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Che cos'è il software GDPR (general data protection regulation)
Definizione
Il software GDPR è una soluzione informatica che consente di essere in conformità al gdpr (le leggi imposte dalla normativa generale sulla protezione e gestione dei dati). Con questo software, tutte le informazioni sui clienti e sul personale non possono essere divulgate o trattate senza il loro consenso, come previsto dalla direttiva entrata in vigore il 25 maggio 2018 come risposta al regolamento UE 2016/679.
Come funziona?
Lo strumento supporta automaticamente l'elaborazione dei registri e la privacy del personale e dei clienti. Assicura inoltre la preparazione delle prove richieste dall'autorità di controllo. A tal fine, il software offre al responsabile della protezione dei dati un'interfaccia di facile utilizzo che lo aiuta a svolgere tutti questi compiti, con l'obiettivo di monitorare da vicino tutte le analisi di impatto dell'azienda.
Per l'utilizzo del software, l'azienda ha due opzioni. La prima è una versione da scaricare e installare sulle workstation. La seconda viene distribuita sui server della struttura. In entrambi i casi, è sempre necessario un abbonamento.
Quali sono le caratteristiche principali di un software SaaS GDPR?
Mappatura delle operazioni di trattamento dei dati
Questo tipo di software deve essere in grado di mappare automaticamente l'elaborazione di tutti i dati di una struttura. Lo strumento elencherà poi in dettaglio ogni azione digitale attuata dall'azienda, senza dimenticare alcuna informazione per garantire il rispetto della legislazione vigente. Il risultato è una registrazione chiara e concisa di tutte le attività stabilite dall'organizzazione: i recapiti dei subappaltatori, le finalità delle varie raccolte di dati, l'ubicazione di tali dati, ecc.
Identificazione dei dati sensibili
Secondo quanto disposto , tutti i dati sensibili non possono essere utilizzati senza il consenso verbale e scritto dell'interessato. Il software archivierà queste informazioni per impedire a chiunque di accedervi senza autorizzazione. Nel caso in cui un terzo tenti di utilizzare le informazioni protette senza saperlo, il software invierà un avviso per prevenire qualsiasi frode.
Gestione dei diritti e delle richieste
Nel contesto della protezione dei dati personali, il consenso dell'interessato è essenziale. Deve essere espresso in modo molto chiaro il consenso a poter utilizzare le informazioni che lo riguardano. Per gestire queste autorizzazioni di titolari e responsabili, il software fornisce un pannello. Sarà accessibile all'individuo in modo che possa modificarla a suo piacimento. Questo accesso include anche l'opposizione e la dimenticanza.
Chi usa un software GDPR online?
Questa legislazione si applica a tutte le strutture che elaborano e conservano dati sui cittadini europei. Questo tipo di software è destinato a tutte le organizzazioni interessate da queste normative. È inoltre dedicato agli stabilimenti il cui esercizio richiede il trattamento di informazioni quali le cartelle cliniche. Anche se le associazioni appartengono ad un paese al di fuori dell'Unione Europea, purché abbiano un cliente o un dipendente europeo, il software GDPR sarà sempre utile per loro.
Perché utilizzare il software GDPR nella vostra azienda?
Un software per il vostro responsabile della protezione dei dati è essenziale per costituire i documenti obbligatori che l'autorità di controllo può chiedervi di fornire in qualsiasi momento per giustificare i dati di cui si è in possesso.
Vantaggi
- Conservare il registro del trattamento dei dati personali,
- Conservare la prova del consenso degli utenti o dei clienti come richiesto dalla legge,
- Elencare le applicazioni e i servizi che interagiscono in ogni fase dell'elaborazione informatica,
- Categorizzare il trattamento e i dati sanitari come i sensibili,
- Determinare le finalità di utilizzo di ciascuna operazione di trattamento in base alla natura dei dati raccolti (GPS, cookie, sito web, ecc.),
- Implementare la gestione del rischio per prevenire la fuga di dati,
- Verificare che le procedure e la tecnologia di crittografia garantiscano la sicurezza dei dati,
- Predisporre strumenti e modelli affinché il consumatore possa avere i suoi diritti sulle sue informazioni (diritto di accesso, modifica, opposizione, portabilità, limitazione e dimenticanza) attraverso la migliore esperienza,
- Determinare qualsiasi trasferimento di dati in paesi al di fuori dell'Unione Europea,
- Minori possibilità di data breach
- Gestione degli adempimenti legali e aggiornamento dei vostri contratti con subappaltatori europei o non europei,
- Essere aggiornato sulle ultime notizie sui regolamenti europei in modo da non perdere nessun appuntamento.
Svantaggi
- Il software GDPR offerto in versione gratuita può richiedere costi aggiuntivi a determinate condizioni.
Come scegliere un software GDPR online?
Le leggi impongono ai fornitori di software di garantire la massima sicurezza per aiutare le aziende a conformarsi a questa nuova governance dei dati personali. Di seguito sono riportati i criteri di base:
- Registro di elaborazione: è obbligatorio tenere un registro di elaborazione aggiornato e completo. L'articolo 30 stabilisce che le imprese devono essere in grado di mappare il trattamento dei dati personali degli utenti.
- Audit di conformità:il responsabile della protezione dei dati è tenuto a condurre regolarmente audit di conformità. Questo al fine di mettere in luce i processi di elaborazione dei dati: finalità, usi dei dati, destinatari...
- Valutazioni d'impatto:Un buon software dovrebbe permettere di gestire le valutazioni d'impatto e di visualizzare i risultati.
- Costo: varia a seconda del fornitore. Alcuni software sono offerti gratuitamente, mentre altri sono disponibili su abbonamento. L'ideale è scegliere uno strumento in grado sia di garantire la sicurezza della struttura che di soddisfare il budget aziendale.
Quali sono i migliori software GDPR online?
Vediamo una breve lista dei migliori software GDPR online:
- Utopia GDPR Privacy software
- Privacy in cloud
- Gurock's GDPR
- Privacy Evo
- Software GDPR Zucchetti
- Namirial GDPR
- Cookiebot
- Servizi CGN
- Actaprivacy
