Le sanzioni per la registrazione del tempo mettono in allarme i datori di lavoro

☝️ Guerra prevenuta non uccide un soldato.

O almeno questo è ciò che ha detto l' Ispettorato del Lavoro e della Previdenza Sociale quando la legge sul controllo delle presenze ha annunciato che ci saranno multe per il mancato rispetto della registrazione degli orari.

Contro ogni previsione, nel primo trimestre del 2021 sono state rilevate 9.000 infrazioni. Ma andiamo, ciò che non ti uccide, ti rende più forte!

Diamo un'occhiata alle sanzioni del registro del tempo, a come vi riguardano come azienda e come lavoratore autonomo, ma soprattutto a come evitarle.

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Ricapitolando: cosa dice il Regio Decreto Legge 8/2019?

Ve ne abbiamo già parlato nelle puntate precedenti, come questa sulla registrazione delle ore di lavoro e questa sui sistemi di rilevazione delle presenze. Tuttavia, nulla ci impedisce di fare un rapido ripasso, prima di entrare nel merito:

• A marzo 2019 è entrato in vigore il regio decreto legge 8/2019 sulle misure urgenti per la protezione sociale e la lotta alla precarietà dell'orario di lavoro.
• Questo regolamento, attraverso le sue disposizioni, cerca di tutelare i lavoratori per quanto riguarda gli straordinari e la loro corretta retribuzione.
• Tuttavia, il modo in cui garantire ciò, ha un'implicazione diretta sulle aziende e sui lavoratori autonomi, in quanto li obbliga a:
  • Registrare la giornata lavorativa (specificando gli orari di inizio e fine della giornata lavorativa),
  • conservare tali registrazioni per almeno quattro anni.

Ma non è tutto. Poiché non esiste una legge senza eccezioni e ogni situazione è suscettibile di cambiamenti, sono cominciati subito a sorgere dubbi sulla conformità alle disposizioni di legge, soprattutto per quanto riguarda:

• il metodo o il sistema da implementare per garantire la registrazione giornaliera della giornata lavorativa;
• le modalità di lavoro in cui applicare le disposizioni (inizialmente nel caso dell'orario flessibile e rapidamente nel caso del telelavoro);
• il momento in cui le sanzioni sarebbero entrate in vigore e in cosa sarebbero consistite, una volta terminato il periodo di tolleranza con le sanzioni senza effetto.

Sanzioni in caso di mancata registrazione delle ore di lavoro

La Legge sulle infrazioni e le sanzioni nell'ordine sociale (LISSOS) è la legge spagnola che determina cosa costituisce un' infrazione all'ordine sociale. Questa legge opera una classificazione, in base alla natura del dovere violato e all'entità del diritto leso, come segue:

• infrazioni minori
• infrazioni gravi,
• infrazioni molto gravi.

Anche i rapporti di lavoro, che devono essere regolati per evitare eccessi e garantirne il corretto sviluppo, sono coperti dal testo di legge. Per quanto riguarda le infrazioni in materia di lavoro, il regolamento stabilisce che queste corrispondono ad azioni o omissioni da parte dei datori di lavoro contrarie alla legge e a quanto definito nei contratti collettivi.

Per quanto riguarda l' orario di lavoro, la legge determina come gravi infrazioni in ambito lavorativo:

La trasgressione delle norme e dei limiti legali o concordati in materia di orario di lavoro, lavoro notturno, lavoro straordinario, ore supplementari, pause, ferie, permessi, congedi, registrazione dell'orario di lavoro e, in generale, dell'orario di lavoro di cui agli articoli 12, 23 e da 34 a 38 dello Statuto dei lavoratori.

Inizialmente, le sanzioni per l'inosservanza delle disposizioni relative al controllo dell'orario erano fissate ai seguenti importi:

Tuttavia, dall'agosto 2021, giustificato dal fatto che gli importi delle sanzioni devono essere aggiornati per mantenere il loro carattere dissuasivo e dall'inevitabile variazione degli indici dei prezzi al consumo, il governo ha modificato gli importi delle ammende.

Tali ammende sono applicabili a tutte le categorie e gruppi professionali inclusi nell'articolo 1 dello Statuto dei lavoratori, compresi i lavoratori autonomi e i dipendenti. La nuova gamma di valori delle sanzioni è stata quindi definita come segue:

L'effetto della modifica di questi valori non è retroattivo. In questo senso, le aziende che sono state soggette all'apertura di un procedimento per inadempienza prima della data di modifica degli importi, dovranno rispondere in base ai valori che si applicavano a quella data.

Inventa lege, inventa frode: la necessità di stabilire sanzioni per la mancata tenuta delle registrazioni temporali

Fin dall'antichità è noto che come è fatta la legge, così è fatta la trappola.

La necessità di garantire l'efficacia di una legge, quindi, va di pari passo con la definizione di una serie di sanzioni che fungano da incentivo. La complessità della questione si presenta quando ci si rende conto che l'inosservanza non è necessariamente dovuta a una mancanza di volontà, ma piuttosto alle difficoltà che comporta la corretta applicazione della legge.

In Spagna, la registrazione temporale è generalmente applicata. Tuttavia, è chiaro che non comporta lo stesso impegno per le grandi aziende e per le PMI, e ancor meno per i lavoratori autonomi.

I liberi professionisti generalmente attuano meccanismi semplici (registri scritti a mano o fogli di calcolo Excel) che, sebbene efficaci, probabilmente non garantiscono il rigore che la procedura di registrazione dell'orario richiede.

Le grandi aziende, invece, possono disporre di software o applicazioni che automatizzano il processo di registrazione delle timbrature in entrata e in uscita del personale, garantendo al contempo il rispetto della legge.

Sebbene la legge non richieda un tipo unico di sistema per la registrazione degli orari, situazioni come il telelavoro o la scarsità di mezzi per implementare metodi efficaci di monitoraggio e controllo contribuiscono al fatto che molte aziende e lavoratori autonomi continuano a non rispettare la legge.

Perdere la battaglia, ma non la guerra: gli sforzi dell'Ispettorato

L'Ispettorato del lavoro e della previdenza sociale ha recentemente approvato il suo Piano strategico 2021-2023, che consentirà di modernizzare l'ente. Per garantire un migliore controllo, l'Ispettorato intende implementare strumenti e risorse che garantiscano, tra l'altro:

• la localizzazione delle infrazioni alle norme,
• il monitoraggio delle irregolarità nel loro sviluppo e follow-up,
• il rispetto dei diritti lavorativi e sociali
• il miglioramento della qualità dell'occupazione,
• la lotta alla precarietà e alle frodi.

Tuttavia, l'obiettivo di questa modernizzazione dovrebbe essere anche quello di fornire la consulenza e il supporto necessari affinché i datori di lavoro siano in grado di comprendere i regolamenti e di applicarli correttamente.

Vedi anche: Registrazione delle ore: risposte alle domande più e meno frequenti sulla legge

Come garantire la registrazione delle ore? → Prima e ultima sanzione!

Come accennato in precedenza, se c'è una cosa in cui la legge è flessibile, è per quanto riguarda la scelta del sistema di registrazione delle ore che i datori di lavoro devono adottare per garantire il rispetto dei loro obblighi.

A seconda del tipo di azienda, delle sue dimensioni e del suo settore di attività, un sistema può essere più adatto di un altro alle esigenze e alle risorse disponibili. In questo senso, la registrazione può essere effettuata

• manualmente: a mano o utilizzando strumenti come Excel per creare un modello di registrazione delle ore;
• in modo automatizzato: utilizzando software di rilevazione delle presenze, applicazioni, sistemi biometrici, ecc.

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Per riassumere...

• Il Regio Decreto Legge 8/2019 è il regolamento che contiene, tra l'altro, le disposizioni relative all'obbligatorietà, da parte dei datori di lavoro, della registrazione dell'orario di lavoro giornaliero dei propri lavoratori.
• Per garantire l'osservanza delle sue disposizioni, la Legge sulle infrazioni e le sanzioni nell'ordine sociale (LISSOS) distingue tra: infrazioni minori, gravi e molto gravi.
• L'inosservanza della registrazione degli orari è considerata un reato grave, la cui multa può attualmente arrivare a 7.500 euro.
• Sebbene esistano diversi sistemi per rispettare la registrazione degli orari, si riscontrano ancora difficoltà in tal senso, soprattutto tra le piccole imprese e i lavoratori autonomi.
• Poiché il mancato rispetto delle disposizioni di legge spesso sfugge al controllo di chi deve rispettarle, l'Ispettorato del lavoro si sta impegnando per modernizzare le proprie procedure e, idealmente, per fornire un supporto migliore.

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