.
Ad esempio, potete utilizzare un foglio Excel con le principali fasi del progetto nelle colonne di intestazione, i mesi su righe separate e i costi di ciascuna fase al loro incrocio. Sarà quindi facile sommare il budget totale stimato.
Potete anche procedere alla creazione del budget del progetto in base al tipo di spesa. A ogni revisione del budget, è importante identificare rapidamente le perdite e i profitti.
Suggerimento 5: Coinvolgere i colleghi
In qualità di project manager, siete responsabili delle operazioni. Tuttavia, non sempre siete a conoscenza di tutti gli elementi che devono figurare nelle previsioni contabili. Né sarete a conoscenza delle spese e delle esigenze di altri reparti che contribuiscono alla fase operativa del progetto (marketing, ricerca e sviluppo, ecc.).
La dimensione collaborativa è un altro fattore di successo nella gestione dei progetti. È necessario coinvolgere diversi colleghi nella creazione di un budget di progetto, per unire le conoscenze pratiche e le attività di ciascun membro.
È fortemente sconsigliato delegare questo compito a un contabile. L'amministrazione e il settore devono camminare di pari passo.
Suggerimento 6: trovare il prezzo giusto
È normale sottovalutare o sopravvalutare le spese.
Sopravvalutazione
Contrariamente a quanto si può leggere o sentire, non bisogna gonfiare le spese. È ammesso un piccolo margine di sicurezza (+ 5%) per le spese incerte, ma in generale è meglio attenersi il più possibile alle previsioni reali.
Si consiglia invece di accantonare una riserva di liquidità per non doversi preoccupare troppo di eventuali guasti alle attrezzature o di un aumento delle spese, ad esempio.
Alcune aziende preferiscono aggiungere in fondo alla tabella una riga intitolata "spese di gestione" pari al 10% del budget totale.
Sottovalutazione
Allo stesso modo, non bisogna sottovalutare le spese. Un budget limitato si trasformerà rapidamente in una fonte di problemi e conflitti tra le varie attività.
Nelle fasi di implementazione del progetto, analizzate i fattori di rischio per evitare questo tipo di situazione.
Suggerimento 7: Non sottovalutare le scadenze
Il tempo è denaro. Se state pianificando il lancio di un prodotto troppo presto, rimandarlo potrebbe far esplodere il vostro budget (estensione di una campagna di e-mailing, cancellazione e rinvio della prenotazione della sede dell'evento, ecc.)
Inoltre, se chiedete ai vostri dipendenti di stimare il loro carico di lavoro futuro, sappiate che tenderanno a essere troppo ottimisti. Dovreste aggiungere un margine di sicurezza del 20% al tempo che stimano di dedicare a ciascun compito.
Suggerimento 8: Monitorare il budget
È un modo per tenere traccia delle spese e del tempo impiegato da ciascun membro del team per ogni attività. Quindi, confrontate i costi stimati con quelli effettivi per prevedere cosa accadrà in seguito.
Suggerimento 9: Comunicare con il team
Da buon manager, sapete che il successo di un progetto non dipende solo da una buona gestione del progetto. Si basa anche sulle capacità e sull'impegno dei vostri dipendenti per soddisfare i clienti.
Pertanto, la comunicazione interna, in particolare per quanto riguarda il budget del progetto e la sua evoluzione, ... stimolerà l'intelligenza collettiva,..:
- stimolare l' intelligenza collettiva
- decomprimere le competenze,
- unire i talenti,
- migliorare le relazioni all'interno del team,
- armonizzare i carichi di lavoro,
- far sentire i dipendenti sicuri,
- escludere molti fattori di rischio legati alle risorse umane (infortuni, disimpegno, sovraccarico di lavoro, ecc.).
Suggerimento 10: Mantenere il foglio di calcolo del budget
Non create il foglio di calcolo del budget del progetto su Excel e non utilizzate modelli di budget del progetto.
Se create il foglio di calcolo del budget di progetto su Excel, dovete avere una solida preparazione contabile per pensare a tutte le spese e sapere dove inserirle.
Inoltre, non è consigliabile utilizzare modelli di budget di progetto perché ogni progetto è unico e potreste avere a che fare con progetti complessi che potrebbero non essere in grado di adattarsi a modelli preconfigurati.
Sia che usiate Excel o un software più sofisticato, tenete traccia dei dati dei vostri calcoli, in modo da poter tornare indietro e capire come siete arrivati a un determinato risultato.
Quale software si può usare per gestire il budget del progetto?
Wrike
Wrike è un software di gestione dei progetti basato sul cloud, progettato per aiutare i project manager a pianificare i progetti utilizzando modelli e assegnando ai team di collaborare su di essi.
Con questo strumento completamente trasparente, i project manager possono impostare compiti, sottocompiti, scadenze e tappe fondamentali. Inoltre, avranno a disposizione una serie di strumenti visivi, come diagrammi di Gantt e tavole Kanban, per avere una panoramica globale degli aggiornamenti del progetto con attività codificate a colori, dettagli di assegnazione e stati in tempo reale.
Wrike consente inoltre ai project manager di monitorare il budget nel corso del progetto, per essere sempre aggiornati su eventuali variazioni di budget e gestirne l'impatto.
Con questo strumento completamente trasparente, i project manager possono impostare attività, sottoattività, scadenze e tappe fondamentali. Inoltre, avranno a disposizione una serie di strumenti visivi, come diagrammi di Gantt e tavole Kanban, per avere una panoramica globale degli aggiornamenti del progetto con attività codificate a colori, dettagli di assegnazione e stati in tempo reale.
Wrike consente anche ai project manager di monitorare il budget nel corso del progetto, per rimanere aggiornati su eventuali variazioni di budget e gestirne l'impatto.
Wrike
monday.com
monday.com è un software di gestione del lavoro basato su cloud che i project manager possono utilizzare per gestire i budget dei progetti.
Grazie al suo sistema di tabelle personalizzabili, i project manager possono gestire attività e sottoattività utilizzando uno strumento visivo e intuitivo. Una volta identificati i progetti, è possibile assegnare a ciascuno di essi le risorse e il budget necessari.
Questo strumento di gestione dei progetti fa un ulteriore passo avanti, fornendo funzioni di gestione del tempo (per rispettare le scadenze dei progetti) e offrendo diverse visualizzazioni delle tabelle, ad esempio con un diagramma di Gantt.
monday.com
Netsuite
Netsuite è un software di gestione aziendale basato sul cloud, progettato per aiutare le PMI a gestire i processi aziendali principali.
Con questa soluzione, i project manager possono fare stime sui costi di un progetto e impostare di conseguenza i budget di costo e di fatturazione.
In questo modo potranno anche determinare se un progetto è in regola dal punto di vista finanziario per individuare e risolvere situazioni impreviste, come lo scope creep, le modifiche alle milestone e i superamenti del progetto.
Con Project Costing di NetSuite è possibile:
- monitorare le prestazioni del progetto
- guidare la redditività
- valutare i costi
- ottenere approfondimenti strategici
NetSuite
Il budget di progetto, un fattore chiave nella gestione del progetto
Come avete capito, è molto importante dedicare il tempo e l'attenzione necessari allo sviluppo della strategia di progetto. È necessario prendere in considerazione diversi fattori, tra cui il tempo, le risorse finanziarie, gli obiettivi e le risorse umane.
Le soluzioni presentate sopra vi permetteranno di snellire la vostra organizzazione, migliorare la gestione e il monitoraggio dei vostri progetti.
Sta a voi trovare quella o quelle più adatte a voi. Fateci sapere come gestite il vostro budget di progetto!
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