Conservate i registri contabili della vostra azienda e rispettate i vostri obblighi.

Tutte le aziende devono tenere registrazioni contabili delle transazioni che riguardano i loro beni e le loro attività.

Ogni registrazione, o voce contabile, è necessaria per tracciare il flusso delle attività, ma anche per produrre un quadro reale della situazione finanziaria dell' azienda.

Che sia parte della vostra vita quotidiana o che stiate muovendo i primi passi nel mondo della contabilità, questo articolo vi aiuterà a trovare alcune delle risposte che state cercando: cos'è una registrazione contabile e qual è la sua funzione, come vengono classificate? Come vengono classificate, quali dati devono riflettere, ecc. È il momento di chiarire questi dubbi!

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Registro contabile: definizione

Un registro contabile (noto anche come registrazione contabile o giornale) consiste nel registrare ogni movimento in entrata o in uscita che riguarda il bilancio e/o le attività e le passività di un'azienda.

L'insieme delle registrazioni contabili viene poi utilizzato come base per il calcolo del profitto o della perdita dell'anno e del bilancio.

Inoltre, le registrazioni contabili non servono solo a monitorare lo stato finanziario dell'azienda, ma anche a supportare le autorità competenti in caso di revisione contabile per dimostrare che l'azienda è conforme alla legge.

💡 Non c'è alcun obbligo legale su chi debba effettuare le registrazioni contabili. Sebbene non sia necessario essere un commercialista professionista o avere un qualche tipo di accreditamento, è utile avere una certa conoscenza della contabilità.

Tipi di registrazioni contabili

1. Obblighi contabili e di tenuta delle scritture

L'articolo 25 del Codice commerciale stabilisce che le seguenti registrazioni contabili sono obbligatorie:

• Giornale: in cui sono registrate tutte le transazioni finanziarie in ordine cronologico con i rispettivi giustificativi.
• Libro degli inventari e bilanci, tra cui spiccano i seguenti:

• • Il bilancio della situazione iniziale dell'azienda.
  • Il bilancio di prova.
  • L'inventario di chiusura dell'esercizio.
  • Bilancio annuale: comprende il bilancio, il conto economico e la relazione annuale.

Allo stesso modo, esistono una serie di registrazioni non obbligatorie per legge, ma che permettono all'azienda di tenere meglio traccia e gestire le transazioni in base alle attività che svolge, come ad esempio:

• il conto economico,
• il rendiconto finanziario.

2. Classificazione PGC

Il Piano dei conti generale prevede due classificazioni per i tipi di scritture in base alle diverse operazioni da registrare:

1. Voci di giornale per argomento:

• Acquisti: acquisizione e pagamento di prodotti e servizi.
• Vendite: vendita e incasso di prodotti e servizi (anticipi clienti, sconti di cassa, resi, ecc.).
• Paghe: operazioni relative al Dipartimento Risorse Umane (pagamento delle buste paga, contabilizzazione dei compensi dei lavoratori autonomi e liquidazione dei pagamenti previdenziali).
• Operazioni finanziarie: contrattazione e manutenzione delle operazioni finanziarie (operazioni in valuta estera, contrattazione di operazioni di finanziamento, pagamento delle rate delle operazioni di finanziamento).
• Imposte e tasse: liquidazione di imposte e tasse (IVA, contabilità delle imposte sulle società).
• Ammortamenti e accantonamenti: ripartizione e applicazione degli ammortamenti e degli accantonamenti per le immobilizzazioni e l'attivo circolante.
• Immobilizzazioni: acquisizione e manutenzione delle immobilizzazioni (voci di spesa, sussidi, aggiunte e migliorie alle immobilizzazioni).
• Sussidi: vengono registrate qui le voci che non corrispondono agli altri gruppi, come gli swap e la registrazione delle fatture emesse e ricevute con i sussidi.

2. Voci per conto:

• Gruppo 1: Finanziamento di base - Conti relativi al finanziamento a lungo termine (contributi dei soci, capitale sociale, utili non distribuiti, riserve, ecc.)
• Gruppo 2: Immobilizzazioni - Attività strutturali (con particolare attenzione all'eventuale ammortamento nel tempo).
• Gruppo 3: Rimanenze - Materie prime e altri componenti del processo produttivo dell'azienda.
• Gruppo 4: Creditori e debitori - Obblighi e crediti dell'impresa derivanti dalla sua attività commerciale o da obblighi sociali.
• Gruppo 5: Conti finanziari - Conti relativi ai flussi di cassa dell'impresa (crediti e debiti finanziari).
• Gruppo 6: Acquisti e oneri - Conti derivanti da svalutazioni di immobilizzazioni, accantonamenti e spese prevedibili.
• Gruppo 7: Vendite e ricavi - Ricavi da attività commerciali, ricavi straordinari e profitti finanziari.

I dati di una registrazione contabile

Per classificare e identificare correttamente ciascuna transazione, è necessario che le registrazioni contabili contengano le seguenti informazioni:

• Data della registrazione.
• Numero della transazione: per registrare cronologicamente ogni transazione.
• Conti coinvolti: codice e denominazione corrispondente in base alla classificazione PGC di cui sopra.
• Importi associati a ciascun conto.
• Descrizione della transazione.

Vantaggi della tenuta dei registri contabili

Al di là dell'obbligatorietà di alcune registrazioni, la corretta tenuta di tutte le scritture contabili comporta una serie di vantaggi per l'azienda, ad esempio:

• verificare la redditività
• servire da supporto a terzi,
• controllare il flusso di cassa
• contribuire al processo decisionale per promuovere la crescita dell'azienda.

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Automatizzare le registrazioni contabili

Tutte queste informazioni possono sembrare difficili da gestire manualmente se il fatturato è elevato e, come abbiamo visto, la classificazione di ciascuna transazione presenta un certo grado di complessità.

Perché allora non utilizzare un software di contabilità per semplificare questo noioso compito?

Automatizzando i processi:

• si risparmia tempo (e quindi denaro),
• riducete gli errori,
• si facilita il lavoro di verifica e controllo.

In breve, i registri contabili sono di grande utilità per la contabilità della vostra azienda, in quanto vi forniscono un quadro chiaro e completo dello stato delle vostre finanze, perché i numeri non mentono! Quindi, sfruttateli al massimo e fate crescere la vostra azienda.