Che cos'è la gestione dei crediti? Come migliorarla?
La gestione dei crediti è una parte cruciale della gestione di qualsiasi azienda. Trascurare questo aspetto comporta una mancanza di liquidità che, a sua volta, potrebbe avere gravi conseguenze.
In alcuni casi, i clienti non pagano immediatamente e il loro credito residuo si trasforma in famigerati "crediti", dati contabili che fanno parte del patrimonio dell'azienda. Ma i dati contabili non sono il modo per garantire il flusso di cassa necessario a pagare le fatture!
In questo articolo scoprirete come convertire e gestire i vostri crediti per garantire la buona salute finanziaria della vostra azienda.
Cosa sono i crediti?
I crediti, noti anche come conti dei clienti, comprendono gli insoluti che sono stati fatturati, ma non ancora pagati, e che si accompagnano alla consegna di beni o servizi. In altre parole, si tratta di una voce nei registri contabili di un'azienda che segue una vendita e indica che il prodotto o il servizio è stato reso al cliente, ma che quest'ultimo ha una scadenza per pagare l'azienda.
Una volta ricevuto il pagamento, il conto di cassa aumenta e il conto di credito diminuisce. Alcuni crediti verso clienti possono essere classificati come attività a lungo termine se si prevede che il pagamento non avverrà prima di un anno dall'acquisto.
In pratica, quando un'azienda accetta di estendere il credito ai propri clienti, di solito offre 30 giorni prima di addebitare l'intero importo della fattura e gli interessi o le spese amministrative.
Perché è importante la gestione dei crediti?
La gestione dei crediti è una funzione essenziale per qualsiasi organizzazione aziendale. Ha un enorme impatto sulla situazione finanziaria, sul flusso di cassa, sul rapporto con i clienti, ecc. della vostra azienda. Una buona gestione dei crediti riduce il tempo e l'impegno del vostro team.
La base di ogni gestione è ottenere informazioni di qualità. Pertanto, se l'azienda desidera concedere crediti ai propri clienti, è essenziale creare un buon sistema di tracciabilità dei conti per stabilire l' età cronologica dei crediti.
In altre parole, il rapporto di gestione dei crediti deve permettere di identificare in ogni momento i seguenti elementi:
- Crediti ordinati per cliente
- Fatture ordinate per cliente
- Ritardo nell'emissione della fattura
- Promemoria automatico quando il conto di un cliente è scaduto.
Per mantenere il rigore ed evitare la perdita di controllo sui crediti verso i clienti, assicuratevi che le transazioni siano registrate regolarmente. Un ottimo modo per vedere le cose con chiarezza.
Il processo di gestione dei crediti
La gestione dei crediti combina diversi processi, tra cui:
- Estensione del credito e fatturazione: Assicurarsi che il cliente sia in grado di pagare i costi dei vostri prodotti o servizi prima di accettare nuovi clienti. A tal fine, è possibile utilizzare il database dei clienti per decidere se richiedere il pagamento anticipato o un'altra modalità di credito.
- Relazione con il cliente: La gestione dei crediti richiede una buona comprensione e capacità di mantenere il legame con i clienti (se non si presta attenzione, si rischia di infastidire il cliente). Non dimenticate di rispondere a tutte le domande e di risolvere i problemi dei clienti il prima possibile.
- Analisi delle tendenze di pagamento: Scoprire il nuovo metodo di pagamento aiuta la vostra azienda a mantenere la relazione e a conservare il cliente nel lungo periodo. Momento a sé stante del customer journey, il pagamento tende a essere sempre meno cartaceo e manuale, con il minor attrito possibile. Discreto, quindi, ma anche di facile accesso e sicuro...
- Raccolta e riconciliazione dei pagamenti ricevuti o in ritardo: È importante verificare la data di scadenza del pagamento e inviare il sollecito di pagamento. Non è difficile avere una comunicazione coerente con i clienti.
Come migliorare la gestione dei crediti
Moltiplicare le opzioni di pagamento
Moltiplicare le soluzioni di pagamento per i vostri clienti aumenta le possibilità di vederli pagare rapidamente le loro fatture. Contanti, carte di credito, assegni e, sempre più spesso nel mondo degli affari, pagamenti elettronici, devono essere tutte possibilità di pagamento che offrite ai vostri clienti.
Premiate i buoni pagatori... con un piccolo sconto!
Per incoraggiare i vostri clienti a pagarvi il prima possibile, è una buona idea offrire uno sconto di qualche percentuale sulla vendita in caso di pagamento completo entro un breve periodo di tempo. Questo leggero ammanco che sottoscrivete sarà facilmente compensato dalla riduzione del periodo di pagamento.
Ricordare ai clienti in ritardo
Molti imprenditori (soprattutto quelli più giovani, che tendono a santificare un po' i loro clienti!) sono restii a ricorrere ai follow-up. È sbagliato! Un recupero pulito e professionale sarà rispettato dai vostri clienti. Prendere il suo telefono quando la scadenza del pagamento è stata raggiunta (privilegiate sempre i richiami verbali!) fa parte del servizio al cliente e del necessario mantenimento del dialogo con lui. Scoprite quali sono le cause dei ritardi di pagamento e adattate le vostre decisioni in base ad esse.
Pianificare una politica di recupero crediti
Anche se non è divertente, deve esserlo. Non lesinate su cose che mettono a rischio la salute della vostra azienda. Per essere pagati in tempo, non esitate a istituire un sistema di fatturazione con penalità per i ritardi di pagamento e a considerare anche lo scenario peggiore, esaminando i rimedi legali.
Offrire il pagamento elettronico
È risaputo che l'uso della tecnologia offre spesso il vantaggio di far risparmiare tempo. Ad esempio, l'opzione del pagamento elettronico per i vostri clienti è molto popolare nel mondo degli affari. Questa soluzione molto vantaggiosa permette di trasferire quasi istantaneamente le somme dal conto del cliente a quello dell'azienda. In questo modo eviterete ritardi e vedrete l'effetto favorevole sulla vostra liquidità.
Richiedere il deposito di un cliente
In molti settori in cui il prodotto o il servizio da fornire richiede un lungo periodo di lavoro, viene richiesto al cliente un deposito per coprire parte del lavoro che verrà svolto prima della fatturazione successiva. Questa pratica è molto vantaggiosa, ma il fatto di riscuotere somme prima della consegna presenta una serie di rischi. Ad esempio, se il servizio non viene erogato, l'importo ricevuto rappresenta un debito nei confronti del cliente che può essere annullato solo al momento della preparazione della fattura. Assicuratevi che la vostra contabilità interna vi permetta di garantire un buon follow-up delle somme incassate in anticipo dai vostri clienti.
Principio di base
L'esperienza dimostra che la gestione dei crediti è una delle parti del processo di relazione con il cliente che meritano di essere analizzate e ottimizzate, dalla fatturazione, alla ricezione, all'adattamento della scelta del metodo di pagamento al profilo del cliente, fino all'organizzazione dell'elaborazione dei pagamenti dei clienti in modo ottimizzato. Una buona gestione dei crediti permette alla vostra azienda di migliorare il legame con i clienti e di garantire la salute del vostro bilancio.
Articolo tradotto dall'inglese