Confronto tra i 13 migliori backplanner gratuiti per professionisti con un budget limitato

Siete alla ricerca del miglior software di gestione dei progetti per la vostra azienda?

Che siate sviluppatori, marketer, venditori o creativi, questo tipo di strumento vi consente di pianificare e gestire uno o più progetti in modo efficiente, ponendo l'accento sulla collaborazione, sulla comunicazione e sulla semplificazione dei processi.

Avete limiti di tempo e di budget? Niente panico, ci sono decine di pacchetti software gratuiti per la gestione dei progetti, di cui ecco una selezione ristretta ai migliori. ✨

NB: Questa selezione include solo software online (noti anche come SaaS o cloud), in quanto i software installati localmente non consentono l' uso collaborativo che è essenziale per una gestione efficace dei progetti.

Si noti inoltre che si parlerà di software di gestione delle attività. Anche se non sono software di gestione dei progetti in senso stretto, sono un solido supporto per chi vuole facilitare la gestione con l'aiuto di uno strumento gratuito.

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Tabella di confronto di 13 pacchetti software per la gestione dei progetti con retroprogettazione

monday.com: la piattaforma intuitiva e potente per il lavoro di squadra

monday.com è una piattaforma all-in-one per la gestione dei progetti e il lavoro collaborativo.

Centralizza tutte le attività, i progetti e le comunicazioni dell'azienda in un'unica piattaforma, facilitando la collaborazione e la gestione del flusso di lavoro con flussi di lavoro personalizzati in base alle esigenze specifiche. In breve, ogni membro del team sa esattamente cosa deve fare, quando deve farlo e come può collaborare con i colleghi. Non è più necessario destreggiarsi tra e-mail e fogli di calcolo Excel sparsi: tutto è a portata di mano su un'interfaccia intuitiva e personalizzabile.

👍 Vantaggi:

• l'interfaccia visiva e personalizzabile che ne facilita l'utilizzo,
• la compatibilità e l'integrazione con oltre 200 applicazioni come Slack, Google Drive, Dropbox, Jira, Gmail e Mailchimp,
• le sue funzioni per automatizzare le attività ricorrenti e aumentare l'efficienza.

🤔 Aspetti negativi:

• alcune integrazioni avanzate richiedono competenze tecniche.

monday.com

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La piattaforma più intuitiva per gestire progetti e squadre

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Asana: il task manager collaborativo per le start-up

Asana è un eccellente strumento di gestione delle attività.

Innanzitutto, consente di suddividere i compiti da svolgere tra tutti i membri dell'azienda, di collaborare e scambiare idee con l'obiettivo di lavorare in modo più efficiente. In breve, ognuno sa cosa deve fare quando arriva in ufficio o esce da una riunione: niente più elenchi di cose da fare in un angolo della scrivania o riunioni che non portano ad azioni concrete.

Inoltre, la versione gratuita di Asana è così completa che la maggior parte delle aziende non ha bisogno di passare alla versione a pagamento.

👍 I vantaggi:

• la versione gratuita consente a un massimo di 15 persone di lavorare in team,
• il suo design sofisticato e la navigazione ergonomica,
• la sua flessibilità.

🤔 I difetti:

• il sistema di ricerca non è sempre intuitivo,
• non esiste un sistema di numeri di ticket o di attività.

Asana

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Project management, assegnazione compiti e teamwork

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Beesbusy: la gestione dei progetti semplificata

Siete alla ricerca di un software gratuito che vi permetta di gestire i vostri progetti, strutturare il vostro lavoro quotidiano e pianificare le vostre attività? Provate Beesbusy.

La chiave del suo successo? Essere al tempo stesso potente e facile da usare. Grazie alla sua interfaccia di facile comprensione e altamente visiva, ogni dipendente può vedere a colpo d'occhio come organizzarsi.

Inoltre, i vostri dati sono riservati esclusivamente a Beesbusy, che non li rivende in nessun caso.

I prezzi partono da 9,90 €/mese.

👍 I vantaggi:

• la versione gratuita non ha limiti al numero di progetti, attività o utenti,
• veloce da imparare e facile da usare,
• l'utilizzo tramite l'applicazione è altrettanto fluido di quello su computer.

🤔 I lati negativi:

• alcune funzioni non sono disponibili nella versione gratuita, come i cruscotti,
• non è adatto a progetti complessi.

Beesbusy

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Organizzazione dei progetti ottimale e collaborativa

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Bitrix24: la gestione dei progetti in uno strumento all-in-one

Bitrix24 è utilizzato da oltre 2 milioni di aziende e organizzazioni in tutto il mondo.

Questo successo è dovuto al gran numero di funzioni gratuite e rilevanti, che si rivolgono a tutti i dipendenti di un'azienda. Infatti, Bitrix24 non è solo uno strumento di gestione dei progetti: è un SER, un CRM, un gestore di documenti, agende, messaggistica, strumenti HR, ecc.

Nonostante la riservatezza relativamente vaga dei dati, Bitrix24 permette di gestire efficacemente i progetti senza spendere un centesimo.

👍 Vantaggi :

• gratuito senza limiti di numero di utenti,
• un'ampia gamma di strumenti in una piattaforma unificata,
• dati ospitati nell'Unione Europea.

🤔 Aspetti negativi:

• funzionalità limitate nella versione gratuita (nessun campo personalizzabile, nessuna gestione del tempo, ecc,)
• una certa lentezza che toglie un po' di fluidità all'utilizzo.

Bitrix24

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Piattaforma all-in-one per gestione aziendale

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BubblePlan: pianificazione gratuita e intuitiva

Bubble Plan è un pacchetto software francese con una versione gratuita , perfetta per chi lavora da solo su un singolo progetto.

Permette di iniziare a lavorare alla gestione dei progetti senza dover investire denaro. La versione gratuita dello strumento offre già una serie di funzioni, tra cui la visualizzazione della pianificazione, il diagramma di Gantt, i cruscotti e la gestione del budget.

👍 I vantaggi:

• un'interfaccia molto intuitiva e facile da usare,
• visibilità a colpo d'occhio per monitorare l'avanzamento del progetto,
• Soluzione francese.

🤔 Aspetti negativi:

• la versione gratuita è limitata a 1 progetto e 2 licenze,
• alcune funzioni essenziali non sono presenti nella versione gratuita.

Bubble Plan

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Pianificazione e Gestione Progetti Intuitiva e Efficace

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ClickUp: la cassetta degli attrezzi all-in-one per la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione

ClickUp è un software di gestione dei progetti ultra-modulare progettato per team agili, freelance e PMI.

La versione gratuita è già molto completa, con viste multiple (elenco, Gantt, calendario, pannello Kanban), un sistema gerarchico di attività, promemoria, obiettivi e persino documenti condivisi. È un vero coltellino svizzero della pianificazione a posteriori. Il suo punto di forza? Un'interfaccia moderna, colorata e personalizzabile al 100% che si adatta al vostro metodo di gestione (Scrum, Waterfall, ibrido, ecc.).

👍 I vantaggi:

• un'interfaccia intuitiva e piacevole per seguire i progetti dall'inizio alla fine,
• la versione gratuita offre già una gestione avanzata delle attività, viste Gantt, diagrammi, promemoria e documenti,
• la possibilità di centralizzare la collaborazione con il team, i documenti e persino gli obiettivi.

🤔 Aspetti negativi:

• curva di apprendimento un po' ripida all'inizio (attenzione all'overdose di funzioni),
• alcune funzioni avanzate sono riservate alle versioni a pagamento.

ClickUp

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L’app tutto-in-uno per il lavoro: gestione progetti e altro

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Freedcamp: numero illimitato di utenti e progetti

Se cercate le tradizionali funzioni di gestione dei progetti, Freedcamp ha tutto ciò che vi serve: assegnazione e personalizzazione di compiti e sottocompiti, elenchi di cose da fare, gestione delle scadenze, possibilità di impostare tappe fondamentali, sincronizzazione con il calendario di Google, ecc.

E poiché la vostra attività è destinata a crescere, sappiate che questo strumento è scalabile. A pagamento, è possibile aggiungere moduli CRM o di fatturazione, ad esempio.

👍 I vantaggi:

• monitoraggio efficace del tempo dedicato a ogni attività,
• tariffe molto convenienti per le versioni a pagamento, a partire da 1,27 euro/mese/utente,
• numero illimitato di utenti e progetti in modalità gratuita.

🤔 Aspetti negativi:

• la versione gratuita non consente di programmare un'attività ricorrente,
• interfaccia non disponibile in francese.

Freedcamp

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Gestione progetti versatile e intuitiva

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Microsoft Planner: la soluzione semplice integrata in Microsoft 365

Microsoft Planner è uno strumento di gestione visiva delle attività, ideale per gli utenti che hanno già dimestichezza con il mondo Microsoft 365. Accessibile da Teams, Outlook o direttamente via web, consente di pianificare progetti sotto forma di schede Kanban, assegnare compiti e seguirne l'avanzamento in un calendario chiaro.

Semplice ma efficace, è adatto ai team che non hanno bisogno di funzioni complesse come i diagrammi di Gantt o il monitoraggio del tempo in tempo reale.

Vantaggi 👍 :

• perfettamente integrato con l'ambiente Microsoft (Teams, Outlook, OneDrive, ecc.),
• interfaccia semplice e snella,
• incluso senza costi aggiuntivi nella maggior parte delle licenze Microsoft 365.

🤔 Aspetti negativi:

• nessuna vista Gantt o funzionalità avanzate di gestione dei progetti,
• dipendenza dall'ecosistema Microsoft: inutile senza Teams o Outlook,
• la versione gratuita non è accessibile al di fuori di un abbonamento Microsoft 365.

Microsoft Planner

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Strumento Avanzato di Gestione Attività per Team

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Redmine: software open source per la gestione dei progetti

Redmine è una soluzione open source. Il software è gratuito, riconosciuto a livello internazionale e offre tutte le funzionalità necessarie per lavorare in modalità progetto, indipendentemente dalla configurazione del team.

Redmine è particolarmente adatto agli sviluppatori come strumento di gestione agile dei progetti, ma può essere utilizzato per tutti i tipi di progetti.

È apprezzato per la sua semplicità e per i suoi formati di ticket e flussi di lavoro personalizzabili.

👍 Vantaggi:

• Open source, si adatta a tutti i tipi di struttura,
• consente agli sviluppatori di personalizzare lo strumento in base alle proprie esigenze,
• ideale per il monitoraggio dei ticket.

🤔 Aspetti negativi:

• costi di hosting e manutenzione da prevedere,
• design ed ergonomia scadenti.

Redmine

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Gestione Progetti Avanzata con Funzionalità di Redmine

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Todoist: gestione delle attività semplificata

Todoist è un software per la gestione delle attività, anche se è particolarmente utile per la gestione di piccoli progetti.

Todoist è uno strumento per organizzare il lavoro quotidiano. Elencate i vostri compiti, assegnateli in ordine di priorità (in particolare grazie alla possibilità di annidare progetti e compiti fino a quattro livelli), impostate priorità o ricorrenze, ecc.

Il design ergonomico di Todoist lo rende facile e veloce da imparare.

👍 I vantaggi :

• prezzi molto convenienti per le versioni premium, che partono da 4 euro/mese/utente,
• si integra con molti degli strumenti quotidiani (Slack, Toggl, Google Drive, ecc.) per facilitare la gestione operativa dell'azienda.

🤔 Aspetti negativi:

• alcune funzioni particolarmente utili non disponibili nella versione freemium (aggiunta di allegati, etichette, filtri, ecc.),
• è un ottimo task manager, ma non permette di gestire tutte le sfaccettature di un progetto (manca la visualizzazione del calendario, ad esempio),
• è limitato a 5 progetti personali nella versione gratuita.

Todoist

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Gestione Attività Intuitiva per la Massima Produttività

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Trello: lo strumento più visivo e collaborativo

Trello sa che la gestione dei progetti è soprattutto collaborazione e visualizzazione dell'avanzamento delle attività in corso. Permette di creare progetti sotto forma di colonne e schede, facili da usare in modalità collaborativa. Anche la sua applicazione mobile è molto ben progettata.

Trello è più un task manager che uno strumento di gestione dei progetti in senso stretto, in quanto non consente di gestire costi, tempi e budget.

👍 I vantaggi:

• probabilmente il software più facile e intuitivo da usare,
• è possibile creare regole di automazione per risparmiare tempo,
• ci sono molti tutorial sul web che forniscono esempi di gestione dei progetti.

🤔 Minus:

• offre solo la vista Kanban, non adatta a progetti complessi,
• limitato a 10 team board nella versione gratuita.

Trello

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Rappresentazione visiva di task e progetti

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Wrike: una potente gestione dei progetti per team ambiziosi

Wrike è un robusto pacchetto software per la gestione dei progetti progettato per i team che gestiscono diversi progetti in parallelo. Offre visualizzazioni a elenco, a tabella, a calendario e soprattutto un vero e proprio diagramma di Gantt interattivo. Perfetto per la pianificazione a posteriori e il monitoraggio delle scadenze.

La sua interfaccia modulare consente di creare spazi di lavoro dedicati, automatizzare alcune attività ripetitive e monitorare i progressi in tempo reale.

Vantaggi 👍 :

• uno strumento di retroprogettazione completo con più viste,
• collaborazione fluida tra i membri del team e le parti interessate,
• funziona molto bene per le aziende in crescita o per la gestione di più progetti.

🤔 Aspetti negativi:

• la curva di apprendimento può essere ripida per i principianti,
• le funzioni avanzate sono disponibili solo nelle versioni a pagamento,
• la versione gratuita è limitata a 14 giorni.

Wrike

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La piattaforma di progetto che ottimizza i flussi di lavoro

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Zoho Projects: gestione completa e gratuita dei progetti

Zoho è un editore che offre una gamma completa di strumenti online a prezzi imbattibili. Zoho Projects ne è un esempio perfetto: l'offerta gratuita consente a 3 utenti di lavorare su un massimo di 2 progetti, con tutte le funzioni essenziali. Queste includono la gestione delle attività, la gestione dei documenti, le risorse umane, il budget, la gestione del tempo, ecc.

Se si desidera creare un terzo progetto, è necessario effettuare un aggiornamento.

👍 I vantaggi:

• si integra facilmente con le applicazioni di terze parti più diffuse (MS Project, G Suite, DropBox, Slack, Github, ecc.),
• collaborativo, con messaggistica istantanea integrata,
• prezzi accessibili per le versioni premium a partire da 4 euro/mese/utente.

🤔 Aspetti negativi:

• sforzi di personalizzazione per rendere gradevole l'interfaccia,
• richiede tempo per essere configurato e utilizzato all'inizio.

Zoho Projects

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Il project management all'apice dell'efficacia

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Come scegliere il software di retroprogettazione

Quale software fa al caso vostro? Tabella riassuntiva

Criteri da considerare nella scelta

Prima di buttarvi a capofitto, ponetevi le domande giuste. Ecco i criteri che faranno (davvero) la differenza:

• le dimensioni del vostro team
• il tipo di progetto, perché le vostre esigenze non saranno le stesse,
• la facilità d'uso,
• il livello di personalizzazione: viste, campi, notifiche, modelli,
• la versione gratuita: numero di progetti, utenti, funzionalità,
• integrazione con gli strumenti esistenti.

E naturalmente, ultimo ma non meno importante: provatelo. Non c'è niente di meglio che provarlo in condizioni reali per capire se uno strumento di gestione dei progetti è adatto al vostro team.

Ottimizzate l'uso dei vostri backplan

Un buon strumento di back-planning non si limita a inserire le date in una timeline. Diventa un vero e proprio strumento di guida per il vostro progetto, aiutandovi a gestire priorità, imprevisti e scadenze ravvicinate.

👉 Per iniziare, condividete il vostro piano con tutto il team. La trasparenza :

• incoraggia la collaborazione,
• limita le incomprensioni,
• permette a tutti di vedere il proprio carico di lavoro.

Poi, identificate fin dall'inizio le fasi critiche: tappe fondamentali, potenziali punti critici, consegne inevitabili. Questi elementi stabiliranno il ritmo di tutta la gestione del progetto .

👉 Utilizzate le visualizzazioni dinamiche offerte dal vostro strumento di gestione, come il diagramma di Gantt. Queste visualizzazioni vi permettono di riorganizzare le attività a colpo d'occhio, di adattare le risorse o di riprogrammare un'azione senza stravolgere tutto. La flessibilità è la chiave quando l'imprevisto si insinua nel vostro backlog (spoiler: lo fa sempre).

👉 O rganizzate riunioni regolari con il team. Un piano di lavoro fisso è come un GPS senza ricalcolo: è inutile non appena si perde un'uscita. Analizzate le lacune, correggete la rotta e documentate le vostre scelte. Questo feedback sarà prezioso per i vostri progetti futuri.

Software di gestione progetti gratuiti o a pagamento?

I software gratuiti per la gestione dei progetti vi aiutano a organizzarvi, a raggiungere i vostri obiettivi e a collaborare senza dover spendere molto denaro. Tuttavia, gli editori limitano le funzioni e i servizi associati o utilizzano i dati degli utenti a fini pubblicitari per generare entrate.

È quindi con cognizione di causa che potete scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze, ma anche alle ambizioni di crescita della vostra azienda. 📈

Per saperne di più, leggete gli altri articoli sugli strumenti di gestione dei progetti:

• Confronto tra 6 noti pacchetti software per la gestione dei progetti
• Strumenti per monitorare i progetti prima che sfuggano di mano
• Strumenti di gestione dei progetti
• Quali sono le alternative al software gratuito di gestione dei progetti MS Project?
• I migliori 11 task manager collaborativi per la gestione dei progetti

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FAQ sul software di retroprogettazione

Posso usare Canva per creare un retroprogetto?

Sì, ma con un pizzico di sale. Canva offre modelli di diagrammi di Gantt che potete personalizzare per creare un retroplanning visivo. È semplice, veloce e ideale per una presentazione o un follow-up una tantum. Tuttavia, non fateci affidamento per gestire un progetto in tempo reale, assegnare compiti o seguire i progressi di un team. Canva è uno strumento di progettazione, non un vero e proprio software di gestione dei progetti.

Qual è il miglior software gratuito per creare un backlog?

Tutto dipende dalle vostre esigenze . Per un semplice progetto individuale, BubblePlan o Todoist possono essere sufficienti. Se lavorate in team, provate ClickUp, Wrike o Asana. Tutti offrono una versione gratuita con solide funzioni per la creazione e il monitoraggio di una pianificazione.

Qual è la differenza tra una pianificazione e un backlog?

Una pianificazione parte dall'inizio del progetto e arriva fino alla data finale. La pianificazione a ritroso, invece, fa l'opposto: si parte dalla scadenza e si procede a ritroso attraverso le fasi fino a oggi. Pratico quando la data finale è fissata e bisogna organizzare tutto intorno ad essa.

È possibile utilizzare Excel per fare una pianificazione a ritroso?

Sì, è possibile, utilizzando un buon foglio di calcolo vecchio stile o anche un modello di diagramma di Gantt. Ma attenzione: Excel non è collaborativo e non è progettato per la gestione moderna dei progetti. Per un'esperienza migliore, optate per uno strumento di gestione più adatto, come monday.com, Zoho Projects o Bitrix24.

È assolutamente necessario utilizzare un diagramma di Gantt per redigere una tabella di marcia?

Non necessariamente, ma è utile. Il Gantt è una rappresentazione chiara e visiva di attività, dipendenze e scadenze. Permette di individuare facilmente le fasi critiche a colpo d'occhio. Se state gestendo un progetto complesso, è quasi indispensabile.