Il web project management :come aprire un negozio on line

Il web project management è molto speciale, perché richiede tanto rigore quanta creatività. Questa raccolta di consigli per la gestione del progetto è concepita in modo empirico ed è quindi destinata a fornire buone pratiche da conoscere prima di iniziare e gli errori da evitare.

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Cos'è il web project management?

Un progetto web si riferisce ad un progetto per sviluppare un canale digitale come ad esempio può essere un sito web, un negozio di e-commerce, un marketplace o un'applicazione web pubblica. Il concetto di design comprende non solo la creazione tecnica, ma anche la gestione dei contenuti, dei dati, del design (in senso grafico) e di tutte le dimensioni di marketing.

Le particolarità della gestione di progetti web

Un progetto web è spesso l'estensione di una parte più o meno importante dell'attività di un'azienda o organizzazione su Internet. Di conseguenza, tutte le linee di business interne all'azienda sono rappresentate in modo compatto e sintetico (vendite, comunicazione, marketing, supporto, legale, risorse umane, ecc). È questo insieme poliedrico che rende questo progetto unico nel suo genere. Si tratta di collegare tutte le componenti aziendali (coinvolgendo i manager) in modo perfettamente integrato (attraverso la supervisione di un project manager). 

Chi è il web project manager

Un web project manager è una figura professionale dotata di carisma e incaricata di dirigere l'andamento di un progetto come un project manager tradizionale. La grande differenza è il fattore digitale ( da qui il nome Digital Project Manager), infatti questo professionista deve essere un grande esperto del settore digitale e conoscerne tutte le sfide.

Le fasi del wel project management

1. Espressione dei bisogni

Un progetto Web comporta necessariamente un'espressione di bisogni che prende la forma di specifiche. Le specifiche sono un documento che descrive punto per punto le funzionalità, il business ed eventualmente i requisiti tecnici previsti. Sarà utilizzato per studiare la fattibilità del progetto, per mettere in discussione alcuni elementi e per la determinazione dei costi. La creazione di modelli, anche semplicistici, permette di comprendere rapidamente e senza ambiguità il risultato atteso.

2. Costituzione del team

La gestione di un progetto web è possibile solo con un team ben coordinato. Una volta definito lo scopo del progetto, è necessario utilizzare una società di servizi IT, una Web agency e/o un team interno per realizzare il progetto. Questo team sarà in grado di valutare lo sforzo richiesto per realizzare il progetto (tempo e budget) in anticipo. Un tipico team di progetto web è composto da sviluppatori, un designer UX, un product owner o project manager e rappresentanti aziendali (per l'espressione dei bisogni).

3. Budgeting e pianificazione

Il calcolo dei costi consiste nel suddividere un progetto in piccoli pezzi per valutarne il costo complessivo. Nel caso di un progetto Web, è necessario quantificare lo sforzo per sviluppare tutti i seguenti punti:

• Sviluppi informatici (Back Office e Front Office)
• Compiti tecnici (hosting, sicurezza, backup)
• Grafica e design dell'interfaccia
• Contenuti (testi, articoli, contenuti del marchio, white paper)
• Materiale di marketing (landing page, monitoraggio delle visite)

Una volta che il team è a conoscenza della portata del progetto e dello sforzo, può pianificare la produzione dei cinque assi di cui sopra. Per fare questo, le funzionalità sono suddivise in ticket e poi programmate. In informatica, il metodo agile si propone di lavorare in sprint (serie di 2 settimane di produzione separate da una pianificazione). La pianificazione di solito assume la forma di una tabella di marcia sotto forma di diagramma di Gantt, elenco o Kanban.

4. Sviluppo

La progettazione (o produzione) è la fase in cui i membri del team devono coordinarsi per assicurare la creazione del sito, dell'applicazione o del mercato:

• Scelta del nome di dominio e web hosting,
• Sviluppo del sito (HTML, CSS, PHP, PHP, ecc.) o configurazione del CMS,
• Scrittura e integrazione di contenuti e media,
• Visualizzazione e integrazione dell'interfaccia utente,
• Integrazione di script di webmarketing (ad esempio Google Analytics),
• Integrazione di strumenti di webmarketing (iscrizione alla newsletter, pagina di destinazione).

5. Convalida

La fase di accettazione consente al project manager o al Product Owner (PO) di testare l'intero sito o piattaforma per convalidare la sua conformità al risultato atteso. Le fasi 4 e 5 vengono ripetute in un processo iterativo fino a quando il prodotto finale è soddisfacente.

6. Messa in produzione e lancio

Non appena la fase iterativa viene interrotta, il sito, la piattaforma o l'applicazione Web viene messa online. Tuttavia, il progetto web non ha raggiunto il suo obiettivo in questa fase: un progetto web raggiunge il suo obiettivo quando incontra il suo pubblico. Diverse opzioni sono a disposizione del project manager e dei team di marketing per garantire un lancio di successo:

• Piano di e-marketing e di e-reputazione,
• Comunicazione sui social network (Twitter, Facebook, Linkedin),
• Campagna di relazioni con la stampa (PR),
• Blogging degli ospiti su siti rilevanti,
• Scrivere contenuti per migliorare il referenziamento naturale,
• Campagna di emailing,
• Campagna CPC (AdWords),
• Marketing offline (stampa, manifesti, fiere, ecc.).

9 consigli per un progetto web di successo

Chiunque sia già stato fortemente coinvolto in un progetto digitale vi dirà che se il metodo è essenziale, lo è anche l'esperienza. Ecco perché offriamo 9 consigli per aiutarvi a fare la cosa giusta (e soprattutto per evitare gli errori più comuni).

1. Allineare la strategia Web con la strategia aziendale

Isolare un progetto Web dalla strategia aziendale lo condanna al fallimento, perché è, come abbiamo visto in precedenza, l'estensione della strategia aziendale. È quindi necessario definire gli obiettivi della piattaforma sulla base degli obiettivi aziendali. Ecco alcune domande per inquadrare la strategia di marketing:

• Quali sono gli obiettivi del sito?

• Chi sono i concorrenti?

• Quanto sono forti i concorrenti? (Flusso di fiducia, autorità di dominio)

• Quali sono le opportunità e le minacce?

• Quali sono i punti di forza e di debolezza (ad esempio, le capacità di scrivere buoni contenuti)?

• Abbiamo i mezzi per raggiungere gli obiettivi?

Una volta che la strategia è stata scelta, si tratta di attenersi ad essa: la tattica cambia nella frustrazione, la strategia cambia nella sofferenza.

Ecco alcuni strumenti di project management collaborativo che sono perfetti per un progetto Web: Asana, Wimi, Wrike

2. Competenze, una squadra, una cultura

Qui ci sono le diverse competenze richieste per la riprogettazione di un sito così come i corrispondenti lavori web:

La concorrenza su Internet è diventata agguerrita. Per portare a termine con successo un progetto web, è quindi essenziale disporre di un team complementare ed esperto. L'intero team deve anche condividere la stessa cultura del progetto web per accelerare lo sviluppo del sito.

3. Fare meno per fare meglio

Un progetto informatico è molto spesso sottovalutato e si perde quasi sistematicamente. Per questo motivo è essenziale pianificare la progettazione di un vero e proprio MVP (Minimum Viable Product) per testare il cuore del progetto prima di intraprendere un progetto troppo grande e potenzialmente catastrofico se il progetto si evolve.

4. Pianificare il progetto in modo realistico

L'ottimismo è una qualità nella vita quotidiana e una cattiva abitudine nella gestione dei progetti. L'arte della buona gestione del progetto si basa sulla creazione di un buon sistema di riferimento in modo che tutti possano prendere le decisioni giuste e adattare il progetto se necessario. L'esatta quantificazione dello sforzo umano permette di effettuare una retroprogettazione (ad esempio il diagramma di Gantt) che permette a tutti gli stakeholder di prendere coscienza della dimensione del progetto.

5. Scegliere un metodo efficace di gestione del progetto

A seconda del tipo di progetto, esistono diversi metodi interessanti di gestione del progetto:

• Metodi tradizionali: Waterfall, percorso critico,
• Metodologia PMI/PMBOK,
• Metodologie agili (Scrum, Kanban, programmazione estrema),
• Metodologie adattive: Event Chain, Extreme Project Management.

Nella gestione di progetti Web, il metodo Agile Scrum è quello più utilizzato. È in linea con la cultura dello startup/web, la cultura degli sviluppatori e corrisponde bene al ciclo di vita di una piattaforma web.

6. Osservare i fatti piuttosto che assumerli

È alla portata di tutti  raccogliere dati sull'utilizzo di un sito web, piattaforma o applicazione web. Farli parlare in un dashboard non è molto più difficile e offre un vantaggio importante: i dati mettono in relazione i fatti, mentre gli esseri umani possono solo fare ipotesi. Questo evita interventi come: "Sono sicuro che gli utenti lo adoreranno". Per trasformare questa ipotesi in un fatto, è necessario guardare il tempo trascorso sulle pagine, per vedere il tasso di rimbalzo e quindi eventi e conversioni.

Consentire due giorni di lavoro per sviluppare un report in Google Analytics che fornisce una panoramica dell'attività sul sito.

7. Siate creativi

La creatività è inseparabile da qualsiasi progetto di site design, essendo il principale vettore di innovazione. Tuttavia, l'innovazione è essenziale per creare e mantenere un vantaggio competitivo.

Per stimolare la creatività di un team, è importante creare tempi di brainstorming isolati da qualsiasi pressione o stress legato al progetto. Anche l'approccio del Design Thinking è molto interessante per raggiungere questo obiettivo, combinando il pensiero analitico con il pensiero intuitivo di un team.

8. Prendere pochi rischi e provare molte cose

In generale, il webmarketing, UX Design e gli sviluppi IT sono molto pragmatici. È quindi inutile reinventare la ruota o tentare di saltare nell'ignoto quando si tratta di eseguire metodi ben collaudati.

Quasi tutti i progetti Web che si assumono rischi su cose che non sono mai state testate finiscono per fallire. Solo le aziende con forti capacità finanziarie possono riprendersi senza difficoltà da questo tipo di errori.

Tuttavia, ciò non deve ostacolare test di marketing, funzionali e grafici che comportano pochi rischi (temporali e finanziari). Si raccomanda vivamente di testare piccoli budget di marketing su nuovi canali pubblicitari e di fare test A/B su funzionalità, immagini o landing page, ad esempio. In questo modo è possibile ottimizzare gli usi, le conversioni o i ricavi.

9. Padroneggiare le capacità di comunicazione

Che si tratti di comunicazione interna (all'interno del team di progetto e dell'azienda) o esterna (clienti, utenti, seguaci, lettori, ecc.), la comunicazione è vitale perché fisserà in modo permanente la percezione del progetto nella mente di terzi. Qui ci sono i punti critici di comunicazione da affrontare nella gestione di progetti web:

• Interni:
  • Principali pietre miliari del progetto,
  • Ritardi e anticipi di consegna anticipata,
  • Stato di avanzamento del progetto,
  • Cambiamenti importanti e le loro ragioni,
• Esterno :
  • Data di uscita (solo quando è certa),
  • Proposta di valore del sito o del prodotto e della linea di base,
  • Inviti ai webinar.

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Conclusione

La gestione di progetti web è estremamente stimolante, perché richiede un gran numero di mestieri per produrre un prodotto finale molto sintetico. La creatività degli stakeholder del progetto permette di creare un'esperienza digitale molto diversa da un progetto tradizionale. Questo equilibrio tra rigore e creatività richiede di lavorare con persone esperte e complementari, utilizzando una metodologia adattata come Agile Scrum.