Timesheet management software: guida all'acquisto
Cos'è un software di timesheet management?
Definizione
Nelle aziende di oggi, è possibile che quasi ogni dipendente abbia il proprio orario di lavoro personalizzato! Un software di time management e gestione delle attività vi aiuta a monitorare e organizzare l'orario di lavoro nella vostra azienda:
- gestire dipendenti a tempo pieno, part-time, giornaliero, orario variabile, annualizzato...
- gestire gli orari notturni, di team, di dipendenti in movimento..
- gestire gli straordinari, recuperi, riposo compensativo...
Gli strumenti di monitoraggio del tempo consentono di monitorare l'orario di lavoro dei dipendenti in conformità con i vincoli normativi vigenti:
- Contratti collettivi e aziendali
- Diverse tipologie di contratti: contratti a tempo determinato, contratti a tempo indeterminato, accordi di stage, lavoratori temporanei, ecc.
- Differenti statuti pubblici e privati
Come funziona
Le soluzioni di gestione del tempo consentono di tracciare con precisione l'orario di lavoro di ogni dipendente. Ha un'interfaccia online per visualizzare gli orari di presenza di ogni dipendente e gestire gli orari per attività.
Questi tempi sono calcolati automaticamente dall'utensile:
- Da fogli di lavoro compilati dai dipendenti
- Dai dati del vostro orologio a tempo
- Da un badgeage intranet o da una registrazione dello smartphone
I vostri dipendenti dispongono di un'interfaccia online per inserire il loro orario di lavoro e inviarli al proprio responsabile, consultare il numero totale di ore lavorate e visualizzare il contatore di recupero.
Ha un'interfaccia admin per gestire il libro paga:
- Visualizzare e approvare i fogli di presenza delle squadre
- Monitorare l'evoluzione del costo temporale di ogni progetto
- Visualizzare in tempo reale i dipendenti presenti, assenti, in ritardo, ecc.
Gli strumenti di gestione del tempo possono essere configurati e integrati nel vostro sistema informativo HR (HRIS) per automatizzare l'edizione dei fogli paga, gestire gli orari, le richieste di congedo, ecc.
Sincronizzato con il vostro strumento di contabilità (o tramite una semplice esportazione), automatizzate la registrazione delle scritture contabili e il pagamento degli stipendi.
Quali sono le caratteristiche principali di un software di timesheet management?
Gestione tempi per i dipendenti
Lo strumento di gestione del tempo centralizza e formalizza il tempo trascorso da ogni dipendente sul posto di lavoro. Ogni dipendente è registrato nello strumento e caratterizzato dalle informazioni del suo contratto di lavoro: contratto, volume di lavoro, ore ecc.
Lo strumento raccoglie quotidianamente le ore di lavoro (entrata e uscita), le pause e le assenze. Automaticamente, lo strumento recupera le informazioni dal lettore di badge. Manualmente, i vostri dipendenti possono completare i fogli di lavoro e inviarli a voi:
- Indicando gli orari di arrivo e di partenza
- Scomporre la loro giornata: indicando il tempo trascorso per ogni attività
Lo strumento calcola gli straordinari eseguiti dalle vostre equipe. Il software dispone di un cronometro che calcola (in tempo reale) per ogni dipendente i giorni di ferie pagate rimanenti, i giorni di recupero, le ore notturne lavorate, i giorni festivi, l'ammontare di eventuali contributi.
In caso di anomalia (ritardo, dimenticanza del punteggio, assenza imprevista, partenza anticipata, ecc.) sarete immediatamente notificati.
I vostri collaboratori dispongono di un'interfaccia online o mobile su cui possono seguire il loro plan, inserire il loro orario, richiedere il congedo (trasmesso automaticamente al supervisore), osservare il saldo del contatore dei recuperi, ecc.
La gestione delle risorse umane
La vostra interfaccia vi permette di ottenere in tempo reale il resoconto dell'orario di lavoro di ogni dipendente.
Funzioni analitiche avanzate (ordinamento incrociato, Gantt) consentono di tenere traccia del tempo per attività, progetto, cliente, ecc. e di calcolare il costo del vostro libro paga. Questo può semplificare notevolmente i vostri processi di fatturazione e la contabilità dei costi. Può anche servire come base per lo sviluppo di una pianificazione ottimizzata e realistica e lungimirante.
I dashboard personalizzabili consentono di analizzare le prestazioni dei salari e di misurare le tendenze:
- Misurare i tassi di assenteismo per sesso, età, servizio
- Identificare le patologie di bassa importanza: servizi con frequenti ritardi, ecc.
Chi utilizza un software di timesheet management
Gli strumenti di gestione del tempo sono utili per tutte le organizzazioni (aziende, associazioni, ospedali, comunità, enti pubblici, ecc.) in tutti i settori di attività: industria, commercio al dettaglio, servizi pubblici, hotel, ecc.
Internamente, sono trasversali a tutte le funzioni:
- Dipendenti che registrano il loro orario di lavoro
- Dirigenti che li utilizzano per gestire il personale
- I responsabili delle risorse umane che li mobilitano per la gestione strategica delle risorse umane
Sono interessanti anche per i controllori di gestione interni che costano un prodotto o un progetto.
Perchè utilizzare un software di timesheet management?
Le soluzioni di gestione del tempo sono interessanti per ottenere un indiscutibile follow-up degli orari di presenza di ogni individuo. Tuttavia, questi strumenti presentano alcuni svantaggi.
Vantaggi
- Trasparenza e tracciabilità dell'orario di lavoro di ciascun dipendente, monitorato per attività
- Automazione dei processi HR: buste paga dematerializzate (e dichiarazioni sociali), calcolo degli straordinari, ore notturne, ecc.
- Calcolo del centro di costo relativo al libro paga
- Rispetto della legislazione e notifica automatica in caso di anomalie
- Interoperabilità con HRIS, strumenti di contabilità e buste paga utilizzati internamente
- Strumenti di gestione strategica attraverso l'anticipazione delle scadenze, il monitoraggio del budget (pianificato ed effettivo)
Svantaggi
- La registrazione del tempo basata sulle attività può essere laboriosa per i dipendenti
- Anomalie legate a interferenze e a piccoli ritardi (uno, due minuti) possono inondare i sistemi di messaggistica dei responsabili delle risorse umane.
- I dipendenti possono avere la sensazione di essere spaventati.
Come gestire un software di timesheet management?
Gli strumenti per le PMI sono flessibili e versatili. Sono simili ai piccoli HRIS modulari che includono non solo il monitoraggio del tempo, ma anche la gestione delle ferie, la pianificazione, l'elaborazione dei dati salariali, ecc.
Gli strumenti per le grandi imprese e le istituzioni pubbliche sono più specifici. Si concentrano sulla gestione del tempo e delle attività e offrono funzionalità più complesse: ad esempio, la programmazione automatica sotto vincolo.
Queste soluzioni di gestione sono disponibili su PC, smartphone o tablet.
Disponibili in SaaS, non è necessario gestire la manutenzione e gli aggiornamenti.
