Creare un CRM con Access: cosa c'è da sapere

Recensione CRM: Da diversi anni Microsoft ha democratizzato la creazione di applicazioni con Microsoft Access. Le possibilità sono quasi infinite con questo software della suite Office. Tuttavia, non è sempre una buona idea iniziare con questa soluzione. Se volete creare il vostro CRM con Microsoft Access, leggete attentamente i seguenti consigli.

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Cosa si può fare con Access?

Access è un sistema di gestione di database supportato dal linguaggio proprietario di Microsoft: VBA (Visual Basic for Applications). Access consente di creare database relazionali senza bisogno di programmazione, ed è questo che lo rende uno strumento così interessante. A differenza di un file di prospecting in Excel, dove 1 riga corrisponde a 1 contatto, Access permette di dire che 2 contatti appartengono alla stessa organizzazione. Excel non permette di gestire questo tipo di relazione, per cui si perde un'enorme quantità di informazioni lavorando in questo modo.
Oltre alla parte "database", Access consente di creare interfacce con moduli di input proprio come un vero e proprio pacchetto software. È inoltre possibile creare query per interrogare il database e report che possono essere utilizzati per modificare i file dei clienti, i contratti personalizzati, i moduli d'ordine, ecc.
Sulla carta, Access ha tutto ciò che serve per creare il proprio software CRM.

I vantaggi di creare un CRM con Access

La creazione di un proprio CRM presenta due vantaggi principali:

• Access viene già pagato come parte dell'abbonamento o della licenza di Microsoft Office. Non è quindi necessario pagare una licenza per le applicazioni create, indipendentemente dal numero di utenti. A titolo di confronto, un ottimo CRM costa tra i 10 e i 30 euro al mese per utente. Se 10 persone utilizzano un CRM, potete risparmiare fino a 3.600 euro all'anno.
• Inoltre, siete liberi di creare tutte le visualizzazioni e i moduli che volete. È quindi possibile creare un CRM su misura senza rivolgersi a un editore o a un integratore di software.

Questi due punti sono molto attraenti, ma è necessario considerare tutte le dimensioni del progetto prima di fare il grande passo. Gli svantaggi che seguono mettono in prospettiva i punti precedenti.

Gli svantaggi di Microsoft Access

Abbiamo visto progetti di CRM realizzati con Access fallire e talvolta avere successo con grande sofferenza. Ecco i motivi principali:

• Il tempo necessario per creare e mantenere un sistema CRM, così come le competenze richieste, sono spesso sottovalutati dell'80%. È un dato enorme, ma è una realtà. Anche se con Access la programmazione è minima o inesistente, il tempo necessario per sviluppare le competenze necessarie a configurare un pacchetto software completo è semplicemente enorme. Quando si utilizza per la prima volta l'applicazione finita, spesso si notano piccoli bug e incoerenze che richiedono molto tempo per essere risolti.
• In caso di perdita di dati, Access non ha un back-up. Non siete nemmeno protetti da virus e intrusioni che potrebbero danneggiare la vostra attività. Non c'è assistenza per rispondere alle vostre domande. Nel caso di un software online, l'assistenza, la manutenzione, gli aggiornamenti e la protezione dei dati sono inclusi nel prezzo.
• Il costo di un progetto CRM in Access rispetto al software online è molto più elevato. Il tempo dedicato allo sviluppo e alla manutenzione dell'applicazione viene sottratto alla vostra attività "reale".
• Microsoft utilizza una tecnologia proprietaria che non è molto compatibile in caso di migrazione a un altro pacchetto software. Tuttavia, è possibile esportare i dati in formato CSV e importare tutte le tabelle in un nuovo CRM, se necessario.
• Anche se avete creato un CRM eccellente, non potrete mai disporre di funzioni collaborative come l'integrazione con i social network, la condivisione delle note, il tracciamento degli eventi, la geolocalizzazione, le visualizzazioni e i report personalizzati, l'email marketing, ecc. Questa dimensione collaborativa è essenziale per rendere le relazioni con i clienti efficaci e produttive.
• L'accesso non è accessibile tramite un'applicazione mobile sicura e adatta al lavoro in mobilità, a differenza della maggior parte dei CRM SaaS.

aPaaS: una versione Cloud di Access

Se non siete sviluppatori ma volete progettare un'applicazione da soli, prendete in considerazione Application Platform as a Service. Questa nuova generazione di strumenti online consente di creare qualsiasi tipo di software con tutti i vantaggi del cloud: sicurezza, collaborazione, librerie di applicazioni, ecc.

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Per aiutarvi a scegliere

In conclusione, consigliamo Access per progetti molto specifici:

• nel caso di un POC (Proof of Concept): applicazione per convalidare un'esigenza
• se la copertura funzionale è molto limitata, per limitare i tempi di creazione e manutenzione
• se una funzionalità essenziale non è offerta da nessun altro CRM.

I CRM moderni sono altamente configurabili e offrono tariffe molto convenienti, con i più accessibili che partono da 5 euro/mese/utente. È quindi sempre più raro che la creazione di un CRM con Access sia un progetto redditizio. Per la maggior parte dei progetti di gestione delle relazioni con i clienti, consigliamo CRM mobili, collaborativi e sicuri, che possano essere aggiornati rapidamente per soddisfare le elevate esigenze di clienti e prospect.

A metà strada tra Access e un CRM proprietario, potete anche optare per un CRM Open Source (gratuito) da installare semplicemente su un server e configurare a vostro piacimento. Si tratta di un'alternativa popolare per le aziende che desiderano un controllo totale sui propri dati senza spendere 1 euro per una licenza.