5 errori comuni nella gestione dei progetti e come evitarli

Perché i progetti falliscono?

Un progetto può fallire per molte ragioni. Ogni progetto, grande o piccolo che sia, ha componenti che possono far fallire l'intera iniziativa.

Di solito non è una calamità a far perdere la strada a un progetto un tempo valido. In molti casi, piccoli errori o passi falsi fanno sì che i team fatichino a rendere possibile un'iniziativa promettente.

Quali sono quindi i principali errori che commettono i project manager (PM)? Dalla pianificazione delle risorse alla gestione dell'ambito del progetto e dei rischi, i PM devono tenere conto di molte cose quando si tratta di pianificazione ed esecuzione.

In questo articolo vi sveliamo cinque dei principali errori che possono verificarsi in un progetto e come evitarli.

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5 errori comuni nella gestione dei progetti e come evitarli

1. Una scarsa pianificazione delle risorse ha un impatto negativo sul risultato finale

Le vostre risorse sono essenziali e, per la maggior parte, limitate. La gestione strategica delle risorse è fondamentale non solo per la salute di un progetto, ma anche per la salute di un'organizzazione. Le aziende spesso competono per le risorse (persone, denaro, attrezzature, ecc.), quindi il PM deve essere strategico nell'allocarle.

Una scarsa pianificazione delle risorse si verifica quando i PM non riescono a vedere il quadro generale. Ecco alcuni dei problemi che i team possono dover affrontare a causa di una pianificazione inefficiente delle risorse:

• Carico di lavoro sbilanciato (ad esempio, un membro del team è al 95% della capacità mentre un altro è al 30% come risultato di un'assegnazione eccessiva di compiti. Questo può anche portare al burnout e alla rotazione del personale.
• Indisponibilità delle risorse (le scadenze sono influenzate dalla mancanza di risorse sufficienti).
• Bilanci gonfiati (a causa di una cattiva gestione delle risorse, si possono accumulare costi aggiuntivi per straordinari, appaltatori e altri imprevisti).

💡 Come migliorare la pianificazione delle risorse:

Trovate uno strumento che vi permetta di pianificare le risorse attraverso funzionalità come diagrammi di Gantt, calendari di squadra, dashboard e altre. Spesso, una cattiva gestione delle risorse è il risultato di una scarsa visibilità del carico di lavoro e della disponibilità, tra le altre cose.

Non si può pianificare ciò che non si vede, quindi rendete visibile il carico di lavoro e la portata dei vostri team con uno strumento di gestione dei progetti incentrato sulle risorse.

2. La mancanza di un piano di gestione del rischio è una ricetta per il disastro.

Come sottolinea il PMI, quando si parla di un piano di gestione del rischio, solo il 27% delle aziende dichiara di averne uno. Considerando tutto ciò che può andare storto in un progetto giorno per giorno, questa percentuale è molto bassa.

Ad esempio, se avete un colloquio di lavoro importante o una presentazione di prima mattina, sarebbe sensato pianificare di partire prima del solito. Il rischio di un ingorgo è troppo alto.

Inoltre, molte persone hanno un'assicurazione che le copre in caso di perdita del lavoro o di malattia. Non è che si aspettino che ciò accada, ma prevedono un piano da seguire nel caso in cui si verifichi qualcosa. Questo è un altro esempio di gestione del rischio.

Lo stesso vale per la gestione dei progetti. Tenete a mente la Legge di Murphy e partite dal presupposto che tutto ciò che può andare storto lo farà, quindi pianificatelo!

💡 Come creare un piano di gestione del rischio:

Valutare i rischi del progetto fin dall'inizio. Identificate i rischi del progetto e sviluppate un piano di risposta. In questo modo, si riducono al minimo i disguidi dell'ultimo minuto e le modifiche costose. In caso di problemi, esiste un protocollo documentato su come il team deve agire e tracciare una nuova rotta.

Uno strumento di gestione del progetto con una solida gestione documentale basata su cloud può ospitare queste informazioni, fornendo una "fonte unica, centralizzata e ufficiale".

3. La visibilità limitata del progetto crea il caos

La visibilità limitata è un killer del progetto che influisce su quasi tutti gli aspetti dell'iniziativa:

• porta a una scarsa pianificazione delle risorse,
• genera confusione su compiti e responsabilità
• impedisce ai PM di determinare la produttività delle persone,
• può causare una mancanza di allineamento con i clienti.

Nella gestione dei progetti, la visibilità si riferisce all'accessibilità delle informazioni. I membri del team sanno dove andare a cercare le risorse necessarie per il progetto? Voi, in qualità di PM, avete uno strumento che vi permette di vedere chi sta lavorando su cosa e qual è la scadenza?

Queste possono sembrare considerazioni di poco conto, ma una scarsa visibilità del progetto influisce sul flusso di informazioni, sulla responsabilità dei membri del team e può significare che i clienti non sono al corrente dello stato del progetto.

💡 Come aumentare la visibilità del progetto:

Aumentate la visibilità e migliorate il modo in cui gestite tutti i vostri progetti, dalla fase di pianificazione delle risorse e delle attività fino alla fase di feedback del cliente.

Wrike offre ai team una visione d'insieme del carico di lavoro e dello stato delle attività, oltre ad aggiornamenti in tempo reale, in modo da essere sempre informati.

Gli aggiornamenti personalizzabili e codificati per colore consentono al team di adattare lo stato delle attività ai propri flussi di lavoro. Inoltre, Wrike consente di aggiungere clienti esterni ai progetti, il che significa cicli di revisione più brevi (ovvero cicli di feedback infiniti).

4. La corruzione dell'ambito può far lievitare le scadenze del progetto

La corruzione dell'ambito è un concetto che spaventa qualsiasi project manager. Questo fenomeno si verifica quando l'ambito del progetto cambia gradualmente in seguito alle richieste dei clienti, ai processi di feedback o ad altri fattori.

Può verificarsi quando l'ambito del progetto non è ben definito o quando il PM è troppo accomodante e accetta modifiche che inizialmente non erano previste dal progetto. Secondo il PMI, quasi il 50% dei progetti sperimenta lo scope creep.

💡 Come evitare lo scope creep:

Innanzitutto, individuare le cause di questo fenomeno. State saltando le fasi iniziali del ciclo di vita del progetto, durante le quali vengono stabiliti i confini dell'ambito? Il vostro processo di gestione del cliente prevede di dire "sì" a tutto, indipendentemente dal fatto che rientri nell'ambito originario?

Per evitare lo scope creep, documentate tutti i parametri del progetto fin dall'inizio. Informate il vostro cliente su ciò che fa e non fa parte del progetto e comunicate costantemente con lui per evitare un disallineamento degli obiettivi.

5. I processi e i flussi di lavoro inefficienti sono nemici della produttività.

Riconoscete il vostro carico di lavoro e tutto ciò che è necessario per portare a termine il progetto.

Ora pensate ai processi inefficienti che rendono il vostro lavoro due volte più lungo. Forse il vostro team ha una procedura in entrata confusa o le richieste vengono inviate a così tante applicazioni diverse da rendere impossibile una buona comunicazione. Improvvisamente, vi fate pagare per il vostro tempo, ma non riuscite a integrare il vostro strumento di tracciamento del tempo con gli altri strumenti di gestione del tempo.

Flussi di lavoro inefficienti possono avere un impatto sull'avanzamento del progetto, distogliere l'attenzione dalle attività principali e coinvolgere i membri del team in lavori che non sono fatturabili o che possono essere automatizzati.

Come evitare l'inefficienza del flusso di lavoro:

Con Wrike, eliminate i flussi di lavoro inefficienti. Tutto richiede meno tempo: dal monitoraggio delle scadenze alla ricezione delle richieste, dandovi la possibilità di concentrarvi sulla realizzazione del progetto. Date priorità alle attività importanti invece di registrare le attività amministrative e di rincorrere le richieste.

Evitate il fallimento dei progetti con uno strumento di gestione flessibile e facile da usare.

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Alcuni studi hanno dimostrato che esiste un forte legame tra progetti ad alto rendimento e l'uso di strumenti digitali di gestione dei progetti. Wrike è uno strumento di gestione delle attività basato sul cloud che consente ai project manager di eseguire il lavoro dall'inizio alla fine.

Il fallimento di un progetto è comune, ma non inevitabile! Utilizzando strumenti flessibili e intuitivi, il vostro team può consegnare i progetti in tempo e rispettando il budget ogni volta!

Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. Le loro opinioni e posizioni sono personali.