Metodo QQOQCP: definizione ed esempi concreti per ogni domanda

L'acronimo del metodo QQOQCP (C) si riferisce a una tecnica semplice ed efficace di analisi contestuale di una determinata situazione.

In ambito professionale, e in particolare durante la fase di scoping di un progetto, consente alle persone di porsi le domande giuste per comprendere una particolare questione e rispondere in modo più efficaceche lanciarsi a capofitto nella risoluzione di un problema.

Inoltre, consente ai team che lavorano insieme di condividere una visione comune della situazione e di rimanere in tema.

In questo articolo esamineremo vari casi d'uso del metodo QQOQCP e, soprattutto, come sfruttarlo al meglio per ottenere risultati vantaggiosi per voi stessi e per i vostri progetti. 🔥

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Definizione del metodo QQOQCP

QQOQCP è un acronimo che sta per "Chi? Cosa? Dove? Quando? Quando? Come? Perché? "Le 5 W (Who, What, Where, When, Why) possono essere completate con How.

QQOQCP o QQOQCCP è un metodo di analisi e una soluzione di qualità per i vostri processi, che si basa sull'interrogazione delle caratteristiche fondamentali di una situazione.

Queste semplici domande forniscono elementi fattuali che, una volta assemblati, formano una rappresentazione universale di :

• un evento
• un interesse
• una situazione
• o di un contesto.

Questo metodo è particolarmente apprezzato nel mondo giornalistico per la sua semplicità (si tratta solo di un elenco di domande da ricordare) e per la rappresentazione universale che offre di una situazione.

Rispetta pienamente l'etica giornalistica, che mira a fornire informazioni complete e obiettive a tutti.

Perché utilizzare il metodo QQOQCP? 6 aree di interesse

L'utilizzo di questo metodo consente di esaminare un argomento o una questione da tutti i punti di vista, senza lasciare nulla di intentato, e di inquadrare così un progetto.

Può essere utilizzato in diverse situazioni professionali:

• definire un piano di progetto o un piano d'azione,
• risoluzione di problemi
• brainstorming
• stesura di una relazione,
• gestione di un team o di un conflitto,
• sviluppare una strategia, ecc.

Come si può utilizzare efficacemente il metodo QQOQCCP? Le 7 domande chiave

In pratica, perché il metodo funzioni appieno, è necessario:

1. Porre tutte le domande, e solo quelle realmente rilevanti per il vostro problema.
2. Estrarre i punti più significativi dalle risposte.
3. Attuare azioni pertinenti in relazione ai punti significativi.

Chi?

Il " Chi" deve permettere di coprire tutte le persone interessate, non solo una. È possibile che abbiate diversi clienti tipici che dovrebbero essere coperti da queste domande.

In questo caso, è bene redigere una tabella con più voci:

• Chi è a conoscenza della situazione?
• Chi è il cliente di questo prodotto? Chi lo utilizzerà?
• Chi è coinvolto?
• A chi è associata la persona in questo contesto?
• Per conto di chi lavora?
• Chi si occuperà del progetto?

Che cosa?

La domanda "cosa" si riferisce al motivo per cui si sta implementando questa metodologia. Spesso è il fattore scatenante:

• Qual è il problema?
• Quale prodotto o servizio?
• A quale scopo serve il metodo?
• In relazione a cosa lavora la persona interessata?

Dove?

La domanda "dove" identifica il luogo preciso interessato dal problema sollevato:

• Dove si trova il cliente quando utilizza il prodotto?
• Dove si sta dirigendo?
• Dove sorge il problema?
• Dove si possono trovare le informazioni?

Quando?

Il Quando si riferisce al momento (o ai momenti) in cui si verifica l'evento (o gli eventi). Può anche indicare un periodo di tempo o una scadenza:

• Quando il cliente usa il prodotto?
• Da quando il pubblico si collega al mio sito?
• Fino a quando ci aspettiamo di vendere il prodotto?
• In quanto tempo dobbiamo inviare la newsletter?
• A che età avranno figli?

Il Come?

Il " come" indica il modo in cui le cose vengono fatte. Spesso è un elemento chiave per spiegare una situazione:

• In quali condizioni i clienti utilizzano il nostro prodotto?
• Come hanno fatto gli acquirenti a conoscerci?
• Come i lettori preferiscono accedere ai nostri contenuti?
• Cosa li ha portati a questa situazione?

Quanto? Criterio opzionale

Quanto è sufficiente per quantificare il problema in questione e spesso per valutarne la gravità:

• Quanto denaro è coinvolto?
• Qual è il prezzo?
• Quante persone visitano il nostro sito ogni mese?
• Quanto velocemente possiamo lanciare un nuovo prodotto?
• In che misura la situazione sta influenzando il nostro progetto?

Il perché?

Il perché si riferisce alla ragione o alla causa scatenante della situazione. Ci permette di trovare i primi elementi di risposta:

• Cosa ha causato il calo delle vendite?
• Cosa ha scatenato l'acquisto?
• Perché i clienti preferiscono la versione A alla versione B?
• Perché i lettori visitano meno spesso il nostro sito?

8 esempi di applicazione del metodo QQOQCP

Ecco alcuni esempi concreti che evidenziano i vantaggi dell'applicazione di questo metodo:

Relazioni con i clienti

Nell'ambito delle relazioni con i clienti, il QQOQCP vi permette di mettervi nei panni del cliente che state cercando, in modo da potergli offrire i prodotti o i servizi giusti al momento giusto. In particolare, vi aiuta a capire :

• il target,
• le sue esigenze
• e il contesto che influenzerà la loro decisione (budget, vincoli di tempo, ecc.).

Se il metodo viene applicato correttamente e le azioni di prospezione o di fidelizzazione dei clienti che ne derivano sono ben eseguite, è molto probabile che si ottenga un aumento delle prestazioni con:

• un migliore tasso di conversione dei clienti
• minori costi di acquisizione dei clienti
• meno risorse umane allocate per ogni conversione di cliente, ecc.

Facilitare le riunioni

Nell'ambito di una riunione interna, QQOQCP consente di elaborare una visione dell'argomento della riunione che sarà condivisa da tutti gli invitati.

Prendiamo l'esempio di una riunione programmata a causa di un calo delle vendite. L'obiettivo sarebbe quello di mettere in atto azioni per aumentare le entrate.

Il primo passo è quindi prendere coscienza della situazione, condividere questa realtà per entrare direttamente nella fase di risoluzione del problema senza procrastinare. Vedrete in questo esempio che non c'è spazio per interventi improduttivi:

• Chi: l'analista aziendale ci fornisce le informazioni che ha osservato
• Cosa: il calo delle vendite
• Dove: 3 negozi nella regione di Parigi
• Quando: negli ultimi 15 giorni
• Come: cruscotto collegato al software gestionale
• Quanto: 30.000 euro
• Perché: i prodotti in legno hanno venduto meno rispetto ai 15 giorni precedenti.

Marketing del prodotto e UX Design

La creazione di un prodotto può avvenire senza alcun contatto con i clienti se si ha una perfetta comprensione della domanda. In caso contrario (la maggior parte delle volte), dovrete mettere in discussione voi stessi e i vostri potenziali acquirenti in un modo o nell'altro.

Il metodo QQOQCP vi consente di scoprire le esigenze del vostro pubblico target, in modo da poter offrire loro un prodotto molto più rilevante rispetto alla concorrenza. Il risultato è un aumento delle vendite e delle quote di mercato.

Il marketing

Nel marketing, il metodo delle 5 W è ampiamente utilizzato per migliorare la rilevanza delle azioni. Viene spesso utilizzato quando i KPI (Key Performance Indicators) sono deludenti. Questo spesso significa che le azioni e le campagne di marketing non sono adatte al pubblico.

QQOQCP ci permette di inviare messaggi migliori e prodotti più pertinenti a persone più mirate, tenendo conto del loro contesto individuale.

Il marketing personalizzato è oggi una tendenza molto forte, guidata dalla raccolta di dati personali, dalle richieste dei clienti e dai vincoli legali e tecnici per contrastare le azioni di marketing abusive.

La comunicazione

Analogamente al marketing, questo metodo consente di familiarizzare con il proprio pubblico di riferimento. In questo campo è comune redigere una tabella con diverse colonne per ogni tipo di target.

Si tratta delle cosiddette marketing personae (persone rappresentative di un segmento di clientela) o buyer personae.

Giornalismo

Come abbiamo visto in precedenza, il metodo delle 5 W è stato ampiamente utilizzato nel giornalismo fin dall'inizio del XX secolo negli Stati Uniti. Viene utilizzato per creare contenuti informativi , in contrapposizione ai contenuti letterari a cui siamo abituati da romanzi, racconti e persino resoconti storici.

Questo metodo consente di condividere informazioni tecniche, esaustive, obiettive e verificate, apprezzate dai lettori che cercano informazioni di cui fidarsi.

Risorse umane

Dal punto di vista delle risorse umane interne, questo metodo viene utilizzato per fare il punto su una situazione di crisi, ad esempio, o su un cambiamento importante tra i dipendenti, come ad esempio

• la mobilità collettiva per accompagnare un cambiamento strategico
• un piano di licenziamento
• assunzioni su larga scala in caso di crescita, ecc.)

Gestione del progetto

Il metodo QQOQCP viene utilizzato nella gestione dei progetti per riferire una situazione agli stakeholder di alto livello del progetto (senior management, cliente, ecc.).

Questo metodo può essere utilizzato anche nell' agilità come parte di una riunione di pre-pianificazione per fare il punto della situazione in modo rapido e regolare. In questo caso, le 5 W facilitano la diffusione delle conoscenze ed evitano i malintesi.

💡 Per completare l'uso del QQOQCP nella gestione dei progetti, scoprite altri metodi coinvolti nella fase di scoping:

[Applicazione del metodo QQOQCP nelle vendite

Il metodo QQOQCP è particolarmente utilizzato nelle vendite, perché, come in un contesto giornalistico, l'assistente alle vendite sarà in contatto diretto con il potenziale cliente (prospect).

Il metodo delle 5 W consente di raccogliere informazioni esaurienti e concrete per sviluppare argomenti di vendita pertinenti per questo particolare prospect.

In parole povere, il metodo QQOQCP massimizza le possibilità di vendere lo stesso prodotto a due persone sensibili ad argomenti diversi.

Ad esempio, la vostra azienda produce e vende palme:

▶︎ In questo esempio, possiamo notare che Julie apprezzerà il servizio da voi offerto (consegna, installazione). Ha un'idea chiara di ciò che vuole, ma non sarà in grado di trasportare e piantare la palma da sola e non penserà a nessun altro per farlo. Vendetele un servizio impeccabile, non un albero!

Nel secondo caso, Benoît è più interessato a creare valore percepito nel suo B&B che ad arricchire la flora del suo giardino. In questo caso, vendetegli l'albero più bello e, perché no, un accessorio (luci calde a LED, amaca o altalena in teak, tesa bianca). Rassicuratelo calcolando il ritorno sull'investimento.

Modello QQOQCP gratuito da scaricare

Abbiamo creato una tabella QQOQCP vuota per permettervi di iniziare subito a utilizzare questo metodo collaudato.

Scaricatela gratuitamente e iniziate subito a usarla:

Strumenti per il vostro settore a supporto della vostra riflessione

Il metodo QQOQCP è un metodo strutturante per analizzare una situazione individualmente o come parte di un team, ma potrebbe non essere lo strumento più efficace in tutte le circostanze. Ecco i limiti del metodo delle 5 W:

• Richiede un tempo di analisi che non è possibile in un ambiente aziendale tradizionale;
• Richiede l' azione umana e quindi il rischio di interpretazioni errate. Non può essere automatizzato;
• è possibile porre domande sbagliate ;
• non copre aspetti più sottili a causa della sua rigidità e delle sue domande di base molto generiche.

Ecco alcuni strumenti che possono aiutarvi a strutturare il vostro approccio in modo più efficace rispetto a una metodologia manuale:

I 5 errori più comuni del QQOQCP (e come evitarli)

Il metodo QQOQCP sembra semplice sulla carta. Tuttavia, alcuni errori possono ridurne l'efficacia nella pratica. Ecco le 5 insidie più comuni... e come evitarle senza cadere nella trappola:

1- Accontentarsi di risposte vaghe

Riformulare per ottenere fatti concreti, quantificati o osservabili. Esempi: "Chi? Il responsabile marketing."Quando? Ogni lunedì alle 9 del mattino."

2- Dimenticare gli stakeholder chiave

Non trascurate gli stakeholder silenziosi ma influenti (ad esempio, il dev che sa tutto del processo ma non è mai stato consultato).
Non dimenticate di fare un vero e proprio giro di discussioni. Anche se veloce. Anche se è informale.

3- Usare il QQOQCP come un semplice MCQ

Il metodo QQOQCP è uno strumento di analisi, non una formalità amministrativa. Prendetevi il tempo per approfondire. Dietro ogni domanda, possono esserci diverse cause o azioni da indagare.

4- Dimenticare di agire

Un buon problem solver è un QQOQCP implementato, non solo ben scritto.

5- Credere che il QQOQCP risolva tutto da solo

Il metodo QQOQCP non sostituisce una vera strategia o una solida gestione del progetto. Combinatelo con altri strumenti: mappe mentali, SWOT, diagrammi di Ishikawa, ecc. A seconda dell'obiettivo, la soluzione ideale è spesso multiforme.

Metodi complementari o alternativi al QQOQCP

Il metodo QQOQCP ha più di un asso nella manica. Ma non è l'unico a brillare quando si tratta di risolvere problemi, gestire progetti o analizzare situazioni. Ecco 5 approcci che possono migliorarlo... o sostituirlo del tutto, a seconda del contesto.

👉 Se avete progetti multilingue o internazionali, forse avrete sentito parlare di 5W1H. È il nome inglese del nostro amato metodo QQOQCCP:
Who, What, Where, When, Why, How. Stessa struttura, stessi obiettivi, ma con un piccolo accento shakespeariano 🎩.

👉 Il diagramma di Ishikawa, soprannominato "diagramma a lisca di pesce" (yum), è uno strumento di analisi visiva per identificare tutte le possibili cause di un problema.
È un ottimo complemento al QQOQCP quando si vuole approfondire un processo complesso o migliorare un prodotto.

L'analisi SWOT è un classico della gestione dei progetti e della strategia aziendale. Vi fa pensare incrociando punti di forza, debolezze, opportunità e minacce.
È perfetta per fare un passo indietro, strutturare le informazioni e modificare l'obiettivo generale.

Il metodo dei 5 perché è semplice, diretto e potente. Si pone la domanda "Perché? "fino a cinque volte di seguito per identificare la causa principale di un problema.
È fondamentale in caso di bug persistenti, conflitti ricorrenti o processi errati. Meno rilevante se si cerca il quadro generale.

👉 Volete visualizzare il vostro piano d'azione, chiarire i legami tra le parti interessate o strutturare la riunione in modo coinvolgente? Combinate il metodo QQOQCP con la mappatura mentale.
Otterrete chiarezza, efficienza... e farete felici i vostri cervelli visivi.

Il metodo QQOQCP in breve

Il metodo QQOQCP è una metodologia semplice, efficace e soprattutto comprovata che può essere utilizzata in una moltitudine di campi, anche se è di particolare interesse per i giornalisti e i professionisti delle vendite.

Questi ultimi lo utilizzano per massimizzare le possibilità di vendere lo stesso prodotto a più persone sensibili a diversi argomenti, come abbiamo visto in un esempio concreto.

Tuttavia, il metodo soffre di alcune limitazioni che possono essere superate da strumenti online in grado di automatizzare la comprensione di una particolare situazione e di avviare azioni pertinenti. 💯

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FAQ - QQOQCP

Che cosa significa QQOQCP?

L'acronimo QQOQCP sta per: Chi, Cosa, Dove, Quando, Come e Perché. È un metodo di interrogazione utilizzato per strutturare un'analisi, comprendere una situazione o gettare le basi di un progetto. Volete risposte chiare? Fate le domande giuste.

Qual è la differenza tra QQOQCP e QQOQCCP?

Molto semplice: il metodo QQOQCCP aggiunge una dimensione alla versione classica. La "C" in più sta per Quanto. Si tratta di un criterio facoltativo, ma molto utile quando si deve dare una cifra a un obiettivo, a un budget o a una risorsa. QQOQCP per la comprensione. QQOQCCP per pianificare con i numeri.

Come si può usare il QQOQCP nella gestione dei progetti?

Il project management ama il QQOQCP. È facile capire perché. Si può usare fin dalla fase di definizione del progetto per :

• strutturare il piano d'azione
• chiarire i ruoli
• identificare i vincoli.

Volete evitare vaghezze e omissioni? Ponete le sei domande chiave fin dall'inizio. Bonus: vi evita di andare a caccia di informazioni... o di errori.

Quali strumenti sono necessari per applicare il QQOQCP?

Una tabella, un post-it, una mappa mentale o un buon vecchio file Excel: la scelta è vostra. Potete anche utilizzare strumenti di gestione come Notion, Trello o Miro per organizzare le risposte e visualizzare tutto. L'importante è che le domande siano chiare, condivise... e attuabili.

Perché il QQOQCP è utile nella comunicazione?

Perché la comunicazione è tutta una questione di chiarezza e pertinenza. Con il metodo QQOQCP è possibile:

• strutturare il messaggio
• comprendere le esigenze del cliente
• rispondere a una crisi senza improvvisare,
• scegliere le parole giuste, al posto giusto, al momento giusto, con il tono giusto.