Trasformazione digitale delle risorse umane nelle PMI
La trasformazione digitale nelle PMI non è più una semplice possibilità, ma un compito inevitabile per le piccole e medie imprese che vogliono rimanere competitive.
Non è raro che le aziende più piccole abbiano dubbi su come digitalizzare correttamente la propria attività. Rispettare le fasi precedenti e implementare un software HR che ottimizzi e faciliti la digitalizzazione sono le chiavi del successo del processo.
La trasformazione digitale delle risorse umane nelle PMI spagnole
All'inizio degli anni 2010, nel bel mezzo di una grave crisi economica, molte voci insistevano sul fatto che la digitalizzazione delle imprese fosse la chiave per la loro sopravvivenza. Dieci anni dopo, la trasformazione digitale delle aziende spagnole è ancora inferiore alla media europea. Secondo l'Indice dell'economia e della società digitale 2018 elaborato dalla Commissione europea, la Spagna è il decimo Paese in termini di grado di digitalizzazione del suo tessuto imprenditoriale.
Il divario è particolarmente grande nel caso delle aziende più piccole, poiché, secondo il rapporto E-Pyme dell'ONTSI, solo il 30,7% delle PMI ha digitalizzato tutte o parte delle proprie attività (rispetto al 51,4% delle aziende più grandi).
Di conseguenza, le aziende sono esposte a una progressiva perdita di competitività, dovuta alla mancata risposta alle richieste del mercato o all'inefficienza dei loro processi. La trasformazione digitale delle PMI non può più essere rimandata.
I leader delle risorse umane devono essere i primi ad adattare i loro sistemi di lavoro al nuovo ambiente digitale e osservare come il processo procede nel resto dell'azienda. Uno studio di Deloitte Human Capital Trends lo ha riassunto bene nel 2017: i leader trasformano le operazioni HR aiutando i dipendenti ad adattarsi ai nuovi ambienti di lavoro.
Fasi della trasformazione digitale per le PMI
Per realizzare un processo di trasformazione digitale di successo in qualsiasi PMI, è essenziale costruire una tabella di marcia che copra tutte le aree aziendali e gli obiettivi da raggiungere.
1. Identificare le priorità
Il primo aspetto su cui i manager delle PMI dovrebbero concentrarsi è la definizione delle esigenze e delle priorità dell'azienda. Ricordate che la trasformazione digitale non è fine a se stessa, ma è un canale per raggiungere altri obiettivi e risolvere problemi o disfunzioni individuati nel modello di business. L'azienda deve identificare chiaramente quali sono gli obiettivi aziendali della digitalizzazione e fissare i propri traguardi.
Il reparto Risorse Umane svolge un ruolo fondamentale in questo senso. Ha il compito di individuare le lacune digitali della forza lavoro e di colmarle con la formazione o con talenti esterni. Nel caso delle assunzioni, queste informazioni saranno utilizzate per sviluppare processi di reclutamento e selezione più accurati e basati sulle competenze.
2. Organizzazione adeguata dei compiti e dei dipendenti
Il fatto che un'azienda non abbia una grande struttura operativa non significa che sia esente da problemi di pianificazione e organizzazione dei compiti e delle funzioni dei dipendenti. Il rischio di duplicazione o di difficoltà di coordinamento riguarda anche le PMI.
È necessario centralizzare tutti gli aspetti organizzativi, compresa l'assegnazione dei compiti, l'orario di ciascun dipendente o le responsabilità di ciascun reparto. In questo modo, ogni membro dell'azienda può controllare rapidamente quali compiti sono in sospeso e come procedono le attività assegnate ad altri colleghi.
3. Trovare un equilibrio tra tecnologia e capitale umano
Uno degli errori più comuni quando si avvia un processo di digitalizzazione aziendale è quello di concentrare tutta l'attenzione sulle tecnologie da implementare nei diversi reparti. Naturalmente, è consigliabile scegliere le risorse tecnologiche più appropriate per ogni area di attività dell'azienda.
Ma questo non significa che i nuovi strumenti debbano sostituire il fattore umano. Uno studio condotto da Deloitte sulle PMI ha dimostrato che il principale ostacolo che esse incontrano di fronte alla digitalizzazione ha a che fare con il capitale umano: competenze digitali insufficienti, mancanza di esperienza con gli strumenti e poco tempo per imparare.
Al contrario, sono le persone, con le loro conoscenze ed esperienze, a far funzionare correttamente i sistemi digitali.
Come dimostra il rapporto Deloitte, il ritmo del processo di digitalizzazione può rallentare se sia i dipendenti che i dirigenti non fanno la loro parte per familiarizzare con i nuovi strumenti il prima possibile. Senza persone con il DNA digitale, non c'è trasformazione.
4. Coinvolgere l'intera azienda e creare una nuova cultura aziendale
In linea con il prerequisito di centralizzare il più possibile la gestione delle risorse umane, il processo di trasformazione digitale deve coinvolgere l'intera azienda fin dal primo minuto. Ci possono essere alcune aree strategiche a cui prestare maggiore attenzione nelle prime fasi di questa transizione.
Ciò non deve comportare una digitalizzazione dipartimentale o a due velocità, perché ciò porterebbe presto a disfunzioni e a una perdita di competitività per l'azienda.
È inoltre importante trasmettere il messaggio che la digitalizzazione dell'azienda non è solo un cambiamento metodologico o una scommessa temporanea. I cambiamenti introdotti riguardano tutte le aree dell'attività aziendale e i nuovi sistemi di lavoro sono destinati a rimanere.
Quali processi HR possono essere digitalizzati dalle PMI?
Migliorare l'efficienza di ogni reparto
Al di là delle specificità di ciascun reparto, l'obiettivo finale di un buon piano di trasformazione digitale è quello di farli lavorare tutti in modo più efficiente. È quindi consigliabile concentrarsi sulle aree in cui sono state osservate le maggiori disfunzioni.
Nel reparto Risorse Umane gestito dalle PMI, ad esempio, uno dei problemi più ricorrenti è la scarsa comunicazione con la forza lavoro. Altrettanto ricorrente è la perdita di tempo nella gestione di processi di routine come le richieste di ferie.
2.Tenere meglio traccia della giornata lavorativa
Questa sezione diventerà sempre più importante a causa dell'aumento dei modelli di lavoro flessibile e dell'attuazione di misure di conciliazione vita-lavoro.
Non è più necessario che l'orario di lavoro sia al 100% in ufficio, il che pone alcune sfide in termini di monitoraggio del rispetto dell'orario di lavoro, che possono essere risolte con la digitalizzazione del registro delle giornate lavorative.
3. Ottimizzare il processo di assunzione
I processi di reclutamento, selezione e assunzione richiedono una grande quantità di tempo e risorse, che possono causare gravi disagi alle PMI. La digitalizzazione di queste procedure riduce significativamente il carico di lavoro dei selezionatori.
Ciò si ottiene automatizzando i processi di ricerca dei candidati, migliorando la comunicazione tra l'azienda e i candidati e ottimizzando le valutazioni e i report.
Ricordate che i migliori programmi ATS possono lavorare contemporaneamente con decine di fonti di reclutamento per offrire una preselezione dei candidati in base a criteri precedentemente definiti.
4. Valutare l'ambiente di lavoro
Nel 2019, il portale del lavoro Boomerang ha pubblicato uno studio che rivela che il 54% dei dipendenti spagnoli è insoddisfatto del proprio lavoro.
Da un'analisi più approfondita del rapporto emerge che oltre il 60% dei professionisti ritiene che l'azienda non si preoccupi abbastanza di loro e il 66% degli intervistati afferma di non sentirsi valorizzato. È chiaro che preservare un buon ambiente di lavoro è essenziale per il successo aziendale, altrimenti la produttività ne risentirà presto.
Sebbene il contatto con i dipendenti sia più diretto nelle PMI che nelle grandi aziende, ci sono segnali che possono passare inosservati, mentre alcuni lavoratori non si sentono a proprio agio nell'esporre questi problemi. Le soluzioni digitali, come le indagini sul clima lavorativo, aiutano a individuare i problemi prima che si aggravino e incidano sui profitti.
5.Digitalizzare per valutare e incentivare i dipendenti
L'osservazione diretta dei dipendenti non è sempre il modo migliore per valutare correttamente le loro prestazioni, senza contare che è un meccanismo che richiede molto tempo per i responsabili delle risorse umane e che il processo non è del tutto equo per i dipendenti, in quanto spesso vi sono pregiudizi nel processo di valutazione.
Digitalizzare questa sezione significa rendere la valutazione più oggettiva e quindi identificare le aree di miglioramento e creare un buon feedback che permetta al dipendente di crescere professionalmente. La valutazione serve anche ad attuare un piano di incentivi per i dipendenti migliori.
6.Incoraggiare i piani di carriera
Ottenere metriche oggettive e costantemente aggiornate sulle prestazioni dei dipendenti consente di creare un sistema di promozione interna. Un piano di carriera.
I dipendenti sanno di poter migliorare la propria posizione all'interno dell'azienda se raggiungono gli obiettivi prefissati e, quindi, si impegnano maggiormente nell'impresa. Si ottiene una stabilità dell'organico e un'adeguata pianificazione delle posizioni da ricoprire. Gli strumenti digitali facilitano notevolmente l'ottenimento dei dati necessari per questi piani.
Vantaggi della trasformazione digitale per le PMI
Nel corso del processo di trasformazione digitale abbiamo visto come le PMI possano beneficiare dell'introduzione di diverse risorse tecnologiche. L 'aumento della produttività e della competitività è la variabile più importante per il suo impatto diretto sui risultati dell'azienda.
Questo si può dedurre, ad esempio, dal rapporto Deloitte sulla "Performance delle PMI nel mondo digitale", che afferma che l'85% di queste aziende è riuscito a migliorare le due variabili sopra citate grazie agli strumenti digitali.
Tuttavia, per raggiungere un risultato così felice, occorre prima rafforzare altri aspetti dell'attività quotidiana. Ad esempio, fornendo ai lavoratori maggiore autonomia e flessibilità (telelavoro) e incoraggiando e facilitando il lavoro di squadra.
Tutti i reparti dell'azienda vedono rafforzata la loro efficienza e riducono significativamente i costi operativi. Infine, non si può trascurare il miglioramento dell'esperienza dei clienti, che trovano più facile contattare l'azienda, fare domande o accedere ai servizi contrattuali da remoto.
Le sfide della trasformazione digitale per le PMI
La trasformazione digitale per le PMI presenta notevoli vantaggi, ma per sfruttarne appieno il potenziale è importante assicurarsi che l'azienda riesca a superare le principali sfide che incontrerà sulla strada della digitalizzazione.
Il primo ostacolo riguarda la mentalità di tutti gli attori dell'azienda. La trasformazione digitale non è solo un cambiamento metodologico, ma un impegno deciso verso un nuovo paradigma organizzativo che richiede il coinvolgimento di tutti i reparti nel processo.
La formazione è un altro capitolo fondamentale, soprattutto nelle prime fasi della trasformazione digitale. I dipendenti devono avere le competenze necessarie per gestire correttamente tutti i sistemi.
In caso contrario, le disfunzioni saranno all'ordine del giorno e il periodo di transizione sarà più lungo del previsto. La trasformazione digitale delle PMI è un investimento a lungo termine.
Strumenti per ottimizzare la gestione delle PMI
Sebbene si possa essere tentati di concentrarsi solo su alcuni aspetti dell'azienda, il piano di trasformazione digitale deve necessariamente essere completo.
Ciò significa che è necessario considerare un software per le PMI che risponda alle esigenze specifiche dell'azienda. Bizneo HR offre tre pacchetti principali di strumenti per rispondere alle esigenze di qualsiasi PMI: reclutamento dei talenti, gestione del personale e gestione del tempo.
Quando si sceglie l'una o l'altra opzione, è consigliabile esaminare quali sono più facili da usare per i dipendenti e dare priorità all'implementazione di un software per PMI che ottimizzi tutti i processi aziendali.
Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. Le loro opinioni e posizioni sono personali.
Articolo tradotto dallo spagnolo