Mistero risolto: il blocco delle impronte digitali limitato come metodo di controllo del tempo

Lasciare o non lasciare un'impronta, questa è la domanda.

Ma quale impronta, quella di carbonio? Non proprio! Ci riferiamo a un'impronta molto più tangibile, che fino a poco tempo fa veniva utilizzata come sistema di rilevazione delle presenze nelle aziende: l'impronta digitale.

La rilevazione delle impronte digitali era una delle opzioni a disposizione dei dirigenti aziendali fino a quando non è arrivato l'ordine SND/386/2020 a metterli in difficoltà. Se questo era il vostro caso, siete nel posto giusto: vi spieghiamo quali altre opzioni avete a disposizione in termini di sistemi di rilevazione delle presenze per rispettare l'obbligo di registrazione dell'orario di lavoro, evitare pesanti sanzioni e superare questo ostacolo.

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Rilevazione delle presenze nelle aziende

Cosa dice la legge in merito alla rilevazione delle presenze dei dipendenti?

In Spagna, il controllo della registrazione dell'orario di lavoro è obbligatorio. Lo stabilisce il Regio Decreto Legge 8/2019 dell'8 marzo sulle misure urgenti per la protezione sociale e la lotta alla precarietà della giornata lavorativa.

Come si è detto, indipendentemente dal tipo e dalle dimensioni delle aziende, queste devono assicurare un controllo dell'orario che garantisca:

• l'accertamento dell'orario di inizio e fine lavoro dei lavoratori
• la tracciabilità del registro per almeno quattro anni.

Quale sistema di registrazione dovrebbe essere implementato?

Fin qui tutto chiaro. Il nocciolo della questione arriva quando, per una questione di salute e sicurezza pubblica, viene pubblicato l'ordine SND/386/2020 e le aziende scoprono che la registrazione degli orari con le macchine per la rilevazione delle impronte digitali deve essere sostituita con un altro tipo di sistema:

La rilevazione delle impronte digitali deve essere sostituita da qualsiasi altro sistema di rilevazione del tempo che garantisca misure igieniche adeguate per la protezione della salute e della sicurezza dei lavoratori, oppure il dispositivo di rilevazione deve essere disinfettato prima e dopo ogni utilizzo e i lavoratori devono essere avvertiti di questa misura.

Una brutta notizia per le aziende che avevano già investito somme significative nell'acquisto, nell'installazione e nella manutenzione di questi sistemi. Perché se da un lato questi sistemi non erano più un'alternativa, dall'altro la mancata registrazione delle presenze non era più un'opzione.

Sistema di registrazione delle presenze dei dipendenti: quali sono le altre opzioni?

Ma non è tutta una questione di ostacoli. Soprattutto se consideriamo che, in ogni caso, le aziende hanno dovuto adattare i controlli delle presenze a nuovi metodi di lavoro, come il lavoro a distanza.

A partire dal Regio Decreto Legge 8/2019, è stato stabilito che era a discrezione delle aziende scegliere il metodo più adatto a garantire la timbratura delle presenze dei propri lavoratori. Dovendo garantire la corretta disinfezione prima e dopo ogni utilizzo, il sistema di registrazione delle impronte digitali è quasi fuori gioco per la sua scarsa praticità. Vediamo quindi quali sono le altre opzioni disponibili:

1. Registrazione manuale

Che ci crediate o no, ci sono ancora aziende (soprattutto quelle più piccole) che si affidano ancora alla praticità del buon vecchio e affidabile foglio di calcolo Excel. In realtà, se Excel ha dei limiti, è in parte perché l'utente è umano. E sbagliare, per definizione lo sappiamo, è anche 💁🏽 .

E poiché il nostro obiettivo non è quello di giudicare, ma piuttosto di semplificarvi la vita, vi offriamo un modello per controllare la vostra attività lavorativa:

2. Registrazione telefonica

Questo metodo è comunemente applicato nelle agenzie di lavoro temporaneo (TWA), poiché i lavoratori sono costantemente in movimento e non hanno altre alternative a disposizione.

Consiste nella registrazione dell'orario attraverso chiamate telefoniche all'inizio e alla fine della giornata lavorativa. Per consultare e monitorare i dati di conformità sarà necessario un ulteriore accesso a Internet.

3. Registrazione via e-mail

Come per il telefono fisso, la posta elettronica serve a ciascun lavoratore per registrare la propria giornata lavorativa. La persona responsabile del processo di registrazione degli orari nell'azienda imposta un orario in cui il sistema invia automaticamente un'e-mail. A ogni entrata e uscita, il lavoratore preme un pulsante che registra il suo tempo.

Questo metodo richiede una certa vigilanza sulla veridicità delle informazioni registrate.

4. Riconoscimento facciale

A differenza di altri sistemi biometrici di rilevazione delle presenze, il riconoscimento facciale è un servizio che rispetta le misure preventive in termini di igiene e contatto con le superfici.

Funziona consentendo l' identificazione del volto di ogni lavoratore nel sistema e quindi il lavoratore può timbrare il cartellino con esso. Il vantaggio che offre è che può essere fatto da qualsiasi dispositivo elettronico: computer, cellulare o tablet.

Quando mai il vostro volto ha fatto così tanto per voi?

5. Software di rilevazione presenze

I software di rilevazione presenze e le loro versioni mobili (applicazioni di rilevazione presenze) consistono generalmente in sistemi operativi accessibili dal web, in quanto ospitati nel cloud. Il loro vantaggio risiede nella semplicità del loro funzionamento. Basta un clic e la registrazione è fatta.

I calcoli delle ore sono automatizzati e costantemente aggiornati. Inoltre, questi sistemi garantiscono la conformità alle disposizioni di legge.

6. Carte senza contatto

Un'altra possibile soluzione per la rilevazione delle ore è rappresentata dalle carte senza contatto. Questo tipo di carta viene assegnata a ciascun lavoratore, che può così registrare il proprio tempo senza dover toccare un dispositivo fisico. Oggi il telefono cellulare funziona come una carta.

È un'alternativa facile da implementare, soprattutto nelle piccole e medie imprese. L'unico inconveniente è forse quello di dover implementare un controllo aggiuntivo sulle carte e verificare la veridicità delle informazioni o che non ci sia trasferimento di carte tra i lavoratori.

7. Codici QR

Così come è sempre più comune andare al ristorante e dover scansionare un codice per accedere al menu, allo stesso modo ogni lavoratore riceve un codice unico con cui timbrare il cartellino di entrata e uscita dal lavoro.

Il codice può essere salvato su un computer portatile, un cellulare o un tablet e scansionato tramite un'app o un dispositivo.

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In poche parole...

Se c'è qualcosa che dovete trarre da questo articolo, è quanto segue:

• La registrazione dell'orario di lavoro è obbligatoria in Spagna.
• Questo obbligo si applica anche alle aziende con telelavoratori o teledipendenti.
• Il metodo di controllo è a discrezione di ciascun datore di lavoro.
• Sulla scia della crisi sanitaria, tuttavia, l'ordinanza SND/386/2020 non ha vietato i sistemi di rilevazione delle impronte digitali, anche se li ha limitati 👉🏽. Il loro utilizzo deve garantire tutte le misure igienico-sanitarie, anche se ciò significa pulirli ogni volta che vengono utilizzati.
• Fortunatamente, esistono altri meccanismi di rilevazione delle presenze che le aziende possono implementare.

Lasciamo che le impronte digitali servano a scopi più nobili. Ci sono sicuramente misteri più intriganti da risolvere di uno dei vostri lavoratori che non timbra il cartellino 🕵🏻‍♂️ .

Avete domande? Lasciatele nei commenti!