La gestione dei progetti nell'era digitale

La modalità progetto è molto popolare. Molte aziende la stanno adottando. È popolare per il suo approccio interfunzionale e per il modo in cui viene implementata. Ma per quanto possa sembrare facile, non è qualcosa con cui si nasce. Senza strumenti e metodi, c'è un alto rischio di fallimento, di sforamento del budget e di ritardi. Leggete tutte le nostre recensioni sui software di gestione dei progetti.

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La gestione dei progetti e le sue quattro dimensioni chiave

Portare a termine un progetto significa mettere insieme un insieme di condizioni diverse e variegate.

I membri

La scelta dei profili

Un buon progetto è soprattutto un buon team. Ma come si fa a metterla insieme? Si parte dalle competenze necessarie. Scegliete aree di competenza complementari. Sulla carta, il vostro team avrà tutte le carte in regola per avere successo. Ma dal punto di vista umano, si tratta di altrettante persone, ognuna con la propria personalità, che dovranno lavorare insieme per raggiungere un obiettivo comune. La chimica funzionerà? Si legheranno? Difficile da garantire.

Il ruolo del project manager

La gestione delle risorse umane in un progetto è essenziale. È qui che il team leader ha un ruolo cruciale da svolgere. In quanto leader di uomini, deve mobilitare ogni membro del team individualmente e come squadra, comprendendo le sfide che ciascuno deve affrontare in considerazione della posta in gioco collettiva. Inoltre, deve avere una visione complessiva dei progressi o dei ritardi del progetto.

Le risorse

L'allocazione

Le risorse umane sono il capitale assegnato al progetto. Molto spesso, però, i membri del team mobilitati in questa sede vengono mobilitati contemporaneamente anche altrove. Per avere un quadro chiaro del potenziale di avanzamento del progetto, è necessario poter stimare il carico di lavoro di ogni persona e dedurre la sua disponibilità.

I loro limiti

Se le risorse umane hanno dei limiti, anche le finanze hanno dei limiti. In primo luogo, a causa del tempo speso per retribuire il personale. Ma anche in termini di costi e investimenti associati al progetto. Può essere necessario affittare una sala riunioni, uno spazio di lavoro, attrezzature informatiche dedicate, macchine specifiche in alcuni casi, ecc.

I processi

Ci sono le risorse, sia umane che finanziarie, e il modo in cui vengono impiegate. Questi sono i processi, con la relativa metodologia di lavoro. Ma molto spesso l' aspetto burocratico o protocollare ha la precedenza. E i mezzi di comunicazione, sia per richiedere un'autorizzazione che per un semplice scambio di opinioni con i colleghi, sono poco adeguati. Vengono inviate sempre più e-mail, sia a livello bilaterale che alla mailing list del team, e trovare informazioni è un vero e proprio rompicapo.

Gli strumenti

I metodi di lavoro sono intrinsecamente legati agli strumenti utilizzati e alle possibilità che offrono. Se ogni membro del team utilizza uno strumento diverso, per abitudine o per abitudine, è probabile che si verifichino delle incompatibilità. Ciò può comportare l'esportazione in uno o più formati, in modo che gli altri membri del team possano aprirlo. L'eterogeneità degli strumenti aggiunge una gestione lunga e laboriosa.

Quando il progetto si trasforma in un incubo

Se un'azienda si imbarca in un progetto senza considerare i punti precedenti, potrebbe pagare un prezzo elevato.

Prendiamo l'esempio di un progetto, pianificato su sei mesi, che riunisce i reparti di diverse filiali internazionali. Il fuso orario sarà un aspetto da tenere in considerazione. Poiché alcune persone si troveranno in Asia e altre in Europa o nelle Americhe, sarà necessario lavorare in orari diversi. Se le riunioni collettive, ad esempio in videoconferenza, diventano impossibili a causa dei vincoli di tempo, gli scambi avverranno principalmente per iscritto.

E se l'unico mezzo di comunicazione è la posta elettronica, i rischi di confusione e di perdita di tempo sono elevati. Supponiamo che sia stata creata una mailing list per il team. Se, per un motivo o per l'altro, una delle e-mail viene saltata per l'ennesimo "rispondi a tutti", il destinatario in questione si perderà tutta una serie di scambi, nonché gli eventuali allegati. Se continua a lavorare da solo, sulla sua versione obsoleta di un documento, dovrà poi riconciliarla e consolidarla con le altre.

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Tecnologia digitale per progetti di successo

La modalità di progetto deve essere una fonte di agilità. Per mantenere questa qualità, è essenziale dotarsi di strumenti adeguati, in grado di snellire sia gli scambi che i processi. Esistono diversi pacchetti software dedicati. Genius Project è uno di questi. Con la sua interfaccia unica ed ergonomica, è facile e veloce da usare. Il suo EDM (Electronic Document Management) consente una gestione dinamica dei supporti di lavoro. Tutti possono accedere alle modifiche degli altri in tempo reale e condividere le informazioni utilizzando la piattaforma di collaborazione sociale. Il project manager ha anche una visibilità aggiornata della disponibilità di tutti. Di conseguenza, l'approccio collaborativo prende il sopravvento e i progressi sono ottimizzati.


I progetti sono soggetti a rigidi vincoli di qualità, costi e scadenze. Per rispettarli, il vostro miglior alleato sarà la pertinenza dei metodi utilizzati. Grazie alla tecnologia digitale, esistono oggi strumenti che possono essere adattati alla vostra azienda, come Genius Project, per dare ai team di progetto tutte le possibilità di successo nelle migliori condizioni possibili.