Controllo del progetto: compiti, definizione e metodi di una fase centrale della gestione del progetto
Un controllo adeguato dei progetti garantisce un avanzamento regolare e assicura la produttività e la redditività dell'azienda.
Ma cos'è il controllo dei progetti? Quali sono i compiti di questa fase essenziale nella realizzazione di un progetto? Quali metodi e strumenti esistono per monitorare un progetto?
I vantaggi sono molteplici: ottimizzazione dei tempi, risparmio economico, competitività, efficienza e soddisfazione da parte del cliente, del committente e dei vostri team.
Che cos'è il controllo del progetto?
Definizione
La realizzazione di un progetto dipende soprattutto da una buona pianificazione e gestione del progetto. Il project controlling è una fase fondamentale della gestione del progetto e controlla la corretta gestione delle attività e il rispetto delle scadenze, dei costi e della qualità.
Secondo la norma DIN 69901, il controllo del progetto serve a "garantire il raggiungimento di tutti gli obiettivi del progetto". I compiti del project controlling sono quindi un ciclo costante tra misurazione e confronto degli scostamenti durante tutte le fasi di gestione del progetto, ovvero dalla definizione del progetto al suo completamento. Il controllo del progetto è quindi necessario per
- misurare l' avanzamento di un progetto in relazione alle previsioni, al budget assegnato e alle risorse materiali e umane disponibili;
- anticipare, visualizzare e correggere le deviazioni in tempo reale e quindi essere in grado di gestire i colli di bottiglia e i ritardi delle risorse.
Nel controllo dei progetti si distingue tra controllo operativo e strategico. Il controllo operativo dei progetti è suddiviso in due sottoaree: Controllo di un singolo progetto e Controllo operativo di più progetti.
Controllo operativo del progetto
Controllo di un singolo progetto
Come suggerisce il termine, il controllo di un singolo progetto viene utilizzato per controllare e monitorare un singolo progetto all'interno dell'azienda, al fine di garantire che il progetto venga eseguito correttamente.
Controllo operativo multiprogetto
Il controllo operativo multiprogetto, invece, si concentra su un periodo di tempo. Diversi progetti con diversi gradi di completamento e scadenze vengono controllati insieme per ottimizzare il coordinamento dei diversi processi di progetto.
I metodi del controlling operativo multiprogetto sono simili a quelli del controlling individuale, con la differenza che questo controlling monitora più progetti contemporaneamente.
Controllo strategico del progetto
Noto anche come controlling strategico multiprogetto o controlling di portafoglio, il controlling strategico di progetto si occupa di fornire informazioni e strumenti per costruire gli elementi costitutivi di un progetto, o di stabilire le priorità, valutare e prendere decisioni.
Quali sono gli obiettivi del project controlling?
- Raggiungere gli obiettivi del progetto in modo efficace,
- Misurare i progressi per visualizzare lo stato attuale del progetto,
- Riconoscere le deviazioni (confronto tra obiettivi ed effettivi) dal piano di progetto,
- Proporre misure correttive per la gestione del progetto,
- Documentare i risultati in un rapporto sullo stato del progetto,
- comunicare i risultati agli stakeholder, ai team, ai clienti, ecc.
Quali compiti comporta il controllo del progetto?
A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, del progetto e del numero di persone coinvolte, è necessario monitorare la qualità, il progresso e il successo del progetto in ogni fase del suo sviluppo. Il controllo del progetto può essere svolto dal project manager stesso o da uno o più project controller - anche questo dipende dalle dimensioni dell'azienda e del progetto.
Il controllo del progetto comprende i seguenti compiti:
- Controllo e pianificazione del progetto,
- controllo delle consegne per quanto riguarda la qualità, le scadenze, le risorse e i costi,
- monitoraggio degli indicatori di performance e dei KPI
- Controllo della corretta applicazione dei metodi di gestione del progetto,
- coordinamento di eventuali misure contro le deviazioni dal piano di progetto.
Cosa fa esattamente un project controller?
Il project controller è responsabile della gestione dell'avanzamento del progetto (aggiornamento, pianificazione, controllo). Il project controller svolge quindi un ruolo chiave nel successo complessivo di un progetto, senza prendere decisioni strategiche.
Comunica con i vari referenti della gestione del progetto e trasmette le informazioni importanti alle persone interessate. In qualità di garante della qualità, analizza le cifre chiave all'interno di un quadro temporale e di budget definito.
Ecco un elenco non esaustivo dei suoi compiti abituali:
- Preparare un rapporto aggiornato sullo stato del progetto durante le riunioni,
- Monitoraggio delle misure in corso e rispetto delle scadenze,
- Mantenere il quadro metodologico dei progetti,
- Riassumere e condividere le informazioni con i manager,
- Definizione di indicatori chiave di prestazione (KPI) e preparazione di rapporti sui risultati sotto forma di cruscotti,
- Preparazione di rapporti finanziari,
- Fornire supporto e assistenza agli utenti del software.
Con un forte spirito di squadra, porta una visione strutturata del progetto e presta grande attenzione ai dettagli. Il successo dell'implementazione di un progetto dipende in larga misura dal project controller, in quanto la sua presenza ha portato a importanti risparmi di tempo quando pianificazione, tempo e priorità coincidono.
Metodi ed esempi di project controlling
Il project controlling si basa anche su vari strumenti e metodi per monitorare e supervisionare l'avanzamento del progetto. Esiste un metodo corrispondente per ogni fase del progetto, che dipende anche da vari parametri, come ad esempio
- Dimensione e area dell'azienda,
- dimensioni del team
- rilevanza e dimensione del progetto
- indicatori di performance disponibili, ecc.
Di seguito vi mostriamo alcuni esempi di metodi che potete utilizzare nelle varie fasi di avanzamento del progetto.
La struttura di scomposizione del lavoro (WBS)
La struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è di grande aiuto nella pianificazione del progetto. Con questo metodo, l'intera struttura del progetto viene suddivisa in sottoattività basate su pacchetti di lavoro (task). In questo modo si crea una sequenza logica tra i singoli compiti del progetto e si favorisce la definizione delle priorità, la reazione ai ritardi e la comunicazione tra i team nel corso del progetto.
L'analisi del patrimonio netto (NWA)
L' analisi del valore netto (Net Worth Analysis, NWA) è un metodo di pianificazione comune alle aziende per prendere decisioni quando non è possibile trovare criteri oggettivi e finanziari per una decisione chiara. Analizza ogni singola alternativa di progetto e le classifica o stabilisce un ordine di priorità sulla base dei valori di utilità (ad esempio, una scala da 1 a 5). È necessario definire in anticipo i criteri per le alternative comparabili, in modo che i responsabili delle decisioni (ad esempio i clienti) possano indicare le loro preferenze.
L'analisi del valore stimato (EVA)
L 'Earned Value Analysis (EVA ) è un metodo per misurare il budget e le prestazioni nel corso di un progetto. Questa tecnica mette a confronto i costi, le scadenze del progetto e i tassi di produttività previsti ed effettivi. L'EVA viene presentata sotto forma di un grafico che mostra le curve del valore pianificato, dei costi effettivi e della corrispondenza tra questi due dati, che risulta nel valore guadagnato.
Il confronto tra obiettivi ed effettivi
Il confronto obiettivo/effettivo è uno strumento di controllo che confronta i costi target con i costi sostenuti in un periodo specifico (costi effettivi). Con l'aiuto di questo confronto, è possibile determinare una deviazione dai costi effettivi e risalire alla sua causa.
L'analisi dei rischi
L' analisi dei rischi deve essere documentata durante l'intera realizzazione del progetto. Questo metodo piuttosto esteso riunisce tutte le attività per il riconoscimento e la gestione di eventi di qualsiasi tipo. Valuta regolarmente le cause e le conseguenze del loro impatto sull'avanzamento del progetto e le classifica in base alla loro criticità.
L'analisi delle tendenze delle milestone (MTA)
Anche l' analisi delle tendenze delle milestone (MTA) è un metodo di controllo del progetto e viene utilizzata per riconoscere tempestivamente i ritardi. L'MTA è presentata sotto forma di diagramma che consente di riconoscere chiaramente i ritardi delle milestone. Ciò richiede scadenze ben definite per ogni milestone. Secondo la norma DIN 69900, le milestone sono definite come "eventi di particolare importanza" e possono essere, ad esempio, il completamento di un pacchetto di lavoro. L'analisi dell'andamento delle milestone è soprattutto uno strumento importante per orientare l'andamento delle prestazioni di un progetto.
Monitoraggio e controllo
Come abbiamo visto, il successo di un progetto dipende dal controllo dei tempi, del budget e delle risorse disponibili.
Controllare un progetto significa anche utilizzare le conoscenze dei team, comunicare in ogni momento lo stato di avanzamento del progetto ed eseguire un rigoroso follow-up. Riunioni regolari, relazioni e l'uso di software di gestione dei progetti sono elementi che consentono di reagire in modo efficiente agli imprevisti e di portare a termine con successo tutte le attività.
Articolo tradotto dal tedesco