Ruoli e qualità necessari per garantire il coordinamento del progetto

Cosa fa un coordinatore di progetto? Varia a seconda del contesto in cui esercita il suo ruolo. Può essere coinvolto nello sviluppo di un contratto di servizio o nel coordinamento di attività nella gestione quotidiana di un'azienda.

Dato che oggi la tendenza di molte aziende è quella di una gestione orizzontale, in cui ogni persona ha maggiore autonomia e potere decisionale, questa posizione può davvero contribuire a una migliore organizzazione del lavoro?

Analizziamo le responsabilità di questo ruolo e le qualità che ogni Project Coordinator⋅a deve possedere per garantire il raggiungimento degli obiettivi.

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Cosa fa un coordinatore di progetto?

A seconda delle specificità del progetto, è chiaro che l'ambito dei compiti di questa posizione varia. Tuttavia, in generale, il Coordinatore di progetto è responsabile dell'organizzazione dei team e della corretta distribuzione del lavoro per il buon sviluppo del progetto.

Fondamentalmente, le funzioni della persona nominata coordinatore di progetto dipendono da diversi fattori:

• La natura del progetto, ossia se si tratta di un progetto interno all'azienda o della fornitura di servizi a un cliente.
• Il tipo di progetto o di attività economica e il contesto in cui deve essere realizzato. Si tratta di sviluppo web, lavori civili, campagne di marketing, ecc.
• La rilevanza del progetto, a seconda che faccia parte o meno di un progetto più ampio.

Nei progetti che contemplano diverse fasi e richiedono diversi tipi di attività, è molto comune che il Project Management nomini diverse persone per coordinare ciascuna di esse. In questo senso, mentre il livello di gestione cerca di centralizzare tutte le azioni, il ruolo del Coordinatore⋅a è quello di garantire il raggiungimento di obiettivi, finalità e risultati in un'area specifica.

Principali funzioni del coordinatore di progetto

In qualità di interlocutore tra la direzione o il cliente e il team di lavoro, le funzioni del coordinatore di progetto⋅a possono comprendere:

1. Controllare l'implementazione del progetto. 2. Controllare l'esecuzione del progetto.

A causa del livello di potere esecutivo conferito dalla sua posizione, l'obiettivo finale del Coordinatore⋅a è quello di garantire l'esecuzione del progetto. A tal fine, deve prendere le decisioni necessarie per garantire il raggiungimento di questo obiettivo.

Ciò può includere la garanzia che

• le risorse assegnate siano adeguate
• il team sia competente e completo
• che il carico di lavoro sia distribuito in modo coerente,
• le proiezioni in termini di calendario delle attività siano realistiche, realizzabili, ma anche ambiziose e competitive.

2. Garantire la comunicazione tra le parti

Come già detto, ci sono progetti che prevedono diverse fasi o ambiti di lavoro. Il ruolo principale delle diverse persone designate come responsabili di ciascuna di queste fasi è quello di coordinarsi e allinearsi, in modo che il progetto proceda come previsto e non si verifichino ritardi in nessuno dei reparti.

Tenere traccia di tutte le attività svolte, della loro tracciabilità e dello stato attuale, consente a ciascun coordinatore di trasmettere chiaramente al resto dei reparti il livello di avanzamento del progetto e di delineare le azioni future.

3. Rappresentare il team

Il coordinatore del progetto⋅a è il leader del team, cioè colui che emette le linee guida da seguire e si assicura che vengano rispettate correttamente. Allo stesso modo, deve assicurarsi di trasmettere chiaramente la volontà del cliente o della direzione per renderla possibile.

Una volta che il team ha eseguito le attività, il ruolo del Coordinatore⋅a è quello di essere il portavoce incaricato di presentare i progressi del progetto e i risultati ottenuti in ogni fase del progetto.

4. Gestione di supporto

La direzione di un'azienda o di un progetto è responsabile degli aspetti strategici piuttosto che di quelli tecnici e operativi in quanto tali. Da qui l'importanza di avere un Coordinamento che faccia da ponte tra le decisioni che definiscono il futuro del progetto e le azioni che ne garantiscono l'attuazione.

In questo senso, il Coordinatore⋅a deve agire come braccio destro del Direttore e curare gli interessi del progetto, assicurando la realizzazione del lavoro.

Descrizione del lavoro del coordinatore di progetto: esempi

A seconda del tipo di progetto da sviluppare, i compiti assegnati al coordinatore di progetto variano. Pertanto, le competenze richieste possono avere una portata più generale o specifica, a seconda delle dimensioni, del tipo e del settore di attività del progetto.

Esempio di coordinatore di progetto IT:

Esempio di Coordinatore di progetto per lo sviluppo di un contratto tra l'amministrazione pubblica di un Paese e le Nazioni Unite:

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Caratteristiche di un buon Coordinatore di progetto

In modo globale e come per qualsiasi altro posto vacante da ricoprire, le caratteristiche fondamentali che la persona da assumere deve avere si basano sulla verifica delle capacità e delle qualità relative a: istruzione, esperienza lavorativa, hard e soft skills.

Nel caso specifico del Coordinatore di progetto, queste includono

A livello di competenze tecniche:

• comprovata esperienza in altri tipi di progetti e in posizioni simili (anni di esperienza, risultati ottenuti in ciascuno dei progetti coordinati, ecc.)
• Strumenti software per la gestione dei progetti.
• Conoscenza di diverse metodologie di progetto.
• Certificazione o diploma in materia di Project Management, ad esempio in Business Administration o Ingegneria.

A livello di competenze interpersonali:

• Gestire efficacemente le risorse (umane, finanziarie, tecniche, ecc.).
• Assegnare compiti e distribuire correttamente il lavoro.
• Promuovere un buon ambiente di lavoro e saper motivare il team di lavoro.
• Buona espressione orale e scritta.
• Lavorare bene sotto pressione.
• Essere in grado di coordinare gruppi interdisciplinari e multiculturali.
• Essere in grado di dimostrare la propria autonomia e il proprio potere decisionale.
• Saper ascoltare in modo attivo e assertivo per facilitare la risoluzione dei conflitti.

Il coordinamento dei progetti è una delle aree strategiche del Project Management. Definire un profilo e designare la persona giusta per adottarlo è essenziale per garantirne l'utilità e l'efficienza.