Documenti contabili: cosa sono e come si presentano

So che non vedete l'ora di leggere qualcosa sui documenti contabili, vero? In tutta franchezza, se possedete un'azienda o state pensando di aprirne una, un giorno vi troverete di fronte a questi documenti. Per quanto possa sembrare spaventoso, abbiamo trovato un modo per alleviare l'apprensione e fornirvi le risposte nel modo più semplice possibile.

Saprete che Appvizer farà in modo che possiate sapere di cosa si tratta, quali sono i tipi e per quanto tempo potete conservare i documenti contabili.

Buona lettura!

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Cosa sono i documenti contabili?

I documenti contabili e le registrazioni documentali raggruppano tutti i documenti che svolgono un ruolo nella preparazione dei bilanci di un'azienda, come i conti economici e i bilanci. Comprendono registrazioni di transazioni monetarie, attività e passività, libri mastri, registri, ecc.

Contengono anche i dettagli delle transazioni commerciali. Quando vengono effettuate delle transazioni, devono registrare le informazioni chiave sulle transazioni, come i nomi, gli importi pagati, la data e l'importanza delle transazioni. Ognuno di essi (documenti di origine) ha un numero che lo identifica nel sistema contabile. Questo semplifica la comprensione delle registrazioni e aiuta a capire se ci sono documenti mancanti o meno, poiché, una volta registrati nel sistema, vengono indicizzati per essere facilmente accessibili e archiviati.

Inoltre, sono essenziali per i revisori dei conti, che li utilizzano come prova che i pagamenti sono effettivamente avvenuti e come prova per i proprietari delle aziende. E se avete dei dubbi e ne avete i mezzi, un commercialista può sempre esservi di grande aiuto.

Quali sono i documenti di origine della contabilità ?

Ci sono alcuni documenti da tenere a mente quando si fa la contabilità:

• La data della transazione: è una data che indica il momento in cui è avvenuta la transazione, per garantire la sicurezza ma soprattutto per indicare il momento del trasferimento ufficiale della proprietà.
• L'importo totale della transazione: si intende il costo totale della transazione senza i costi, le commissioni e le spese relative alla transazione.
• Una descrizione della transazione: una transazione è un accordo concluso tra un acquirente e un venditore per lo scambio di beni, servizi, ecc,
• Una o più firme di autorizzazione: la firma indica che tutti hanno accettato i termini e le condizioni.

Quali sono i tipi di documenti di origine in contabilità?

1. Memo di cassa

Il promemoria di cassa riguarda le vendite e gli acquisti, cari a qualsiasi azienda, e funge da documento di origine per essi. È il documento di registrazione di ogni vendita e acquisto.

Inoltre, è il processo di registrazione quando un'azienda acquista qualsiasi merce in contanti e riceve automaticamente un promemoria di cassa dal venditore.

Mentre l'azienda che vende la merce consegna un promemoria di cassa che riporta i dettagli dell'acquisto, come la quantità acquistata o venduta, il prezzo, lo sconto e l'imposta sulle vendite riscossa o depositata.

I documenti vengono poi registrati nei libri contabili.

1. Fattura e bolla

Registrano gli accrediti effettuati sugli acquisti e sulle vendite. Quando gli articoli sono venduti a credito, vengono preparate le fatture di vendita, con i dettagli di ciò che è stato acquistato, il tasso, l'importo e altro ancora. Una volta effettuato l' acquisto a credito, il fornitore prepara la fattura.

Per sicurezza, le fatture vengono redatte in duplice copia , in modo che ciascuna parte ricordi i propri doveri e ciò che resta da pagare e da ricevere. La copia originale, la più importante, viene inviata all'acquirente e la seconda viene conservata dall'azienda ricevente come prova di registrazione. Diventa ufficialmente una fattura solo quando il destinatario riceve la copia principale.

1. La ricevuta

La ricevuta è la prova che una transazione è stata effettuata e che la parte ricevente ha ricevuto il suo denaro. L'acquirente la conserva per mostrarla in caso di problemi e per tenere traccia dei propri pagamenti.

Come la fattura, la copia originale viene consegnata a chi effettua il pagamento e l'altra viene conservata da chi riceve o dalla società che riceve il denaro.

1. Ricevuta di pagamento

È la prova dell'importo e della data in cui il denaro è stato effettivamente depositato in banca. Quando il depositante si reca a depositare il denaro, la banca gli chiede di inserire nel modulo il nome, la data e l'importo che sta per depositare.

Una volta compilate le informazioni, l'impiegato della banca verifica che tutto sia corretto, firma e timbra il modulo per il depositante, che diventa il documento di prova per il cliente.

1. Assegno

L'assegno è un documento della banca per il pagamento di una determinata somma di denaro dal conto di una persona alla persona il cui nome compare sull'assegno.

Esistono anche assegni al portatore, che sono pagamenti da effettuare a chiunque porti e presenti l'assegno, e si chiamano assegni al portatore. L'assegno viene poi firmato dalla persona che lo emette, a dimostrazione del suo consenso a pagare tale importo o, francamente, non ha bisogno di firma.

L'assegno o cheque, se si tratta di clienti britannici, è un ordine preciso che ordina al banchiere di pagare una certa somma di denaro. Il beneficiario è la persona i cui dati appaiono sullo strumento.

1. Nota di debito

Una nota di addebito indica che l'azienda ha aumentato il debito nei confronti dell'azienda destinataria, il che significa aumentare l'attività o la spesa di quest'ultima e diminuire la passività, le entrate o il patrimonio netto. Pertanto, l' azienda che effettua le registrazioni è tenuta a ridurre la passività nei confronti del fornitore, creando la nota di debito per informare il fornitore. Una nota di addebito può anche essere creata da un'azienda per il fornitore che le deve un danno.

Inoltre, è possibile creare una nota di addebito con la data e il totale delle transazioni, nel caso in cui si verifichi un pagamento eccessivo a una parte. Si cita il nome del conto di chi ha addebitato il denaro, insieme al motivo.

1. Nota di credito

È un documento di credito concesso da un'azienda a un cliente, un acquirente che restituisce un prodotto di cui non è rimasto soddisfatto, che ha pagato troppo per qualcosa, ecc.

1. Buoni

I voucher sono documenti utilizzati per registrare i pagamenti dovuti ai fornitori, al fine di mantenere la cronologia e la prova dei pagamenti. Queste spese sono pagate ai fornitori per conto dei clienti.

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Per quanto tempo si possono conservare i documenti contabili?

Anche se non c'è una regola fissa, è importante che la contabilità sia conservata per almeno 7 anni, il che è sufficiente in caso di eventuali cause legali o potenziali reclami. Tuttavia, alcuni CPA raccomandano di conservare in modo permanente bilanci, rendiconti finanziari e altro ancora.

L' IRS richiede a tutte le aziende di mantenere un'adeguata documentazione contabile che sia sufficiente per:

- Dimostrare e spiegare le transazioni dell'azienda,

- rivelare in qualsiasi momento l'accurata posizione finanziaria attuale dell'azienda; e

- consentire al titolare dell'azienda di garantire che i conti da redigere siano conformi ai requisiti del Paese, in questo caso agli standard statunitensi.

Se si rinuncia a tenere la contabilità in conformità con gli standard, si rischia di incorrere in pesanti sanzioni e di finire in prigione.

Ora, spero che abbiate lasciato questa pagina e che abbiate vinto la sfida dei documenti contabili. Non dimenticate di tornare e lasciare un commento!