Fattura di acconto: come rispettare le regole?
Quali sono le condizioni di una fattura di acconto? Cosa la differenzia dagli altri tipi di fattura? Nell'ambito della vendita di beni o servizi, gli acconti sono frequenti. Se pensiamo a grandi ordini o settori come quello di creazione di macchinari, per l’azienda prestataria del servizio non chiedere un acconto comporterebbe un anticipo consistente e cosa succede nel caso in cui il cliente cambia idea in corso?
La fatturazione deve essere fatta correttamente: ecco come si fa una fattura, così come gli elementi per conoscere l'acconto.
Cos'è una fattura di acconto?
Principi base
La fattura di acconto consiste nel chiedere al cliente di pagare in anticipo una parte dell'importo dell'ordine. Questa somma iniziale viene poi sottratta dal saldo da pagare al momento del pagamento finale, una volta che l'ordine è stato consegnato o spedito.
Il deposito viene spesso utilizzato per convalidare un ordine. Assicura il fornitore impegnando il cliente.
Nel caso di attività che comportano costi, come ad esempio le materie prime nel settore manifatturiero, o il tempo dedicato alla fornitura di servizi, l'acconto limita l'anticipo in contanti riducendo il rischio di mancato pagamento.
L'acconto: una questione di flusso di cassa
Dal lato del cliente, l'acconto ha il vantaggio di distribuire i pagamenti nel tempo:
- un primo pagamento convalida l'ordine;
- altri acconti possono essere stabiliti in modo intermedio;
- un saldo finale, dopo aver ridotto l'acconto precedente dell'importo totale.
Questo frazionamento del flusso di cassa va a vantaggio sia del cliente che del fornitore, i cui flussi di cassa sono distribuiti fin dall'inizio e talvolta in tutta la produzione o il servizio.
Come fatturare gli acconti?
Rispetto degli obblighi di legge
Non appena si riceve un acconto, deve esserci una fattura. L'articolo 21 del dpr 633/72 lo prevede. L’articolo, inoltre, prevede che nel calcolo venga considerata l’IVA.
Annunciare il pagamento anticipato a monte
Se si lavora con un sistema di pagamento in acconto, questo deve essere specificato in anticipo al cliente. I vostri preventivi o le vostre fatture pro forma devono quindi menzionarlo. Ricordate, tuttavia, che una fattura pro forma non ha alcun valore contabile. Dovrebbe quindi essere seguita da una fattura di acconto in quanto tale.
Modello da scaricare in Excel
Per rendervi la questione più facile vi offriamo un modello in formato Excel da scaricare gratuitamente. Tenete comunque presente che un file excel può non essere l’ideale in tema di errori di inserimento:
Modello di fattura d'acconto
DownloadCosa dovrebbe contenere una fattura di acconto?
Regole di fatturazione
La fattura di acconto appare come una fattura classica. Deve menzionare gli stessi elementi obbligatori, vale a dire :
- Partita IVA
- nome
- indirizzo e forma giuridica del fornitore di servizi
- nome e indirizzo del cliente
- numero di fattura
- data
La numerazione segue la stessa cronologia delle altre fatture.
Le specifiche dell'acconto
La data da indicare sull'acconto è il giorno in cui è stato emesso. Per quanto riguarda il periodo di pagamento, potete indicare una data specifica o il modulo "pagabile al ricevimento".
La fattura di acconto non può specificare i beni o servizi in questione, a differenza di una fattura standard, che deve sempre specificare la natura, la quantità e il valore di ogni elemento della vendita.
Redazione della fattura a saldo
E' possibile emettere uno o più acconti associati ad una stessa transazione. Su ogni acconto è consigliabile fare riferimento al preventivo a cui si riferisce.
E, sulla fattura del saldo finale, è necessario elencare tutti gli acconti versati per questa vendita, citando gli importi, i numeri e le date di ciascuno.
Emissione di una fattura di deposito in pratica
Tenere conto del saldo IVA
Si deve procedere come per una fattura classica e indicare un importo comprensivo di tutte le tasse.
Per coloro che sono soggetti all'IVA, invece, fate attenzione ad inserirla correttamente sui vostri vari acconti, e a non inserirla una seconda volta quando il saldo è dovuto.
Evitare errori
L'utilizzo di un software di fatturazione semplifica notevolmente il compito. A partire da un preventivo, basta specificare l'importo o la percentuale del deposito: il software lo emette direttamente.
Lo stesso vale per il resto. Lo strumento impedisce di commettere errori negli importi. Ciò è particolarmente utile quando si devono applicare ogni volta tariffe diverse.
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I vantaggi di un software dedicato
Adottando questo tipo di strumento, strutturate la vostra gestione risparmiando tempo su una serie di compiti operativi.
Attenzione: la dematerializzazione obbligatoria delle fatture in seguito alla normativa in vigore vi obbliga a cercare strumenti software professionali per i vostri processi in questo senso!
L'acconto è una pratica utile sia per l'acquirente che per il venditore. La sua implementazione deve rispettare alcune regole che un software di fatturazione vi aiuterà ad applicare, pur professionalizzando la vostra gestione interna.
Dopo aver completato gli studi di management, è arrivata in stage ad Appvizer nel gennaio 2019. Inizialmente ha assunto il ruolo di Country Manager Italia per poi passare a quello di International Growth Manager. Grazie alla sua passione per il marketing digitale, oggi ricopre il ruolo di Marketing Manager.
- Expertise: SEO, SEA, Marketing Automation, Lead Generation, UX, Product Marketing, Comunicazione
- Education: Università degli Studi di Pavia
- Published works and citations: Perché i tuoi clienti non aprono le tue email? (Semrush, 2019)