La guida definitiva per creare una roadmap di progetto perfetta
Oggi, molti project manager utilizzano metodi agili per suddividere i progetti di grandi dimensioni in attività semplici e più gestibili, chiamate sprint.
Una roadmap di progetto è uno strumento visivo progettato per aiutarli a pianificare e tenere traccia di queste attività.
Più di un semplice diagramma di Gantt o di una lavagnaKanban , una roadmap di progetto ottimizza la produttività del team in tempo reale.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una roadmap di progetto? Come si fa a crearne una? E quali sono gli strumenti migliori per gestire le roadmap di progetto?
Ecco una guida completa sulle roadmap di progetto:
Cos'è una roadmap di progetto?
Definizione
Una roadmap di progetto è uno strumento visivo che fornisce un piano strategico degli obiettivi e dei risultati di un progetto entro una scadenza. Si tratta di una guida che elenca tutte le attività del programma pianificato che devono essere completate per progetti specifici in base all' iterazione e all' integrazione continua.
Le roadmap di progetto sono utilizzate per dettagliare le fasi e fare proiezioni realistiche e logiche delle fasi principali di un progetto e della sua evoluzione.
Inoltre, devono includere obiettivi, milestone, deliverable, risorse e tempistiche per una struttura di ripartizione dei passi da compiere.
Ecco un esempio di roadmap di progetto:
Nella gestione agile dei progetti, le roadmap dei progetti sono concepite secondo il famoso modello a V. In caso di incidente o anomalia, il modello a V evita di tornare alle fasi precedenti. Inoltre, le roadmap dei progetti sono strutturate in sprint iterativi piuttosto che in una semplice metodologia di calendario statico.
Nella gestione scrum, le roadmap di progetto possono essere utilizzate per anticipare e dare priorità ai progetti. In questo modo tutti gli stakeholder sono aggiornati sui progetti, con una logica di obiettivi e risultati piuttosto che di caratteristiche o scadenze.
Vantaggi dell'utilizzo di una roadmap di progetto
Sia le startup che le grandi aziende possono utilizzare le roadmap dei progetti. La costruzione di roadmap consente alle aziende di migliorare la gestione del portafoglio progetti. E, di conseguenza, questo ottimizza
- La gestione del tempo, per avere una visione chiara dell'avanzamento del progetto e delle scadenze,
- Gestione delle risorse, per gestire le risorse assegnate a ogni deliverable,
- Gestione dei rischi durante le fasi critiche del progetto,
- gestione delle modifiche con note di rilascio basate su rapporti periodici.
L 'utilizzo di una roadmap di progetto implica la definizione di un calendario sistematico per ogni fase del progetto. Così facendo, avrete maggiori possibilità di completare gli obiettivi prima delle scadenze, grazie all'efficace modalità di pianificazione delle risorse.
Questo è possibile solo se il " backlog" è gestito perfettamente. Il backlog può essere descritto come un elenco di compiti (un'esigenza) fondamentali per completare un progetto.
In base al tipo di progetto, il consiglio di amministrazione può monitorare la fattibilità di ogni progetto e stabilire delle linee guida. Il backlog può poi essere utilizzato dai team per vedere quali sono i requisiti e i vincoli di ogni progetto.
Differenza tra una roadmap di progetto e un piano di progetto
Una roadmap di progetto presenta una panoramica di alto livello della programmazione e delle consegne di un progetto in un arco di tempo. Tuttavia, non entra nei dettagli di ogni attività. Viene utilizzata semplicemente per mostrare lo stato del progetto da un'unica prospettiva.
Un piano di progetto, invece, elenca i dettagli di ogni attività di un progetto. I piani di progetto vengono utilizzati dai project manager per assegnare i compiti ai membri del team e per seguire da vicino i dettagli di un progetto. Nei piani di progetto si possono trovare informazioni quali, ad esempio, i nomi dei clienti, i requisiti di formazione specifici e i piani di assunzione del personale.
Come creare una roadmap di progetto in 4 fasi
1. Analizzare l'esistente e gli obiettivi chiave
Questo primo passo consiste nell' identificare le azioni già in corso. Il coinvolgimento di tutte le parti interessate è essenziale per garantire una buona gestione del progetto e per assicurare che la vostra roadmap sia parte di una modalità di progetto collaborativa. È inoltre opportuno fissare degli obiettivi per la roadmap del progetto, nella speranza che possano essere facilmente raggiunti nei tempi previsti.
Ad esempio, si può descrivere ogni progetto sotto forma di scheda che includa :
- gli scopi e gli obiettivi,
- le risorse (interne ed esterne) e il budget assegnato,
- le persone coinvolte e il livello di avanzamento,
- i risultati da raggiungere
- la tabella di marciainiziale .
2. Analizzare i rischi
Anche se non tutti, è importante avere un'idea dei rischi che il progetto potrebbe avere, per rispettare il più possibile la tempistica pre-pianificata.
Se c'è spazio per i ritardi, si lascia spazio alla flessibilità, nel caso in cui si debba riorganizzare l'ordine delle attività per creare meno pressione sugli stakeholder. Il che porta a,
3. Definire le priorità dei progetti
Il terzo passo consiste nell' anticipare i progetti futuri in modo da poterli integrare nella road map. Nuovi progetti web o IT, lancio di prodotti, cambio di servizi. Pensate a breve, medio e lungo termine e stabilite le priorità in base al ROI (ritorno sull'investimento) previsto e potenziale.
4. Creare la roadmap
È in questa fase che la roadmap del progetto inizia a prendere forma. Impostate un metodo agile e un backlog per ogni team leader. Questo include: un elenco di compiti, milestone, budget e risorse allocate, sprint e obiettivi, date di scadenza e fasi di reporting, tempistiche, ecc...
Il miglior software per gestire le roadmap di progetto
Oggi esistono molte soluzioni di project management che possono essere utilizzate per creare roadmap di progetto. Ecco 3 software che si distinguono per la loro agilità nella gestione dei progetti.
Wrike
Wrike è un software di gestione dei progetti basato sul cloud che aumenta la produttività e la collaborazione. Wrike aiuta i team a stabilire le priorità, a gestire e a fare rapporto sui progetti, consegnando più lavoro in meno tempo.
Wrike fornisce modelli di roadmap che potete utilizzare per organizzare e dare priorità alle attività di sviluppo per team, funzione e trimestre. Aggiungete campi personalizzati per etichettare le attività con priorità, entrate previste, team o altri filtri. Visualizzate il progetto come un diagramma di Gantt per avere una panoramica dell'intera tempistica di sviluppo del prodotto.
Wrike
monday.com
monday.com è un software di gestione del lavoro basato sul cloud che potete utilizzare per gestire le roadmap dei vostri progetti.
Grazie al suo sistema di tabelle personalizzabili, potete gestire i vostri compiti e sottocompiti utilizzando uno strumento visivo e intuitivo. Una volta identificati i progetti, assegnate a ciascuno di essi le risorse e il budget necessari.
Questo strumento di gestione dei progetti fa un ulteriore passo avanti, fornendo funzioni di gestione del tempo (per rispettare le scadenze dei progetti) e offrendo diverse visualizzazioni delle tabelle, ad esempio con un diagramma di Gantt.
monday.com
Clarizen
Clarizen è un software di gestione dei progetti basato sul web che collega conversazioni, attività e progetti dei dipendenti in un ambiente collaborativo unico.
L'elenco delle funzionalità di Clarizen include :
- monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento delle attività
- revisione, prioritizzazione e validazione di un portafoglio progetti
- gestione migliorata dei problemi
- gestione della roadmap, ecc.
Collegate Clarizen con Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel e altri strumenti per una produttività ancora maggiore.
Clarizen
Articolo tradotto dall'inglese