Le migliori pratiche per una gestione di successo dei progetti IT
Con la trasformazione digitale, gli strumenti aziendali stanno cambiando: ora è necessario avere un sito web, gestire i social network, impostare un nuovo software di elaborazione delle paghe, digitalizzare i documenti...
Tuttavia, per molte aziende non specializzate in informatica o tecnologia digitale, l'implementazione di queste soluzioni può rappresentare un vero e proprio percorso a ostacoli. L'investimento è notevole (energia, tempo, denaro...) e la posta in gioco è alta per l'azienda, ma l'implementazione di questi strumenti a volte si conclude con un fallimento.
Come garantire il successo di un progetto IT? Esistono metodi da seguire e strumenti di project management che possono aiutarvi ad affrontare questi progetti con maggiore tranquillità.
Che cos'è la gestione dei progetti?
Si parla spesso di "lavorare in modalità progetto" o di "gestione del progetto" e, anche se questo approccio sembra essere comune nelle aziende, cosa significa veramente?
Il project management è l'insieme delle attività volte a organizzare il buon funzionamento di un progetto e a raggiungerne gli obiettivi. Comporta l'applicazione di metodi, tecniche e strumenti di gestione specifici alle varie fasi del progetto.
Un progetto va quindi visto come una successione di fasi da portare a termine utilizzando gli strumenti per raggiungere gli obiettivi prefissati entro un determinato lasso di tempo.
Questa definizione evidenzia 3 pilastri su cui basare una buona gestione del progetto:
- L'organizzazione del progetto
- I metodi utilizzati
- Un buon strumento di gestione del progetto
Pianificazione: la chiave per una gestione efficace del progetto
Un progetto deve essere chiaramente definito e organizzato in anticipo, per garantire che si svolga senza intoppi. Il fattore tempo è uno dei vincoli più importanti per l'organizzazione di un progetto. Come ottimizzare le risorse nel tempo a disposizione per garantire il rispetto delle scadenze? La chiave per organizzare un progetto nel tempo è la pianificazione.
Questa pianificazione si basa su due aspetti: una progettazione che comprende tutti i lavori da eseguire e un monitoraggio rigoroso.
Costruzione e progettazione del progetto
Definizione delle fasi
Innanzitutto, è necessario suddividere il progetto in diverse fasi, che possono assumere la forma di elenchi di compiti, come ad esempio: progettazione, parametrizzazione, test, lancio e così via.
Successivamente, è necessario elencare in modo esaustivo tutti i compiti da svolgere in ciascuna di queste fasi, comprese le azioni di tutti i partecipanti.
La natura stessa del progetto avrà un impatto sul monitoraggio e, in particolare, sul livello di scomposizione del progetto. È necessario anticipare e proiettarsi nel monitoraggio del progetto per definire il livello di dettaglio appropriato. Lo stesso progetto può essere suddiviso in 150 o 50 attività, ma ciò non implica lo stesso grado di dettaglio nel monitoraggio.
Per questo esercizio, si potrebbe preferire l'utilizzo della vista Kanban (elenchi di attività), che facilita la visualizzazione della completezza delle attività e delle azioni da svolgere.
Esempio di vista Kanban
È quindi necessario poter passare da questa vista Kanban a una vista di pianificazione per portare avanti la pianificazione. Infatti, è essenziale pianificare e visualizzare le attività nel tempo per convalidare la coerenza delle azioni, il loro parallelismo e la loro programmazione.
Esempio di vista di pianificazione
Per evitare di dover creare e aggiornare da soli queste due viste, uno strumento flessibile di gestione dei progetti può aiutarvi offrendo diverse viste dello stesso progetto.
Sequenza
I vincoli e i requisiti del vostro progetto devono essere tracciati su questa tabella di marcia. L'idea è quella di creare un' architettura per il progetto, per garantire che le azioni siano adeguatamente collegate tra loro.
Ad esempio, è necessario creare un collegamento che indichi la dipendenza tra due attività, dove l'inizio di una dipende dal completamento dell'altra.
È inoltre necessario creare delle pietre miliari per segnare le scadenze importanti che non possono essere spostate.
Nel caso della gestione dei progetti informatici, questa fase è particolarmente importante, in quanto comporta la considerazione di fattori che possono influenzare la durata del progetto, come l'implementazione di test prima del lancio.
Stabilendo questi collegamenti, il progetto va oltre la semplice successione di compiti e assume una forma più completa, consentendo una gestione più efficace. Una rappresentazione visiva dei diversi elementi è quindi essenziale.
In generale, è necessario trovare il giusto equilibrio tra completezza e leggibilità. Con uno strumento di gestione dei progetti semplificato, la pianificazione diventa più facile da preparare e utilizzare.
Una volta preparato il progetto, il lavoro non si ferma qui. Una volta avviato, il progetto deve essere monitorato per assicurarsi che tutto proceda nel migliore dei modi in termini di rispetto degli obiettivi e delle scadenze.
Monitoraggio del progetto
Il monitoraggio del progetto si basa sui dati forniti dalle persone coinvolte nel progetto e sull'uso corretto di questi dati da parte del project manager. Per un monitoraggio efficace, i membri del progetto devono poter condividere e aggiornare facilmente le informazioni.
I vari attori (e soprattutto il project manager) devono essere in grado di vedere facilmente quali attività sono state completate, quali sono in ritardo, quali sono in corso, l'eventuale impatto sulla tabella di marcia complessiva e quali sono le attività ancora da svolgere. L'accesso alla schedulazione incoraggia tutte le persone coinvolte nel progetto a investire in esso, in quanto consente loro di misurare il ruolo e l'impatto delle loro attività sul progetto nel suo complesso.
Gli utenti devono avere familiarità con l'output, cioè identico o molto simile al sistema di inserimento dei dati. In questo modo sarà ancora più facile riassegnare i compiti in base ai vincoli di disponibilità delle varie persone coinvolte e ridefinire le priorità.
Per migliorare l'efficienza, è necessario disporre di programmi chiari e soprattutto visivi. Si può preferire l'uso di un diagramma di Gantt per mostrare la programmazione e le interazioni tra le attività nel tempo, e per anticipare gli interventi dei vari attori, i ritardi e il loro impatto sulla pianificazione complessiva.
Esempio di visualizzazione di un diagramma di Gantt
Gli imprevisti possono accadere. È quindi essenziale che la pianificazione possa essere modificata in tempo reale, in modo da poter vedere immediatamente l'impatto di ogni modifica sul progetto nel suo complesso.
Ad esempio, se un membro del progetto è assente, il compito deve essere spostato alla persona interessata o assegnato a qualcun altro? Semplicemente spostando un programma modificabile, è possibile misurare l'impatto di ogni opzione e scegliere la migliore.
Una buona comunicazione, la chiave del successo del progetto
Una gestione efficace del progetto richiede anche l'adozione di metodi specifici. L'approccio principale è la condivisione delle informazioni e la trasparenza, e più specificamente la comunicazione.
In un progetto con diversi partecipanti, questo può sembrare ovvio. Tuttavia, è importante che questa comunicazione sia efficace, e non è così semplice. I membri del progetto possono trovarsi rapidamente sommersi dai messaggi o perdere informazioni cruciali.
Rendere le informazioni accessibili
L'obiettivo della comunicazione è condividere le informazioni. Per semplificare la comunicazione, è già importante che le informazioni siano accessibili a tutti. È essenziale mettere le informazioni a disposizione di tutti i membri del progetto, in modo che ognuno sia consapevole delle proprie azioni, delle scadenze principali, del calendario generale e degli sviluppi del progetto.
Quando si lavora con persone esterne all'azienda, questo accesso alle informazioni è ancora più importante.
Gestire tutti gli aspetti di un singolo progetto su una piattaforma digitale come uno strumento di project management significa centralizzare le informazioni e renderle accessibili in qualsiasi momento. Può anche essere opportuno definire i diritti di accesso in base al profilo di ciascun membro, per trovare il giusto equilibrio tra trasparenza e riservatezza.
Comunicazione su misura
Anche la comunicazione deve essere bidirezionale, poiché tutti contribuiscono al progetto. Ogni membro deve essere in grado di sensibilizzare e avvisare gli altri membri del progetto, in particolare il project manager. Questo è fondamentale affinché il project manager abbia accesso a tutte le informazioni, sia reattivo e aggiorni il progetto di conseguenza.
Anche la frequenza della comunicazione è fondamentale, perché bisogna fare attenzione a non sollecitare troppo i propri contatti, altrimenti si rischia di affogarli in informazioni non di qualità.
In questo ambito non esistono regole o meccanismi automatici, perché dipende dalle fasi del progetto, dal suo ritmo, dal suo stato di avanzamento (in ritardo o puntuale) e dallo stile di gestione prevalente nell'azienda...Bisogna anche sapere come gestire i ritmi e i vincoli di ogni persona (telelavoro, ferie, altri progetti, ecc.).
Tuttavia, può essere utile prendersi un po' di tempo per definire in gruppo il modo in cui ciascuno gestisce la comunicazione, per condividere le migliori pratiche e concordare il modo migliore di operare.
Con la moltiplicazione dei canali di comunicazione in azienda, tutti sono chiamati in causa in ogni momento e rischiano di perdere concentrazione ed efficienza. È quindi meglio utilizzare un'unica piattaforma per centralizzare la comunicazione su un progetto.
Il consiglio dell'esperto: quando si parla di comunicazione, bisogna trovare il giusto equilibrio tra completezza, accessibilità e frequenza. Attenzione: il meglio è nemico del bene!
Scegliere gli strumenti giusti
Criteri per la scelta di uno strumento
Come si fa a mettere in atto una pianificazione e una comunicazione efficaci, a gestire un progetto dall'inizio alla fine e a garantirne il corretto svolgimento? Le aziende spesso utilizzano uno strumento di gestione dei progetti che consente di gestire tutti questi aspetti con un'unica piattaforma.
Esistono strumenti altamente specializzati nella gestione dei progetti, ma perché non optare per uno strumento accessibile e trasversale? Con uno strumento intuitivo e facile da usare, la gestione dei progetti può partire alla grande. Investendo in uno strumento di gestione dei progetti completo, si può essere certi che sarà redditizio, poiché può essere utilizzato per gestire tutte le attività aziendali e di supporto.
Il valore aggiunto di uno strumento di gestione dei progetti è la sua flessibilità. Deve consentire di vedere un progetto in modi diversi, a seconda del tipo di progetto o dell'approccio richiesto.
Ad esempio, uno strumento come Beesbusy, che consente di passare da una visualizzazione Kanban (elenchi di attività) a una visualizzazione di pianificazione, permette di andare oltre nella pianificazione.
Tenete conto del vostro team quando adottate uno strumento
Quando si parla di gestione dei progetti, è importante tenere presente che la diversità dei profili che compongono la ricchezza di un team può talvolta rivelarsi problematica per il project manager. I team possono essere composti da persone con diversi background professionali, con diversi modi di lavorare e che non sono tutti esperti di project management.
Per garantire un utilizzo efficace dello strumento, e quindi più economico, è necessaria un'interfaccia che permetta a tutti di affrontare i progetti dal punto di vista più adatto (pianificazione, elenchi di attività, ecc.).
L'accesso allo strumento, e soprattutto la sua accessibilità per i membri del progetto, è quindi fondamentale per la trasmissione e la ricezione delle informazioni. Lo strumento deve essere semplice, mobile, intuitivo e persino familiare, come alcune delle applicazioni che la maggior parte di noi utilizza quotidianamente.
Per fare la scelta migliore per il vostro strumento di gestione dei progetti, create un account e provatelo! Condividetelo con il vostro team e scegliete lo strumento più adatto alle vostre esigenze.
Grazie a questi consigli, sarete in grado di dare un vero e proprio impulso alla vostra gestione dei progetti!
Articolo tradotto dal francese