Il diagramma di Ishikawa, come funziona?

Il diagramma Ishikawa, o 5M, permette di ricercare e rappresentare in modo sintetico non solo i vincoli che possono ostacolare il successo dei vostri progetti, ma anche gli obiettivi e i mezzi per raggiungerli. Viene anche chiamato diagramma causa effetto per la sua capacità, appunto, di correlare cause ed effetti.
Continuate a leggere per scoprire questo metodo e approfittare di alcuni concetti e suggerimenti per la gestione del progetto.

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Il metodo 5 M o diagramma di Ishikawa

È stato creato dal professor Kaoru Ishikawa (1915-1989), un ingegnere chimico giapponese e teorico della qualità.
L'insegnante si basava su 2 principi:

• l'onnipresenza della qualità a tutti i livelli aziendali,
• il coinvolgimento di tutti gli stakeholder dell'azienda nella sua ricerca.

Il diagramma è anche chiamato diagramma di causa ed effetto, diagramma a lisca di pesce o fishbone diagram.

Le lische rappresentano le cause e la testa del pesce, l'effetto, il problema finale, l'obiettivo.
È la traduzione grafica della 5 M, la sua rappresentazione visiva che si applica al problem solving.

Dalla sua forma e dal suo utilizzo prende anche i nomi di diagramma di causa e effetto e diagramma a lisca di pesce.

Un importante esempio di applicazione del diagramma di Ishikawa è dato dal suo impiego in settori come la sanità e l'infermieristica.

Come costruire il diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa è la sintesi del metodo 5M, che è soprattutto un mezzo mnemonico per non perdere il filo in fase di riflessione. Dalla sua forma schematica il nome "spina di pesce". 

 
Suggerimento: lasciare spazio sufficiente per scrivere tutte le idee e i commenti.

1. Fare una freccia orizzontale, che punta verso destra, verso il problema o l'obiettivo identificato,
2. Definire le M  e disegnare le lische, una per una, su entrambi i lati della linea orizzontale,
3. Raggruppare le idee di brainstorming lungo le spine,
4. Porre delle linee su ogni lisca, una per idea o problema sollevato, in relazione ad ogni M,
5. Le frecce possono essere utilizzate a partire da questi tratti problematici per indicare le possibili cause.

Esempio pratico delle 5M

Altri metodi di analisi, anticipazione e monitoraggio

Esistono molte tecniche e metodi analitici tra cui:

• il metodo HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) riguarda il controllo della sicurezza alimentare negli Stati Uniti, applicato da un laboratorio della NASA, e utilizza il metodo 5M per soddisfare il suo primo principio: l'analisi dei pericoli
• il metodo 5W1H o metodo di Kipling (why, who, where,what, when, how)
• 4 Ps nel marketing: prodotto, prezzo, place, promozione (comunicazione) , o anche 7 Ps con le persone, physical e processo
• Metodo Six Sigma: creato per Motorola, mira a ridurre il margine di errore di un processo di qualità basato su indicatori quali le vendite e le recensioni dei clienti;
• il diagramma di Gantt, un pannello di controllo che permette di rappresentare graficamente lo stato di avanzamento di un progetto in base a diversi indicatori,
• il metodo Kanban: etichetta, tabella o post-it, per visualizzare il flusso di lavoro, ecc.

Diagramma di Ishikawa e project management

Il project management è un approccio per guidare e coordinare i compiti svolti all'interno di un progetto al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali. Richiede un sacco di organizzazione, metodo e follow-up.
Il metodo 5M può soddisfare alcune delle sue esigenze.

Promemoria delle fasi del ciclo di vita del progetto

• Definizione del bisogno, degli obiettivi
• Sviluppo teorico della soluzione
• Ripartizione del progetto in fasi e compiti
• Determinazione delle risorse tecniche, finanziarie e umane
• Determinazione di tempi, rischi e vincoli
• Pianificazione e monitoraggio
• Test e risultati

L'utilità del diagramma di Ishikawa nella gestione di un progetto

A seconda dello scopo, il metodo 5M inizia con la definizione del problema da risolvere o dell'obiettivo da raggiungere.
Può quindi essere utilizzato nella fase 1 (sopra) visto che il riflesso delle 5 M si basa su un obiettivo, con "lische" e "sotto-lische" che rappresentano le leve d'azione, o nella fase 5, quando si concentra maggiormente su rischi e vincoli.

    Problema: Le vendite sono diminuite del 20% rispetto a N-1.
    Obiettivo: aumentare le vendite di almeno il 20% in N+1.

Più che la ricerca di disfunzioni, la ricerca di leve su cui basare il raggiungimento di un obiettivo è più che sufficiente per la gestione del progetto.

In sintesi, il metodo 5M è utile nella gestione dei progetti per:

• la definizione di un obiettivo e le leve per raggiungerlo
• l'anticipazione dei vincoli al corretto svolgimento di un progetto
• l'adattamento di un progetto se viene rilevato un problema

Metodi sì, ma anche strumenti

La gestione dei progetti richiede metodi e strumenti adeguati per aumentare l'efficienza in termini di organizzazione, pianificazione e monitoraggio.

Se l'adozione di metodi come il 5 M, il 5W1H, e/o il metodo Kanban può essere strategica, esiste un software per assistere i project manager e i team dedicati alla loro gestione.
Questi prodotti software hanno in comune una dimensione collaborativa e, per i più completi, un elevato grado di interoperabilità con moduli complementari (CRM, ERP, contabilità).

Asana

Asana è un software collaborativo che funziona come un ponte di collegamento tra le attività dei team. Consente a tutti i soggetti coinvolti in un progetto di seguire passo a passo ogni attività. A livello di interfaccia, è molto visuale consentendo di avere le task sia su lista che sull'agenda. Interessante anche la possibilità di integrare le proprie scadenze dsu Google Agenda per un time management ottimale.

Project ERP - IFS

Project ERP è una soluzione estremamente interessante in quanto unisce le funzioni di planning tipiche degli strumenti di task management e project management ad un software ERP. Tutto ciò lo rende il software ideale per avere una visione a 360°.

Microsoft Project

Microsoft Project non può mancare quando si parla di strumenti di project management. Attraverso le sue funzionalità collaborative facilita notevolmente lo scambio di documenti e informazioni. Questa soluzione online gestisce le risorse e i progetti ed è perfettamente integrabile con i principali software Microsoft.

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Conclusioni

Come abbiamo visto questo metodo può semplificare enormemente la gestione dei progetti. Può essere una maniera per voi e il vostro team di visualizzare in maniera differente i problemi e analizzare i processi. In tutto ciò la scelta di un software adeguato può essere la ciliegina sulla torta per far lavorare la vostra equipe nella maniera migliore.