Cos'è l'inventario MRO e come gestirlo? La migliore guida e i migliori consigli
Esiste un tipo speciale di inventario non profit che le aziende devono mantenere per produrre e stoccare i prodotti finiti. L' inventario per la manutenzione, la riparazione e le operazioni (MRO) serve a mantenere sempre ottimizzate le attrezzature e le operazioni. Senza le forniture MRO, le macchine possono incontrare maggiori difficoltà tecniche, malfunzionamenti e guasti.
È importante ottimizzare il processo di gestione delle scorte MRO con un costo minimo per garantire il ritorno sugli investimenti e i profitti dell'azienda. Che cos'è l'inventario MRO e perché è importante?
In questo articolo vi forniremo la guida migliore, spiegandovi il significato di inventario MRO, la sua importanza per la vostra azienda, le sue best practice e soprattutto come gestire l'inventario MRO.
Qual è il significato di MRO?
Definizione
MRO significa manutenzione, riparazione e operazioni. L'inventario MRO comprende tutti i materiali o le forniture che servono per fabbricare i prodotti finiti nella fase di produzione. Questi costi possono quindi riguardare i pezzi di ricambio, i servizi tecnici, il rifornimento delle scorte, ecc. Di solito, l' inventario MRO è controllato dal reparto manutenzione dell'organizzazione.
L 'inventario MRO supporta i processi produttivi dell'azienda, pur essendo, per sua natura, disperso in molti reparti diversi. La manutenzione e la riparazione possono infatti coinvolgere più reparti aziendali e sono spesso spese una tantum, talvolta imprevedibili.
Inoltre, poiché i prodotti e i servizi di manutenzione sono estremamente vari, l'azienda ricorre in genere a molti fornitori diversi. Questa dispersione e questa grande varietà di prodotti e servizi rendono quindi particolarmente difficile la centralizzazione e la visibilità delle spese di manutenzione.
Sebbene le aziende non traggano profitto dalle scorte di manutenzione e riparazione, esse sono necessarie per produrre beni e servizi. Questo inventario MRO richiede un rifornimento sistematico e quindi un costo proprio per mantenere uno stock sano.
Senza le forniture MRO, le aziende non possono eseguire la manutenzione, le riparazioni o la diagnostica delle operazioni interne. L'inventario MRO previene i malfunzionamenti delle apparecchiature , in modo che il team possa mantenere un flusso di lavoro regolare.
Acquisti indiretti
Gli acquisti indiretti (i cosiddetti acquisti non di produzione), e in particolare gli articoli MRO, sono spesso oggetto di una gestione decentralizzata che causa molti costi e numerose perdite finanziarie.
Sempre più aziende si rendono conto della necessità di riprendere il controllo di questi costi, che rappresentano importanti costi nascosti. Nel tentativo di ottimizzare la strategia di acquisto per migliorare le prestazioni complessive di un'azienda, è fondamentale esaminare il caso specifico della manutenzione e riparazione .
Esempi
Gli articoli MRO più comuni includono:
- Le forniture per la manutenzione , come quelle per le riparazioni, sono le attrezzature MRO più utilizzate, con un tasso di utilizzo del 70% secondo Peerless Research Group;
- I dispositivi di protezione individuale (DPI) come guanti, occhiali di sicurezza, maschere, cappelli... sono altri tipi di attrezzature importanti per proteggere i dipendenti;
- Attrezzature industriali come utensili manuali, macchine, forni, oli, valvole, ingranaggi,...;
- Forniture per l'ufficio come penne, matite, quaderni, fogli,...;
- Prodotti per la pulizia come spazzole, disinfettanti, bidoni della spazzatura,...;
- Altri tipi di attrezzature tecniche come computer o portatili, scanner, fax, ecc.
Perché è importante l'inventario MRO?
L'importanza dell'inventario di manutenzione, riparazione e funzionamento diventa evidente quando si parla dei vari costi diretti e indiretti che le aziende devono sostenere se non assicurano il mantenimento di questi materiali in magazzino.
Interruzione del processo produttivo
Gli articoli MRO mantengono le linee di produzione operative in modo che le aziende possano continuare a produrre beni. Se queste scorte sono esaurite, tutte le attività produttive devono cessare, il che significa che tutti i dipendenti devono essere in stand-by. Durante questo periodo, l'azienda deve pagare i dipendenti in attesa e i costi di spedizione accelerata per ottenere le scorte MRO il prima possibile.
Anche dopo l'arrivo dei materiali, i tecnici possono impiegare giorni o settimane per riparare le macchine, con conseguenti ulteriori costi. Durante questo periodo, l'azienda perde potenziali vendite a causa dei tempi di inattività, con un impatto significativo sui profitti.
Pertanto, le organizzazioni dovrebbero monitorare attivamente la manutenzione dei propri articoli MRO per assicurarsi che siano ancora sufficienti a sostenere le operazioni di magazzino in corso.
Eccesso di scorte
Mantenere una quantità eccessiva di scorte MRO in magazzino comporta un aumento dei costi di stoccaggio. Tuttavia, molte aziende commettono questo errore nel tentativo di prevenire le scorte MRO.
Infatti, immagazzinare troppi prodotti può ingombrare le sale di manutenzione, rendendo difficile la navigazione e lo stoccaggio di determinati materiali. Quando le forniture non si trovano, i manager potrebbero doverne ordinare altre, sapendo di averne già di più a disposizione.
Per evitare che ciò accada, le aziende dovrebbero tenere un magazzino organizzato con registrazioni accurate dei prodotti in loco, per evitare ordini eccessivi.
Riduzione della produttività
Oltre agli eventi legati alle scorte, una cattiva gestione dell'inventario MRO può influire sulle operazioni quotidiane. Può quindi avere un impatto negativo sui vari settori dell'azienda e generare ulteriori costi imprevisti. Alcuni studi dimostrano che i tecnici della manutenzione dedicano fino al 25% del loro tempo alla ricerca di pezzi di ricambio. Anche se questo prolunga i tempi di inattività solo di qualche minuto, ogni ripetizione diminuisce drasticamente la produttività.
Gli addetti alla manutenzione possono evitare questo problema tenendo un registro separato dell 'inventario MRO che indichi dove si trovano gli strumenti e i materiali per facilitarne il reperimento.
Solo le aziende che riescono a mantenere diligentemente l'inventario MRO possono agire in modo tempestivo. Per garantire che tutti gli articoli MRO siano disponibili quando servono, può essere utile adottare sistemi e software di manutenzione per monitorare, gestire e controllare l'inventario MRO, ma anche disporre di spazi adeguati in cui conservare le attrezzature.
Infatti, non si tratta solo di scegliere gli strumenti e le attrezzature giuste per il lavoro, ma anche di gestire al meglio queste risorse e di conservarle in modo ordinato, in modo che siano sempre disponibili quando servono e per evitare lunghi tempi di inattività. Perché una buona gestione dell'inventario MRO è essenziale per una gestione efficace dei processi degli articoli MRO.
Che cos'è la gestione dell'inventario MRO?
Definizione
Quando si parla di gestione delle scorte MRO, non si parla di prodotti finiti. Si tratta dell'inventario delle materie prime o dei prodotti semilavorati. La gestione delle scorte MRO consiste nella pianificazione e nell' attuazione di un metodo per massimizzare la redditività e ridurre i costi.
Una buona gestione delle scorte MRO consiste nel disporre della quantità giusta al momento giusto. Se l'inventario non è sufficientemente ampio, si parla di out of inventory, che rischia di interrompere la produzione. Un eccesso di scorte, d'altra parte, è costoso, per non parlare del rischio di svalutazione del magazzino.
Una buona gestione delle scorte MRO, quindi, consiste nel trovare questo equilibrio che aiuterà le aziende a massimizzare i profitti riducendo al minimo i costi. Le previsioni e la pianificazione sono strumenti efficaci al servizio della gestione delle scorte MRO.
I componenti
La gestione delle scorte MRO ha molti componenti. Ecco i suoi 4 componenti principali:
- Determinare le forniture e i materiali da stoccare e le loro caratteristiche.
- Immagazzinare l'inventario, sapere come organizzare lo stock per adattarlo alle esigenze dell'impresa.
- Identificare gli articoli e le quantità, selezionare le attrezzature e tenere traccia delle informazioni sugli ordini.
- Verificare, seguire e controllare il processo di manutenzione, riparazione e inventario operativo.
Come gestire l'inventario MRO?
Tra i costi indiretti, la categoria MRO (Maintenance, Repair, and Operating) è una delle più difficili da centralizzare. La dispersione di questi costi in molti reparti aziendali e tra più fornitori ne rende spesso difficile la gestione. Per migliorare la gestione dei costi MRO, è necessario mettere in atto prioritariamente tre assi strategici. L'adozione di soluzioni di acquisto digitali è uno dei principali assi da mettere in atto.
Razionalizzazione dei fornitori
La molteplicità degli acquisti centralizzati per la manutenzione e la riparazione è infatti uno dei principali fattori di perdita di tempo e denaro.
La riduzione del catalogo a un numero limitato di fornitori consentirà di centralizzare i costi, di ottenere una migliore visibilità ma anche di poter instaurare partnership che diano luogo a tariffe preferenziali.
L'idea è quindi quella di selezionare un minimo di fornitori, privilegiando quelli che offrono un' ampia gamma di prodotti e servizi.
Ridurre i costi inutili
Possiamo esternalizzare la responsabilità dell'inventario, ad esempio attraverso l'implementazione di programmi VMI (Vendor Managed Inventory). Grazie a questi programmi, la gestione degli articoli dell'inventario MRO non è più a carico dell' acquirente, ma è affidata ai fornitori. Gli acquisti vengono quindi effettuati solo quando sono necessari, per un migliore controllo delle spese e una semplificazione dei processi di acquisto.
Adozione di soluzioni di acquisto digitali
I sistemi di e-procurement (acquisti online) sono oggi essenziali per aumentare drasticamente la visibilità complessiva, facilitare i processi e centralizzare gli acquisti. Per gli articoli dell'inventario MRO, fare acquisti attraverso i Punch-Out è una delle soluzioni migliori. Grazie a queste interfacce accessibili online, gli acquirenti hanno accesso in tempo reale alle offerte dei fornitori. Gli acquisti vengono effettuati in pochi clic e centralizzati automaticamente .
Le migliori pratiche di gestione dell'inventario MRO
Le aziende possono prevenire i problemi derivanti da una cattiva gestione delle scorte MRO (Maintenance, repair, operating) considerando le migliori pratiche di controllo.
Stabilire indicatori chiave di prestazione per la gestione delle revisioni
Le organizzazioni possono monitorare efficacemente il loro inventario MRO stabilendo parametri di riferimento misurabili o indicatori chiave di prestazione (KPI). Gli indicatori di prestazione chiave quantificano vari elementi della performance in modo che i manager possano determinare quando intervenire.
Anche se le aziende possono stabilire il numero di KPI che ritengono opportuno, tutte le aziende dovrebbero monitorare:
- Prestazioni dei fornitori
- Tasso di rotazione delle scorte MRO
- Costi di manutenzione, riparazione e funzionamento
- Percentuale MRO del budget di approvvigionamento
- Rapporto tra ordini urgenti e rifornimenti
- Frequenza dell'inventario
- Inventario totale
- Il ciclo di vita delle scorte
Formare il personale sulla gestione degli acquisti e della catena di fornitura
Un sistema di gestione MRO (manutenzione, riparazione, funzionamento) è efficace solo quanto i dipendenti che lo gestiscono. Pertanto, le aziende devono dare priorità alla formazione del personale su come procurarsi gli articoli MRO e gestire la catena di fornitura.
La formazione deve riguardare le modalità di acquisizione degli articoli dell'inventario MRO e l' interazione con i dipendenti dei diversi reparti. In questo modo si crea un ambiente di lavoro sano e armonioso, in cui i lavoratori comprendono il proprio ruolo. In caso di problemi o di necessità di formazione aggiuntiva, i supervisori possono organizzare seminari speciali.
Localizzare l'inventario MRO a livello centrale
I reparti che operano in modo indipendente tendono a duplicare gli ordini di acquisto, con conseguente eccesso di articoli di magazzino MRO e di costi di approvvigionamento. Mantenendo i registri dell'inventario in un luogo centralizzato, le aziende possono migliorare il controllo e l' efficienza delle loro scorte MRO.
Implementazione di sistemi di gestione
Le aziende possono ottimizzare la comunicazione interna e lo scambio di dati implementando sistemi di gestione e ordinazione degli articoli di magazzino MRO. Queste soluzioni automatizzano le attività standard di inventario, come il conteggio dei cicli e l'approvvigionamento, garantendo alle aziende la presenza di un numero minimo di prodotti in loco.
Il software stabilisce anche un'interfaccia centralizzata, dove i dipendenti dell'azienda possono accedere ai dati dell'inventario MRO. Le soluzioni avanzate per gli ordini collegano le aziende ai loro fornitori per facilitare l' approvvigionamento. Questa funzione estende la visibilità della catena di fornitura e consente ai manager di monitorare le prestazioni dei fornitori.
Considerare l'utilizzo di servizi di gestione dell'inventario gestiti dai fornitori
Alcune aziende non hanno un numero sufficiente di dipendenti da dedicare alla gestione dell'inventario MRO e all'approvvigionamento, mentre altre preferiscono lasciarlo nelle mani di società specializzate in questo settore. In entrambi i casi, le organizzazioni possono utilizzare servizi di terze parti per migliorare la gestione degli articoli MRO.
Affidando questo processo a società esperte, le aziende possono sperimentare una maggiore produttività e una maggiore efficienza operativa.
Articolo tradotto dall'inglese