Piattaforma Collaborativa software: guida all'acquisto
Cos'è una piattaforma collaborativa?
Definizione
La piattaforma collaborativa è uno strumento ibrido che riunisce gli strumenti di comunicazione e collaborazione utilizzati internamente all'interno di uno spazio di lavoro virtuale.
Accessibile online, questo software include:
- Gestione dei progetti
- Gestione elettronica dei documenti (EDM)
- Rete sociale aziendale
- Messaggistica istantanea (chat)
- Videoconferenze
- Gestione della conoscenza, blog, comunità
- Piattaforma di co-creazione, innovazione partecipativa
- Ordine del giorno condiviso
- Ecc.
Come funziona?
I fornitori di software possono offrire una piattaforma collaborativa personalizzata con gli elementi visivi distintivi dell'azienda (logo, colori, interfaccia web personalizzata, url, ecc.) che centralizza le informazioni su server sicuri (interni o inclusi nell'offerta).
Ogni utente accede al cloud aziendale e allo spazio di lavoro personale online per visualizzare o pubblicare informazioni:
- Tenere d'occhio il proprio feed di notizie con messaggi, richieste ricevute, notizie aziendali e progetti
- Accedere a un progetto o attività: creare, convalidare, annotare un'attività, consultare un documento, ecc.
- Mettere i documenti online e condividerli
- Inviare un messaggio privato a un'università o partecipare a un gruppo di discussione
- Contribuire agli inviti a presentare idee
- Compilare i moduli (permessi, assenze, rimborsi) e inviarli al responsabile del personale.
- La piattaforma è modulare, sotto forma di un pacchetto di funzionalità.
Questi software sono interoperabili con i più diffusi strumenti di collaborazione: Slack, Asana, Trello, JotForm, Salesforce, Wimi, Dropbox, Google drive, Onedrive, Github, ecc.
Quali sono le principali funzionalità di una piattaforma collaborativa?
3 elementi distintivi:
- Il social network aziendale (CSR)
- Lo spazio di lavoro collaborativo per progetto o attività
- Lo spazio personale specifico per ogni dipendente
Il social network aziendale (CSR)
Queste piattaforme web prendono i fondamenti del social network (Facebook, LinkedIn, Twitter, Twitter, ecc.) e li applicano all'azienda:
- Condivisione di informazioni, documenti, eventi, ecc. su una bacheca virtuale
- Messaggistica istantanea (scritta, audio, video) con i membri della intranet
- Chiamate audio e video (videoconferenza, webconferenza con possibilità di condivisione dello schermo)
- Profili dei membri della rete
- Pagine di discussione, forum, blog
- Ecc.
Lo spazio di lavoro collaborativo per progetto o attività
Tutte le funzionalità relative alla gestione del progetto sono incluse nello strumento per evitare di doversi destreggiarsi con diversi programmi software:
- Gestione delle attività e sottoattività: nome, descrizione, descrizione, manager, scadenza, commenti, notifica automatica (manager e abbonati), attività ricorrenti, ecc.
- Gestione dei diritti di accesso dei membri ai diversi elementi del progetto (dipendenti o ospiti: clienti, fornitori, partner): sola lettura, modifica, nessun accesso.
- Messaggistica istantanea: privata o pubblica, individuale o collettiva
- Gestione dei documenti per progetto
- Barra di ricerca
- Pianificazione provvisoria, indicatori di progresso, agenda della squadra, ecc.
- Organizzazione di riunioni e invito dei partecipanti
- Relazione di progetto
Ad ogni progetto è dedicato un portale collaborativo.
Più che nella gestione di progetti e strumenti di comunicazione interna, questi strumenti sono utilizzati nella gestione della conoscenza, nell'innovazione partecipativa e negli approcci di co-creazione. I bandi di idee (idee relative a un tema o problema) possono essere creati e diffusi all'interno dell'azienda:
- Tutti i dipendenti possono proporre idee e brainstorming: dare il loro parere sulle proposte, ispirarne di nuove.
- Gli amministratori visualizzano le idee sul news feed del progetto, effettuano una prima selezione e studiano le idee rilevanti.
- Al termine della campagna viene generato un rapporto sulle prestazioni che viene inviato ai partecipanti al bando in modo che siano a conoscenza di nuovi progetti innovativi.
Il portale dipendenti
Ogni dipendente ha un account utente per accedere al proprio spazio personale e alle varie funzionalità dello strumento:
- Un news feed con la possibilità di filtrare le informazioni e commentare le voci che appaiono.
- Messaggistica istantanea
- L'aggregatore di feed RSS automatizza il monitoraggio organizzativo
- Accesso agli spazi collaborativi: progetto, attività, cassetta dei suggerimenti, ecc.
- Un'agenda personale e di squadra
- Ecc.
Lo strumento si sincronizza anche con i vari software utilizzati internamente:
- La email per elaborare le sue email dalla piattaforma
- La base di conoscenza dell'azienda: un drive o uno strumento DMS (che può essere incluso nella soluzione).
Alcuni strumenti offrono funzioni organizzative aggiuntive:
- Gestione delle richieste dei dipendenti (partenze, fatture, ferie, ecc.) e trasmissione al responsabile (inserimento nel news feed dell'interessato)
- Gestione dei fogli di lavoro
- Hub software
Chi utilizza una piattaforma collaborativa
Queste piattaforme sono strumenti di collaborazione completi e versatili, interessanti da utilizzare sia in medie imprese (PMI) che grandi gruppi.
Centralizzano gli strumenti di comunicazione e collaborazione: per progetto e trasversali (innovazione partecipativa, newsletter, ecc.). Sono utilizzati da tutti i reparti.
L'importanza del modulo di project management facilita l'utilizzo di questi strumenti da parte di organizzazioni agili o organizzazioni che operano regolarmente in modalità progetto: aziende, start-up, aziende, studi di progettazione, uffici di progettazione, web agency, ecc.
Anche le università sono interessate a questi strumenti che forniscono spazi virtuali per gli studenti.
Perchè utilizzare una piattaforma collaborativa?
Le piattaforme di collaborazione uniscono gli strumenti di comunicazione e collaborazione. Tuttavia, presentano alcuni svantaggi.
Vantaggi
- Niente bisogno di destreggiarsi tra e-mail, live chat, task manager, strumenti di EDM e CSR.
- Gestione collaborativa di progetti innovativi che generano innovazioni radicali
- Meno e-mail inviate internamente
- La centralizzazione delle informazioni per progetto porta alla semplificazione della gestione del progetto, all'efficienza e all'aumento della produttività.
- Presenza di uno spazio di lavoro collaborativo dedicato ad ogni progetto
- Prossimità dei dipendenti che dispongono di una rete di messaggistica e social network per condividere informazioni e collaborare.
Svantaggi
- Offerto in SaaS, una dipendenza dalla piattaforma può essere dannosa in caso di indisponibilità del servizio.
- La dimensione sociale dello strumento può distrarre gli individui che vogliono essere alla ricerca delle ultime notizie.
- La messaggistica istantanea può essere stressante tra coloro che sono in attesa di una risposta immediata e i dipendenti che stanno controllando i loro messaggi per rispondere immediatamente.
