Fattura proforma Esempio: Guida all'utilizzo dei documenti

La fattura proforma è a tutti gli effetti un un tipo di fattura? A livello della forma e dell’impaginazione, la risposta potrebbe essere si. Tuttavia il proforma ci avverte che in realtà non ha lo stesso valore fiscale di una fattura vera e propria. Non richiede il pagamento al momento del recapito di quest'ultima e non fa fede come documento contabile in caso di controversie legali.

Ma, allora, direte voi, qual è la sua utilità? Sono davvero obbligato a emettere una fattura proforma? Scoprite nel nostro articolo le funzioni della fattura proforma e quali sono i vantaggi per le classi di professionisti che hanno deciso di utilizzarla.

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Che vuol dire fattura proforma?

Fattura proforma significato

La fattura proforma è un documento contabile che viene compilato dal libero professionista, ma anche dalle aziende, per inviare al cliente o al destinatario finale un resoconto delle prestazioni ricevute.

Bisogna precisare che la fattura proforma non ha alcun valore fiscale.

In base all’articolo 21 del D.P.R. 633/72, la fattura proforma non è considerata in alcun modo una fattura fiscale e quindi non comporta esigibilità di imposta per l’emettitore.

In base all’articolo 6, comma 2, del D.P.R. 642/72, la fattura proforma viene catalogata come documento contabile emesso in relazione al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad imposta sul valore aggiunto.

Insieme al pagamento, una fattura fiscale tradizionale con la presenza dell’IVA verrà generata.

Nella fattura proforma troverete, quindi, le seguenti informazioni che riassumono:

• i servizi e/o i prodotti che l’azienda o il professionista hanno intenzione di offrire al cliente;
• il costo dei servizi e/o prodotti che l’azienda o il professionista offrono al cliente;
• i dati necessari per il pagamento del servizio e/o prodotto offerto;
• i dati di fatturazione del cliente che ha fatto domanda del servizio e/o il prodotto.

Il ruolo della fattura proforma

A cosa serve la fattura proforma?

Abitualmente si decide di emettere una fattura proforma al posto della fattura fiscale per due motivi importanti:

• per evitare il versamento delle imposte sull’imponibile (IVA) ancora prima che il debito abbia effettuato il pagamento;
• per evitare di inficiare dei documenti fiscali, se vengono commessi degli errori durante la redazione della fattura proforma (come importi non corretti). Infatti, dato che la fattura proforma non è valida a livello fiscale, si potrà procedere all’emissione di una nuova fattura, senza avere delle ricadute a livello fiscale.

Quando si emette la fattura proforma?

L’impiego di questo tipo di fattura è largamente diffuso tra i liberi professionisti, in quanto questi ultimi hanno l’obbligo di fatturazione al momento del pagamento e non nel momento in cui la prestazione viene eseguita.

Per esempio, un avvocato recapita, di solito,al cliente una fattura proforma, chiamata anche preavviso di parcella o notula, per comunicare al cliente l’ammontare della prestazione svolta.

Il secondo ambito in cui la fattura proforma si rivela molto utile è nel caso di contratti che prevedono il pagamento anticipato tramite bonifico bancario. In questo caso, l’acquirente avrà la possibilità di visionare il dettaglio dei costi e delle spese prima che il fornitore emetta la fattura fiscale tradizionale. Tuttavia, dopo la ricezione del pagamento tramite bonifico bancario, il venditore o il fornitore dovrà emettere immediatamente la fattura fiscale.

Il terzo ambito in cui la fattura proforma è largamente utilizzata è il commercio import export nel momento in cui vengono chiesti finanziamenti o il pagamento di dazi doganali.

In ogni caso, da un un punto di vista formativo, non vi sono limiti nell'utilizzo della fattura proforma. Molto diffusa nella libera professione, questo documento contabile può essere utilizzato ogni qualvolta che sussiste un accordo commerciale tra due controparti economiche. Gli enti che hanno il bisogno di emettere una fattura proforma possono essere delle aziende o di professionisti che preferiscono far pervenire al cliente un facsimile della fattura fiscale finale, eliminando tutte le procedure fiscale che un documento, come la fattura fiscale, comporta.

L’utilità della fattura proforma

Come abbiamo precisato nell’introduzione, la fattura proforma non ha alcun valore fiscale e quindi non comporta alcun obbligo a livello della liquidazione dell’IVA o della determinazione dei ricavi. La fattura proforma consiste soltanto nel resoconto dell’importo dei beni e dei servizi forniti.

Dal primo dicembre 2012, la normativa fiscale ha introdotto il nuovo regime di IVA per cassa (cash accounting). I soggetti che rientrano in questo regime di cassa possono pagare l’IVA dopo il pagamento effettivo delle fatture, o, in ogni caso, hanno tempo fino ad un anno dalla vendita o dalla prestazione del servizio. I contribuenti che sottostanno a questo regime speciale, svolgono la detrazione dell’IVA relativa agli acquisti effettuati nel momento in cui viene pagata la fattura o, in alternativa, dopo un anno dall’effettuazione dell’operazione in caso di mancato pagamento.

I contribuenti che hanno il diritto di rientrare in questo regime speciale sono imprese o liberi professionisti che hanno concluso l’anno precedente con un ricavo annuo che non depassa i due milioni di euro.

I contribuenti che non aderiscono a questo regime hanno il diritto di continuare ad emettere fatture proforma.

Come compilare una fattura proforma?

Come abbiamo ripetuto più volte, la fattura proforma non ha alcun valore a livello fiscale. Non sarà, quindi, obbligatorio pagare le imposte fino al saldo del pagamento con l’emissione della fattura tradizionale.

A livello della compilazione, la fattura proforma non presenta delle differenze particolari rispetto alla fattura fiscale normale. Bisogna, comunque, indicare la dicitura proforma per comunicare che non è una fattura valida ai fini fiscali.

A livello di impaginazione, non ci sono regole speciali per la redazione della fattura proforma. Si può redigere la fattura proforma, partendo da un calco della fattura tradizionale, ricordando sempre di aggiungere al fondo della pagina o come intestazione la dicitura “fattura proforma”.

Un discorso a parte merita, invece, la numerazione della fattura proforma.

La numerazione fattura proforma

Come nelle fatture fiscali tradizionali, la fattura proforma deve presentare una numerazione progressiva, che deve restare indipendente dalla numerazione delle fatture tradizionali. Il sistema di numerazione differente serve per non confondere i due tipi di fattura, quella proforma e quella fiscale, che devono essere opportunamente differenziate.

Una volta effettuato il saldo del pagamento, bisognerà passare all’emissione della fattura ordinaria, che sarà basata su quella proforma.

Modello di fattura Excel

La compilazione di questo documento contabile vi risulta ancora oscura? Non preoccupatevi! Vi mettiamo a disposizione un modello di fattura Excel che potrete scaricare cliccando sul seguente link:

Fattura proforma per scambi internazionali

Nell’ambito degli scambi internazionali con partner commerciali extra UE, la fattura proforma viene utilizzata in qualità di documento contabile che funge da accompagnamento ai beni in omaggio (beni non venduti dall’impresa), oggetti di campionario o riparazione. In questo caso, infatti, questi beni non sono stati realmente venduti in quanto sono in omaggio. Tuttavia, la fattura proforma o una lista valorizzata, in alternativa, sono dei documenti contabili obbligatori da presentare, al posto di una fattura di vendita, al momento del passaggio alla dogana.

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I vantaggi della fattura proforma

Redigere una fattura proforma presenta molteplici vantaggi:

• la fattura proforma, in quanto documento non valido ai fini fiscali, permette al fornitore o al venditore, un margine di errore maggiore. Infatti, in caso di errori tecnici o legati agli importi dei servizi o dei beni venduti, non sarà obbligato a emettere delle note di credito per stornare la fattura. La fattura proforma può essere modificata in qualsiasi istante, senza dover cambiare dei documenti fiscali già emessi;
• il cliente che è in possesso di una fattura proforma ha la possibilità di controllare i prezzi, la tipologia di merce venduta o di servizi prestati, la correttezza delle informazioni prima del ricevimento della fattura fiscale;
• la fattura proforma presenta il vantaggio di emettere la fattura legale al momento del pagamento da parte del cliente.

Se prendiamo in considerazione la casistica delle attività liberali, la fattura fiscale viene emessa solo al momento del pagamento da parte del cliente. La fattura proforma diventa, quindi, un sorta di resoconto di tutte le prestazioni offerte in modo che il cliente tenga traccia dell’importo finale da pagare. E ovviamente, come abbiamo già ripetuto, la fattura proforma, non essendo un documento legale, evita a colui che la emette di anticipare il versamento dell’imponibile IVA che viene, invece, pagato con l’emissione della fattura fiscale alla fine del servizio offerto.

E’ importante non dimenticare questo passaggio essenziale: una volta ricevuto il pagamento per una fattura proforma, bisogna procedere subito al pagamento della fattura fiscale.