Come collegare la rilevazione delle presenze e il telelavoro?

Dal 2003 il Parlamento europeo ha imposto alle aziende di monitorare l'orario di lavoro dei propri dipendenti. Tuttavia, le indagini hanno dimostrato che in Spagna molti datori di lavoro registrano solo le ore di lavoro ufficiali e non gli straordinari.

Il decreto del 2019 della Corte di giustizia dell'Unione europea è stato istituito proprio per migliorare le condizioni di lavoro dei dipendenti e per garantire un controllo ottimale dell'orario da parte delle aziende. Cosa cambia con questo decreto? La legge obbliga ora i datori di lavoro a registrare l'orario di lavoro dei propri dipendenti attraverso un sistema di registrazione. Una legge che dovrebbe applicarsi anche al telelavoro.

Il telelavoro non era certo molto diffuso prima che la COVID-19 entrasse nelle nostre vite, ma la pandemia non ci ha lasciato altra scelta che adattarci e adottare il telelavoro. Oggi i dipendenti non si limitano a telelavorare qualche giorno alla settimana, ma a volte trascorrono settimane intere lavorando da casa.

Come si fa a implementare la rilevazione del tempo a distanza? Ecco alcuni suggerimenti per adattare i vostri metodi al telelavoro.

1. Rivedere gli orari di telelavoro

Incoraggiate gli orari di lavoro flessibili

La legge sul telelavoro menziona la possibilità per il dipendente di adattare il proprio orario di lavoro a casa, solo se alla fine della giornata registra lo stesso numero di ore richiesto dal datore di lavoro.

Perché un orario di lavoro flessibile? Il vostro dipendente non ha lo stesso ritmo di vita quando è a casa e può essere disturbato da fattori esterni, come portare a spasso il cane, preparare il pranzo per tutta la famiglia, ecc. Affinché possano rimanere concentrati durante il loro orario di lavoro, vi consigliamo di dare loro la possibilità di adattare i loro orari per garantire la loro efficacia. Inoltre, dare autonomia è il modo migliore per responsabilizzare le persone che supervisionate.

Rispettare il diritto alla disconnessione digitale

Se i dipendenti devono rispettare il loro orario di lavoro, il datore di lavoro deve a sua volta rispettare il loro orario di lavoro. A distanza, visto che abbiamo sempre accesso ai nostri strumenti digitali, diventa più difficile disconnettersi al di fuori dell'orario di lavoro. Soprattutto quando i dipendenti hanno orari di lavoro diversi e non rispettano il diritto al riposo degli altri.

Il rispetto del diritto alla disconnessione digitale, come stabilito dalla legge sul telelavoro, è essenziale per la salute e per mantenere l'equilibrio professionale e personale dei lavoratori. A tal fine, si consiglia di

• Sensibilizzare i dipendenti sui rischi psicosociali legati all'iperconnessione.
• Invitateli a disattivare le notifiche (messaggistica istantanea, e-mail, ecc.) e a creare risposte automatiche al di fuori dell'orario di lavoro.
• Ricordate a tutti che i dipendenti non possono essere contattati al di fuori dell'orario di lavoro.
• Fondamentale: monitorare gli orari di tutti i dipendenti e condividerli con i manager , in modo che sappiano come sono organizzati i loro team da remoto.

2. Scegliere strumenti adatti al telelavoro per la gestione degli orari

Metodi basati sull'autodichiarazione

A distanza, le persone che supervisionate lavorano in autonomia. Per questo motivo, è consigliabile che siano loro stessi a registrare le ore di lavoro. Offrire la possibilità di lavorare da casa significa anche fiducia, e la fiducia è la chiave del successo dei vostri team e della vostra azienda. Alla fine, il vostro ruolo sarà solo quello di controllare i dati e questo vi farà risparmiare molto tempo.

Come conformarsi al decreto del 2019 nel contesto del telelavoro? Ecco due soluzioni basate sull'autodichiarazione:

1. Il foglio di calcolo: chiedete ai vostri dipendenti di compilare un foglio di calcolo condiviso con i loro orari, menzionando l'orario delle pause. Lo svantaggio di questo metodo è che è manuale, il margine di errore è maggiore rispetto a un sistema automatizzato e c'è un rischio in caso di ispezione del lavoro.
2. Software di gestione del tempo: è il metodo più compatibile con il telelavoro. Gli orari sono già inseriti e, se per qualche motivo un dipendente deve modificarli, si riceve una notifica automatica. Inoltre, i manager possono avere accesso ai fogli di presenza di tutti i membri del loro team.

I vantaggi del software di gestione del tempo

Oltre a soddisfare i requisiti di legge, un software di gestione delle presenze consente di automatizzare l'intero processo. Il risparmio di tempo è enorme, per questi motivi:

• Non è necessario controllare i dipendenti per verificare che abbiano dichiarato le loro ore; il sistema avvisa coloro che non l'hanno fatto.
• Se i dipendenti non apportano modifiche insolite, i fogli di presenza vengono convalidati automaticamente senza doverli controllare.
• Un buon programma offre la possibilità di esportare gli straordinari e altre voci variabili da inserire nel libro paga.
• In caso di ispezione, i registri vengono semplicemente scaricati per essere presentati e archiviati per 4 anni, come previsto dalla legge.

Anche il dipendente trae vantaggio dall'utilizzo di un software per la gestione delle presenze. Può facilmente flessibilizzare i suoi orari di telelavoro e informare il suo responsabile, che può così rispettare il suo diritto alla disconnessione digitale.

Per i dipendenti a cui vengono assegnate delle missioni (come i consulenti), il software di gestione del tempo consente di inserire le ore impiegate per ogni compito e di generare report sulle attività.

Infine, i lavoratori che registrano straordinari vengono identificati automaticamente. Ciò consente al manager di rivedere il loro carico di lavoro e di adottare misure correttive.

Al di fuori del telelavoro, il principio dell'autodichiarazione è comunque fondamentale per coinvolgere i dipendenti: li aiuta ad assumersi le proprie responsabilità.

Inoltre, fa risparmiare tempo ai team delle risorse umane, eliminando le attività più noiose e lunghe senza aggiungere valore. Non solo per il timekeeping! È un principio che può essere applicato alla dichiarazione di ferie e assenze, o alla preparazione dell'onboarding di un dipendente, ad esempio, gestendo tutte le attività attraverso un programma semplice e collaborativo.

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