Cos'è e come funziona la struttura di un reparto di contabilità?

Per avere successo e gestire correttamente qualsiasi cosa, tutto ha bisogno di un po' di organizzazione e di una struttura che stabilisca chi fa cosa e quando. In questo modo si evitano ripetizioni di compiti e informazioni errate che possono portare a una pessima rendicontazione finanziaria e a ulteriori sanzioni di legge.

Questo ci ha portato alla domanda su come e cosa fosse necessario fare. Poiché la contabilità, un lavoro che richiede molta precisione, non deve essere presa alla leggera, era necessario fare qualcosa. Per questo motivo, è nata la struttura di un reparto di contabilità. Scoprirete come funziona e qual è la sua importanza in un'azienda.

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Che cos'è un reparto di contabilità?

Il reparto contabilità è la divisione di un'azienda che si occupa di tutti gli aspetti della contabilità, dalla preparazione dei bilanci, alla tenuta del libro contabile, dalle buste paga ai pagamenti delle fatture e dei clienti, ecc.

Per semplificare, gestisce l'aspetto economico globale dell'azienda. Inoltre, non solo si concentra sulla conformità ai requisiti di legge, ma è anche estremamente cruciale per aiutare a tracciare le entrate e le uscite dell'azienda.

Qual è la struttura di un reparto contabile?

Non importa quanto piccola o grande sia un'azienda, un reparto di contabilità diventa necessario. E poiché esistono diversi tipi di contabilità, che richiedono più di un membro del personale, non sorprende che sia stato necessario organizzarli in una struttura per facilitarne la gestione. Ecco un'immagine che rappresenta i ruoli principali inclusi in un reparto di contabilità:

• Il direttore operativo (CFO) è al vertice del reparto. È il leader del team contabile. Pianifica, gestisce e dirige ogni attività finanziaria dell'azienda, dagli investimenti, al capitale, alle entrate e alle spese. Inoltre, riferisce direttamente al proprietario dell'azienda o al Direttore operativo (CEO) offrendo una guida finanziaria strategica per qualsiasi cambiamento necessario e ha il controllo di mantenere i rapporti con gli stakeholder e le partnership.

• Il Financial Controller è responsabile della contabilità e dei registri finanziari dell'azienda, assicurandosi che tutti i dati registrati siano accurati. La sua posizione comporta di solito la gestione delle assicurazioni e dei rapporti. Supervisiona la contabilità generale, prepara i bilanci, assicurandosi che siano conformi ai principi GAAP se si tratta di un'azienda commerciale pubblica e che tutto sia fatto in tempo. Si occupano anche della creazione di conti bancari e controllano che i pagamenti siano effettuati e ricevuti dai clienti. Inoltre, intervengono quando il direttore finanziario e il proprietario non hanno tempo o non possono più controllare la contabilità.

• Responsabile della tesoreria: Il ruolo del responsabile della tesoreria è quello di esaminare le esigenze di finanziamento, supervisionare il flusso di cassa, gli investimenti, le entrate e le uscite di un'azienda. Ovviamente, il suo scopo è quello di mantenere a galla le finanze dell'azienda per evitare rischi, come il fallimento o l'indebitamento.

• Responsabile della contabilità: La loro responsabilità è quella di supervisionare l'intera attività del reparto contabilità, gestire e riferire tutte le transazioni finanziarie e garantire che i requisiti legali siano soddisfatti dai dipendenti della contabilità. Suggeriscono e impongono metodi corretti e l'uso di politiche contabili.

• Contabile: ricopre una posizione fondamentale nel reparto contabilità , perché si occupa di supervisionare tutti i dati finanziari, preparando i conti e le dichiarazioni dei redditi, monitorando le spese e i bilanci dell'azienda. Controllano e analizzano le prestazioni finanziarie per evitare potenziali rischi, ridurre i costi e aumentare i profitti dell'azienda.

Cosa fa il reparto contabilità?

Il reparto contabilità è importante per qualsiasi azienda perché è incaricato di supervisionare, ad esempio, la registrazione e la rendicontazione del flusso di cassa dell'azienda, i pagamenti di beni e servizi. Il reparto comprende 5 funzioni, che sono:

• Crediti (AR): Gestisce il denaro che entra in azienda, noto come entrate di cassa. Si tratta di un conto attivo del bilancio, che rappresenta il saldo dovuto a un'azienda per beni o servizi inviati e ricevuti dal destinatario, ma non ancora pagati. I conti correnti sono un'attività che si occupa di garantire che il cliente o il committente sia a conoscenza dell'importo dovuto, inviandogli la fattura.

• Debiti: a differenza dei crediti, si tratta del denaro che l'azienda deve ai suoi creditori, i fornitori, per i prodotti o i servizi ricevuti in un determinato periodo. Detto questo, anche se può far male alle vostre tasche, è il flusso di cassa che esce dall'azienda, chiamato esborso di cassa. I debiti verso fornitori (AP) sono rappresentati come il saldo dei debiti nello stato patrimoniale, ma potrebbero presto trasformarsi e pesare nella sezione delle passività correnti. Rappresenta anche lo stato di credito dell'azienda. Se il PA aumenta, significa che l'azienda sta accreditando e non pagando in contanti; se invece diminuisce, significa che l'azienda ha il controllo delle proprie spese e sta facendo fronte ai propri debiti più rapidamente di quanto non stia accreditando.

  Ad esempio, un'azienda riceve prodotti o servizi da fornitori o venditori. Il fornitore e il venditore emettono una fattura per l'azienda e la inviano.

  Il reparto AP riceve la fattura come un credito di 1.000 dollari nella sezione debiti del bilancio e un debito di 1.000 dollari per i beni e i servizi, procedendo al conto economico. Questo, in effetti, aderisce al processo di contabilità per competenza, in quanto l'azienda ha tenuto conto della spesa, anche se non è stato ancora inviato alcun contante.

• Paghe: Questa funzione della contabilità è il calcolo, la registrazione e lo studio delle retribuzioni dei dipendenti, dei guadagni, dei salari lordi, degli stipendi, delle commissioni, dei bonus e altro ancora. È il compenso che un'azienda è costretta a pagare ai propri dipendenti.

  In questa funzione è anche possibile che le informazioni relative alle ore di lavoro vengano trasmesse dal reparto risorse umane per essere poi elaborate e analizzate.

• Controlli finanziari: verificano che tutto, come i rapporti finanziari, funzioni bene e che i livelli stabiliti e gli obiettivi proposti, relativi a vendite, guadagni, ecc. siano rispettati senza alterazioni significative.

• Rendicontazione finanziaria: consiste nel divulgare i dati finanziari attraverso i bilanci agli stakeholder, per dare loro un'idea dello stato finanziario e della posizione dell'azienda. È una parte essenziale della contabilità per le aziende che desiderano, ad esempio, espandersi e hanno bisogno di investitori che investano nella loro azienda. Gli investitori o i creditori sapranno se ne vale la pena o meno in base alla stabilità delle vostre finanze.

  Inoltre, è semplicemente richiesto dalla legge per confermare se si stanno pagando le tasse.

• Bilancio: Il reparto contabilità si assicura che nessun altro reparto stia spendendo troppo e che tutti stiano rispettando il budget, monitorando le spese dell'azienda.

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Come gestire un reparto contabile efficace?

Naturalmente, la salute di un'azienda dipende da un reparto contabile organizzato e sano. Pertanto, se volete gestire un'azienda positiva, ecco alcune soluzioni che potete applicare.

Riconciliazione dei conti: È importante essere puntuali nella riconciliazione dei conti. Poiché si tratta di un processo che richiede molto tempo, è possibile utilizzare strumenti software per automatizzare alcune delle attività. Poiché si spendono e si ricevono costantemente durante l'anno, questa fase è importante perché aiuta a tenere traccia dei flussi in entrata e in uscita e certifica che non ci sono errori e che gli accrediti e gli addebiti corrispondono. È molto utile per verificare la situazione finanziaria dell'azienda.

Pagamenti fiscali: sembra ovvio, ma va detto. È necessario pagare le tasse in tempo, altrimenti si rischia di incorrere in multe o verifiche. Credeteci, un controllo non è mai piacevole.

Ricerca: è molto importante sapere se la vostra azienda sta seguendo le pratiche, le norme e i regolamenti più recenti.

Procedure di chiusura: L'applicazione di procedure prestabilite dà al vostro reparto contabile il tempo di prepararsi per la chiusura del periodo, ovvero per la fine della rendicontazione finanziaria. Aumenta l'efficienza e la rapidità.

Semplificare il reporting: In questo modo, tutte le persone coinvolte nel reparto possono vedere tutti i dati e le transazioni che devono essere effettuate, per una corretta rendicontazione. A sua volta, la revisione contabile sarà molto più chiara.

Riorganizzare periodicamente il personale del reparto: Le aziende di solito si concentrano sull'espansione dell'azienda, sul guadagno, ma dimenticano il personale che sta dietro all'intera gestione delle spese e delle entrate. Non dimenticate chi è alla base del vostro successo finanziario. Allo stesso modo in cui si cerca di aggiornare la posizione finanziaria dell'azienda, il reparto contabilità dovrebbe disporre degli strumenti e dei gadget più recenti per svolgere il proprio lavoro. Consultateli regolarmente.

Ci auguriamo che un giorno vi sentiate ispirati a dotarvi di un reparto di contabilità o che utilizziate i suggerimenti per aiutare il vostro reparto di contabilità ad avere successo, dato che è molto cruciale per lo scambio di beni e servizi, entrate e uscite delle aziende.