Mai sforare il budget con la gestione dei costi di progetto: La nostra guida

Uno degli aspetti più importanti della gestione di un progetto è mantenere i costi entro i limiti stabiliti dal budget del progetto. Ma anche i project manager più esperti a volte non possono fare a meno di chiedersi: come garantire un'efficace gestione dei costi del progetto?

Questo difficile equilibrio tra l'allocazione delle risorse e il controllo dei costi deve essere una delle questioni centrali affrontate dal team di progetto fin dalla fase di pianificazione.

Continuate a leggere per saperne di più su cosa sia la gestione dei costi, su come il vostro progetto possa trarre vantaggio da una pianificazione efficace dei costi e sulle fasi e gli strumenti per gestirli in modo efficace.

Vedere tutti i software Project management

Che cos'è la gestione dei costi di progetto?

La gestione dei costi di progetto è il processo di definizione di una stima delle risorse necessarie per completare il progetto, di pianificazione del budget dei costi e di gestione delle spese durante l'intero ciclo di vita del progetto per mantenere i costi totali entro i limiti stabiliti.

La gestione dei costi è essenziale nella gestione dei progetti. Indipendentemente dall'attività o dall'area del progetto, il successo del progetto può essere misurato con le 4 domande elencate di seguito:

• I risultati coprono l' ambito del progetto e sono conformi ai suoi requisiti?
• Soddisfano gli standard di qualità?
• È stato completato entro i tempi stabiliti per il progetto?
• È stato completato entro il budget assegnato al progetto?

Finché il project manager non può garantire una risposta positiva a queste 4 domande, il progetto non può essere considerato un successo completo.

In che modo i vostri progetti possono beneficiare di un'attenta gestione dei costi?

Ci sono molte ragioni per cui la gestione dei costi è considerata una parte essenziale della gestione dei progetti. Il budget del progetto ha una notevole influenza sugli obiettivi del progetto e sulle decisioni chiave durante il suo ciclo di vita.

Determina se gli altri 3 obiettivi sono raggiungibili (ambito, ritardi, qualità). Se i costi sostenuti dal progetto non sono coerenti con questi obiettivi, è probabile che i risultati ottenuti non soddisfino le aspettative del cliente, sia che vengano raggiunti in eccesso che in difetto.

Il controllo dei costi genera alcune importanti metriche (chiamate anche Key Performance Indicators o KPI) da tenere sotto controllo per misurare le prestazioni e i progressi del progetto, facilitando la comunicazione con gli stakeholder e garantendo che si stia andando nella giusta direzione.
In generale, la gestione dei costi di progetto consente di:

• Assicurarsi che le parti interessate e lo sponsor del progetto comprendano e concordino i requisiti chiave e gli standard di qualità,
• Tenere sotto controllo l' avanzamento del progetto in tempo reale per migliorare il processo decisionale e le previsioni di superamento dei costi,
• Comunicare chiaramente con gli stakeholder sull'andamento del progetto, assicurandosi che il progetto sia in linea con le loro aspettative,
• Tracciare KPI come il ritorno sull'investimento (ROI) per misurare e registrare il successo delle vostre decisioni per i progetti futuri.

La gestione dei costi del progetto è facile?

La gestione dei costi può porre non poche sfide e può persino essere un compito scoraggiante nei progetti di grandi dimensioni. Per quanto sia essenziale per il buon andamento del progetto, è difficile che venga effettuata correttamente.

Il project manager è il responsabile della gestione dei costi in ogni fase del progetto. Deve avere una conoscenza sufficiente dei rischi e della portata del progetto e utilizzare strumenti adeguati. In caso contrario, potrebbero verificarsi alcuni dei problemi più comuni associati a una cattiva gestione dei costi, tra cui:

• Stima dei costi imprecisa: se il project manager non è in grado di valutare appieno le spese necessarie per completare il progetto, o se mancano informazioni per un progetto specifico, può arrivare a stime imprecise. Ciò significa che potrebbero essere sostenuti costi aggiuntivi per completare il progetto.
• Scarso controllo dei costi: se il project manager non tiene traccia delle spese in tempo reale o se non adotta un approccio proattivo alla gestione dei rischi, lo sviluppo del progetto potrebbe incontrare ostacoli, causando ritardi o, peggio, l'abbandono totale del progetto.

L 'accuratezza e la tracciabilità sono due delle sfide più importanti per una gestione efficace dei costi. Per questo motivo, i project manager devono seguire i passi giusti ed essere dotati degli strumenti adeguati per svolgere correttamente il loro ruolo.

Come implementare la gestione dei costi nel vostro progetto

La gestione dei costi è un processo continuo che deve essere integrato nell'intero ciclo di vita del progetto. I budget e le stime devono essere rivisti regolarmente con un controllo accurato dei costi per riflettere meglio le esigenze attuali e future del progetto.

Ci sono 4 fasi per costruire un piano di gestione dei costi: pianificazione delle risorse, stima dei costi, budgeting e controllo. Nel caso in cui si verifichino cambiamenti nel corso del progetto, potrebbe essere necessario tornare a una fase precedente e ricominciare il ciclo.

1. Pianificazione delle risorse

Questa fase è parte integrante della pianificazione del progetto e deve essere eseguita prima dell'inizio dello sviluppo del progetto. Nella pianificazione delle risorse, l'obiettivo è stabilire un quadro completo di tutte le risorse necessarie per completare il progetto.

La natura di queste risorse può essere varia: comprende sia risorse umane (dipendenti, membri del team, consulenti...) sia risorse fisiche (materiali, attrezzature, denaro...).

Affinché questo inventario sia il più completo possibile, potrebbe essere necessario suddividere il progetto in parti più piccole: progettate la Work Breakdown Structure (WBS) per determinare quali compiti sarebbero necessari per completarli, chi potrebbe occuparsene utilizzando quali strumenti e risorse.

Per garantire che non manchi nulla, assicuratevi di promuovere la collaborazione: chiedete ai membri del team e alle altre parti interessate la loro opinione, guardate i dati storici e i progetti simili, e assicuratevi di rimanere in contatto con le realtà sul campo (tra cui la stagionalità, i vincoli di tempo...).

2. Stima dei costi

Una volta elencate tutte le risorse, è necessario stimarne il costo. L'obiettivo è quello di essere il più precisi possibile, poiché alcune imprecisioni possono facilmente trasformarsi in problemi più seri da affrontare in futuro.

Per calcolare il costo delle risorse, si deve tenere conto di quanto segue:

• Il loro prezzo (salari e costi di assunzione, costi di base, costi di spedizione e movimentazione...)
• gli eventuali prerequisiti per ottenere o utilizzare la risorsa
• Il periodo di tempo in cui è necessario che la risorsa sia disponibile.
• Le ipotesi e i rischi associati alla risorsa.

Ci sono molti modi per stimare i costi. Si può scegliere tra:

• Sommare il costo individuale di ogni risorsa o attività per calcolare il costo totale del progetto. Questo approccio dal basso verso l'alto è la strada da seguire se non avete modo di confrontare il vostro progetto con altri.
• Iniziare con una stima globale e dividere il totale tra le attività in base al loro grado di importanza o di spesa richiesta. Questo metodo top-down funziona meglio se avete già condotto progetti simili in passato.

Questa fase sarà probabilmente la più lunga del processo di gestione dei costi, soprattutto se non avete accesso a dati affidabili. Ma prendersi il tempo necessario è fondamentale, visto che le imprecisioni porteranno quasi sempre a ritardi e ulteriori spese, oltre a minare la fiducia che gli stakeholder hanno riposto nel contratto.

3. Preventivo di spesa

La stima dei costi è essenziale, ma la cifra da sola non ha alcun significato se non è correttamente integrata nel ciclo di vita del progetto. Questa fase mira a descrivere i flussi di cassa durante il progetto, ovvero quali risorse saranno assegnate a quali compiti e quando.

Questo aiuta l'organizzazione ad assicurarsi che siano disponibili risorse sufficienti quando necessario, per non ostacolare l'avanzamento del progetto. Garantisce che i contanti, le attrezzature e i membri del team siano in grado di svolgere i loro compiti a tempo debito e che tempo e denaro non vadano sprecati lungo il percorso.

Un solido budget di progetto può essere utilizzato anche come strumento di monitoraggio. I project manager possono usarlo per stimare quanto valore è stato creato in ogni fase del progetto e pianificare in anticipo per garantire che il progetto non esaurisca le risorse.

4. Controllo dei costi

Con le stime dei costi e il budget del progetto già pronti, potete facilmente monitorare l'avanzamento del progetto e assicurarvi che si svolga secondo il piano di gestione dei costi. È possibile stimare se il progetto rispetterà il budget e creerà valore utilizzando metodi come l' Earned Value Management (EVM).

Questo approccio utilizza 3 variabili associate a ciascuna attività per misurare le prestazioni:

• Valore pianificato (PV): il contributo previsto di ogni attività al progetto complessivo.
• Earned Value (EV): il valore effettivamente creato dall'attività
• Costo effettivo (AC): i costi associati all'attività sostenuti fino a quel momento.

PV ed EV possono essere moltiplicati per il tasso di completamento programmato o effettivo dell'attività per un monitoraggio in tempo reale. Il confronto di questi indicatori può aiutare a determinare se si è in ritardo rispetto al valore creato dal progetto fino a quel momento.

I migliori strumenti per la gestione dei costi di progetto

Le soluzioni software innovative possono aiutarvi a tenere sotto controllo il progetto e a confrontare i progressi effettivi con le stime iniziali. Rendono più semplice la stesura dei rapporti e la pianificazione, consentendovi di dedicare più tempo al lavoro con i vostri team.

• Software di gestione dei progetti: soluzioni all-in-one per gestire le risorse, la pianificazione e possono essere utilizzate come piattaforme di collaborazione interattiva.
• Software ERP: Le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali consentono di centralizzare i dati per gestire le risorse umane, la contabilità, la fatturazione e altro ancora in un unico luogo.
• Software di gestione delle risorse: questi strumenti consentono di visualizzare le risorse disponibili in tempo reale.
• Software di pianificazione: grazie a queste soluzioni professionali è possibile gestire con facilità pianificazioni complesse.

Vedere tutti i software Project management

Riflessioni finali

Ora siete pienamente consapevoli dell'importanza della gestione dei costi di progetto. Se le risorse e i costi sono valutati in modo accurato e completo, il budget di progetto può essere utilizzato come una bussola affidabile per i project manager per tenere traccia dei progressi.

Rimanete un passo avanti utilizzando le soluzioni aziendali, e i vostri sforamenti dei costi saranno una reliquia del passato!