Come controllare le immobilizzazioni? [Guida e consigli]

Siete alla ricerca di una guida al controllo delle immobilizzazioni per il vostro bilancio annuale?

Conoscere l'esatta situazione delle proprie immobilizzazioni non è una questione di comodità per un'azienda. Il controllo interno è un concetto molto importante per le aziende, per la loro gestione, il cui scopo è quello di controllare meglio tutti i processi messi in atto dall'azienda per raggiungere i propri obiettivi.

Il più delle volte si tratta di un obbligo, imposto da un quadro normativo e regolamentare sempre più restrittivo. Tuttavia, un buon controllo delle immobilizzazioni può migliorare significativamente la redditività dell'azienda.

Scoprite in questo articolo cos'è il controllo delle immobilizzazioni, la sua importanza, i principali rischi interni e come controllarlo.

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Che cos'è il controllo delle immobilizzazioni?

Il controllo interno è un meccanismo aziendale, definito e attuato sotto la sua responsabilità. Comprende un insieme di mezzi, comportamenti, procedure e azioni adattati alle caratteristiche specifiche di ogni azienda che:

• contribuisce all'aggiornamento delle sue attività, all'efficienza delle sue operazioni, all'uso efficiente delle sue risorse e alla gestione del budget,
  
  
• deve consentire di prendere in considerazione in modo appropriato i rischi significativi, siano essi operativi, finanziari o di compliance.

La gestione delle immobilizzazioni è senza dubbio uno degli aspetti più importanti della gestione del patrimonio di un'impresa industriale o commerciale. Per garantire la protezione delle proprie immobilizzazioni, l'azienda deve mettere in atto un sistema di controllo interno affidabile ed effettuare un inventario fisico periodico. Inoltre, le immobilizzazioni sono soggette a specifiche regole contabili e fiscali che l'azienda deve rispettare.

Importanza del controllo sulle immobilizzazioni

Per le principali operazioni relative alle immobilizzazioni, gli obiettivi principali del controllo interno sono i seguenti:

• Garantire il controllo dei fondi di investimento: questi devono essere finanziariamente solidi e regolarmente approvati;
  
  
• Assicurare e verificare la buona conservazione fisica degli investimenti all'interno dell'azienda;
  
  
• Garantire il controllo delle operazioni di disinvestimento: i prelievi dalle immobilizzazioni devono essere giustificati e regolarmente approvati;
  
  
• Fornire, per ogni attività, informazioni individuali sufficienti per il monitoraggio contabile e le decisioni di gestione.

È prioritario non solo avere una visione esatta e affidabile degli attivi dell'azienda al momento del bilancio, ma anche avere un monitoraggio permanente delle varie immobilizzazioni e del loro valore contabile attraverso il controllo degli ammortamenti, per far fronte a qualsiasi eventualità, in particolare a un obbligo legale di uno Stato o a un obbligo fiscale.

Principali rischi e controlli interni

Per il controllo interno sulle immobilizzazioni, il cui rispetto deve essere esaminato in un anno, sono previsti i seguenti requisiti:

• Tutte le immobilizzazioni, così come le spese o i costi e le entrate correlate, sono registrate (completezza);
  
  
• Tutte le immobilizzazioni, così come le spese e le entrate corrispondenti, sono reali, di proprietà dell'azienda e sono adeguatamente protette;
  
  
• Tutte le immobilizzazioni, così come le spese e le entrate corrispondenti, sono valutate correttamente.

Controllo del rischio fisico

Le attività comprendono non solo "beni materiali" come macchinari, attrezzature, ... ma anche "beni immateriali" come capacità, immagine o reputazione. Questi beni possono scomparire a causa di furti, frodi, improduttività, errori, o come risultato di decisioni gestionali sbagliate o di un controllo interno debole.

Occorre prestare particolare attenzione ai processi correlati. Lo stesso vale per i processi relativi alla preparazione e all'elaborazione delle informazioni contabili e finanziarie. Questi processi comprendono non solo quelli che si occupano direttamente della produzione di informazioni finanziarie, ma anche i processi operativi che generano dati contabili.

Ogni appaltatore principale che acquisisce, possiede, gestisce, utilizza, modifica e/o controlla un'attività fissa deve monitorare tale attività e garantire che non venga persa, danneggiata, rubata o utilizzata in modo improprio, anche in modo fraudolento. L'appaltatore principale dovrà quindi disporre di politiche e procedure adeguate per gestire gli aspetti operativi relativi alle immobilizzazioni, quali, tra gli altri, la distribuzione, l'uso, l'assicurazione, la manutenzione, la riparazione e la misurazione fisica delle immobilizzazioni in questione.

Le immobilizzazioni costituiscono in genere una parte consistente del patrimonio aziendale. È quindi importante che l'azienda si protegga dai rischi che possono minacciare la sua esistenza fisica. Il più delle volte, le misure che dovrebbero essere richieste in quest'area sono:

• L' implementazione di inventari fisici periodici, che consentono di individuare perdite o furti, distruzioni, ecc. ed eventualmente di adottare le misure di protezione necessarie. Uno degli elementi più importanti del controllo interno è rappresentato dagli inventari fisici periodici;
  
  
• l'esistenza di un servizio responsabile della "manutenzione" delle immobilizzazioni. Questa misura riguarda in particolare le aziende di produzione che utilizzano un intero parco macchine, il cui funzionamento e la cui manutenzione devono essere garantiti. A questo proposito, può essere messo in atto un sistema di ordini di produzione o di manutenzione;
  
  
• Assicurazione sufficiente delle immobilizzazioni contro i principali sinistri. Assicurare adeguatamente gli asset di un programma trasferisce i rischi associati a potenziali perdite e danni e attenua i rischi intrinseci della catena di fornitura e altri rischi che possono compromettere i risultati del programma;
  
  
• verifica periodica dell'esistenza degli asset attraverso un inventario. Questo controllo fisico deve essere effettuato attraverso un approccio basato sul rischio. È responsabilità dell'appaltatore principale che acquisisce, possiede, gestisce, utilizza e/o controlla le immobilizzazioni assicurarsi che queste siano adeguatamente mantenute e che, nell'ambito delle pratiche di gestione delle immobilizzazioni, sia prevista una manutenzione regolare per mantenere tali immobilizzazioni in buone condizioni;
  
  
• Revisione o valutazione delle condizioni attuali delle immobilizzazioni e della loro vita utile residua;
  
  
• Riconciliazione dei risultati del controllo fisico con il registro delle attività fisse, quindi ricerca e correzione di eventuali differenze osservate in merito all'ubicazione delle attività, ...;
  
  
• Convalida dei controlli interni e degli audit per assicurarsi che il registro delle immobilizzazioni sia utilizzato, aggiornato e completo e che le informazioni in esso contenute siano accurate;
  
  
• Le immobilizzazioni rubate o mancanti devono essere segnalate immediatamente al team del Paese. Inoltre, in caso di smarrimento, furto o deterioramento di un'immobilizzazione (che sia stata acquistata, posseduta, gestita e/o controllata dal beneficiario principale o meno), l'immobilizzazione in questione deve essere immediatamente sostituita con un'altra analoga (stessa quantità e identica qualità).
  
  
• Inoltre, in caso di prova di un uso improprio o di una cattiva gestione di un bene, al RP/responsabile del progetto può essere chiesto di rimborsare un importo pari al costo di acquisizione del bene in questione, che sarà riassegnato alla sovvenzione.

Controllo del rischio finanziario

Se la gestione delle immobilizzazioni è di per sé un vincolo per l'azienda, è anche una potenziale leva di redditività che non va trascurata. È quindi consigliabile vedere la gestione delle immobilizzazioni da questa duplice angolazione di vincolo normativo e di redditività.

La conoscenza precisa del patrimonio aziendale e il monitoraggio del valore contabile delle immobilizzazioni rispetto al loro valore di mercato, in particolare, consente di: gestire al meglio lo smaltimento delle immobilizzazioni e quindi di far fronte all'obsolescenza della produzione generando al contempo eventuali plusvalenze da cessione di immobilizzazioni.

Spetta a ciascuna azienda istituire un sistema di controllo interno adeguato alla propria situazione. In quanto parte di un gruppo, la società madre garantisce l'esistenza di sistemi di controllo interno nelle sue filiali. Tali sistemi devono essere adattati alle loro caratteristiche specifiche e alle relazioni tra la società madre e le controllate.

Nel caso di partecipazioni di valore significativo, in cui la società madre esercita un'influenza significativa, spetta a quest'ultima valutare la possibilità di conoscere ed esaminare le misure adottate dalla holding interessata in materia di controllo interno.

Come controllare tutti questi rischi?

Attività materiali e immateriali: controllo dei processi a monte e della produzione contabile

Le regole contabili applicate nell'azienda definiscono le immobilizzazioni immateriali e materiali :
i criteri di identificazione che comprendono, in particolare, le regole di distinzione tra oneri (manutenzioni, riparazioni) e immobilizzazioni; i criteri di rilevazione delle immobilizzazioni che trattano i seguenti aspetti:

• le componenti del valore di un'immobilizzazione, compresi i metodi per determinare e monitorare il valore della bonifica del sito per le immobilizzazioni materiali;
  
  
• i metodi e il punto di partenza dell'ammortamento: Questa sezione include i metodi di applicazione dell'approccio basato sulle componenti e i metodi utilizzati per determinare i valori residui;
  
  
• i criteri per la determinazione delle perdite di valore e in particolare il metodo di determinazione dei tassi di attualizzazione e il livello (settoriale, ad esempio) utilizzato per definire le unità generatrici di flussi finanziari e il calcolo dei tassi;
  
  
• i criteri di classificazione come attività fisse detenute per la vendita;
  
  
• le categorie di immobilizzazioni che vengono rivalutate e il metodo di rivalutazione adottato (fair value o indice).

Queste regole vengono riviste regolarmente:

• I movimenti delle immobilizzazioni sono monitorati in vista della loro rilevazione.
  
  
• Gli impegni per l'acquisto di immobilizzazioni sono monitorati per essere presi in considerazione nella preparazione degli allegati al codice contabile.
  
  
• La classificazione dei contratti di leasing o di noleggio è chiaramente stabilita per il loro trattamento contabile.
  
  
• L'esistenza di immobilizzazioni materiali viene controllata regolarmente tramite inventario. Le alienazioni o le rottamazioni sono soggette all'approvazione di un responsabile e sono previste le necessarie correzioni contabili.
  
  
• I titoli di proprietà sono soggetti a un'adeguata conservazione (ad esempio, almeno il rispetto degli obblighi di legge).
  
  
• Le cessioni di immobilizzazioni sono soggette a una procedura di autorizzazione diffusa all'interno dell'organizzazione.
  
  
• È stato messo in atto un processo di identificazione, riconoscimento e monitoraggio delle attività immateriali e dell' avviamento , in particolare per quanto riguarda l'avviamento e l'allocazione del costo di acquisizione, i marchi, i brevetti, l'avviamento, le schede clienti, i diritti contrattuali, ecc.
  
  
• La protezione legale e informatica dei beni immateriali è oggetto di un monitoraggio regolare e di misure volte a garantire le risorse che l'azienda può ottenere da questi beni (protezione dei marchi, dei nomi di dominio, ecc.).

Immobilizzazioni finanziarie

• Le operazioni in titoli (acquisizioni, cessioni, integrazioni di prezzo, garanzie di attività e passività) sono monitorate ai fini del loro riconoscimento.
  
  
• Gli impegni irrevocabili o facoltativi di qualsiasi tipo (promessa, call, put, ecc.) sono identificati ai fini della loro rilevazione o dell'inclusione nell'appendice.
  
  
• L' assegnazione dei prestiti (in particolare dei prestiti alle filiali, ecc.) è oggetto di un processo organizzato.
  
  
• I titoli di proprietà e i contratti di prestito sono soggetti a un'adeguata custodia.
• I proventi relativi alle immobilizzazioni finanziarie sono valutati a ogni chiusura.
  
  
• L'esistenza di un'indicazione oggettiva di perdita di valore delle attività finanziarie viene valutata a ogni chiusura. Se necessario, viene determinato l'ammortamento da riconoscere.

Limiti del controllo interno delle immobilizzazioni

Il sistema di controllo interno delle immobilizzazioni, per quanto ben progettato e applicato, non può fornire una garanzia assoluta sul raggiungimento degli obiettivi aziendali. La probabilità di raggiungere tali obiettivi non dipende solo dalla volontà della società. Esistono infatti dei limiti insiti in qualsiasi sistema di controllo interno.

Questi limiti sono il risultato di molti fattori, tra cui le incertezze del mondo esterno, l 'esercizio del giudizio o le disfunzioni che possono derivare da carenze umane o da semplici errori.

Inoltre, nel definire i controlli, è necessario tenere conto del rapporto costi/benefici e non sviluppare sistemi di controllo interno inutilmente costosi, anche se ciò significa accettare un certo livello di rischio.

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Elementi chiave da prendere in considerazione

In conclusione, sapere come controllare le immobilizzazioni è essenziale. Ricordate che esistono due tipi di controllo: quello fisico e quello finanziario. Il controllo fisico serve a confermare l'esistenza e le condizioni dell'immobilizzazione, mentre il controllo finanziario serve a verificare che i valori registrati nei libri contabili siano accurati.