Rivoluzionate la vostra gestione snella con Obeya!
Obeya è un termine giapponese che può essere tradotto come "grande stanza" o "grande sala", ma nella nostra parte del mondo si riferisce principalmente a un metodo innovativo di gestione dei progetti o di lean management. Ma cos'è esattamente Obeya? Come funziona il metodo e fa al caso vostro?
"Obeya " o talvolta "Obeya di Obeya" è il nome del metodo di gestione agile dei progetti sviluppato da Takeshi Uchiyamada durante il suo periodo come CEO di Toyota.
Anche grazie a questa gloriosa idea, Takeshi Uchiyamada è oggi giustamente considerato un luminare dell'imprenditoria e il creatore della famosa Toyota Prius. Grazie a questo metodo, l'azienda è riuscita a ridurre enormemente i tempi di sviluppo di un nuovo veicolo, passando da una media di 36 mesi a soli 12 mesi. E tutto questo grazie a una produzione snella e a una buona organizzazione del lavoro!
Obeya: definizione
Che cos'è esattamente Obeya?
Il metodo Obeya si basa sul fatto che tutti i team leader che lavorano a un progetto si riuniscono regolarmente in una stanza per prendere decisioni importanti.
A prima vista, non si tratta necessariamente di un'innovazione rivoluzionaria, ma ciò che rende speciale questa tecnica sono la stanza e i partecipanti.
I partecipanti
I partecipanti (spesso chiamati "persone" nella documentazione) dovrebbero essere decisori di tutti i diversi gruppi che fanno parte del team di prodotto, per creare uno scambio ottimale.
L'obiettivo
L 'obiettivo di Obeya è spiegare a tutti i membri del team in modo rapido e dettagliato cosa si sta facendo, perché e come. In tutte le decisioni si cerca di garantire un valore aggiunto per il cliente finale (controllo e miglioramento degli obiettivi).
Il processo
La particolarità della sala è che una sala Obeya è riservata a UN solo progetto.
Le pareti possono essere utilizzate per visualizzare tutte le informazioni importanti per il progetto e la stanza deve essere sempre accessibile. In questo modo, i membri del progetto possono rinfrescare le loro conoscenze in qualsiasi momento o aggiungere nuove informazioni da discutere nella riunione successiva (gestione visiva).
In origine, si trattava di una vera e propria stanza ricoperta di post-it e poster. Oggi, naturalmente, esistono già soluzioni e strumenti digitali che rendono la visualizzazione dei progressi ancora più rapida e semplice.
Perché Obeya?
Con il progredire della digitalizzazione e l'accelerazione del ritmo dell'innovazione nel mondo VUCA , i team che lavorano a un progetto diventano sempre più interdisciplinari.
Se qualche anno fa la costruzione di un'auto richiedeva principalmente ingegneri e meccanici, oggi, ad esempio:
- designer UX,
- sviluppatori di app,
- tecnici audio,
- progettisti di prodotto
- e informatici.
Questo può facilmente portare a una cosiddetta mentalità a silos . Ciò significa che ogni team produce la propria parte del prodotto e alla fine si cerca di mettere tutto insieme come in un puzzle. Se poi ci sono problemi, il progetto deve essere rivisto di nuovo per eliminare l'ostacolo.
Obeya ottimizza la comunicazione. Per esempio, nel caso della nostra auto può succedere che il product designer progetti un cofano molto piatto per motivi estetici. Tuttavia, il motore da installare sarebbe troppo grande per questo design. Si tengono riunioni regolari per evitare che entrambi i team perdano molto tempo. In questo modo, è possibile trovare un compromesso o prendere una strada diversa in una fase iniziale, evitando che si presenti l'ostacolo.
In questo modo si evitano gli sprechi e i team svolgono solo il lavoro importante per il prodotto finito e , in ultima analisi, per il cliente (questo è anche noto come gestione LEAN ). Il cliente non è interessato ai processi e ai problemi interni, ma solo alla qualità e al prezzo del prodotto finale.
Come è organizzata Obeya?
Programmazione
La prima cosa da chiarire è la frequenza delle riunioni. Alcune équipe preferiscono riunirsi una volta al mese, altre ogni giorno.
A seconda del team e delle circostanze, si deve quindi decidere insieme quando si devono tenere le riunioni. Questo può anche cambiare nel corso di un progetto: spesso sono necessarie riunioni più frequenti all'inizio e nelle fasi finali di un progetto, e meno nel mezzo.
Preparazione della sala
Per una riunione produttiva, nella stanza deve essere disponibile tutto il necessario per la visualizzazione del progetto . Ad esempio:
- lavagne bianche,
- lavagne a fogli mobili,
- post-it,
- pennarelli e penne,
- tavoli, preferibilmente alti,
- proiettori o schermi,
- alimentazione, adattatori, ecc.
Se scegliete una forma digitale di Obeya , avrete bisogno di altre soluzioni di conseguenza:
- Software di collaborazione, lavagna digitale o qualche forma di visualizzazione digitale del progetto basata sui nuovi media;
- Software di video chat per le riunioni online;
- Hardware (computer portatili con microfoni funzionanti).
Naturalmente la sala può essere utilizzata anche dai singoli gruppi come spazio di lavoro o come sala workshop.
Preparazione dell'incontro
Lo scopo della riunione Obeya è ottenere risposte rapide e semplici alle domande che i team di progetto non possono risolvere da soli. È quindi essenziale una buona preparazione con punti elenco o schede di progetto (Clear Project Data). I progressi più importanti del progetto devono essere condivisi il più rapidamente e brevemente possibile. Ciò consente ai membri degli altri team di porre domande o condividere informazioni se ritengono che siano rilevanti per l'argomento.
Tuttavia, non è auspicabile condividere i dettagli o parlare a lungo dell'approccio. Prima di affrontare la soluzione di un problema in Obeya, il team leader deve essere sicuro di non poterlo risolvere internamente al team o con l'aiuto di un'e-mail a un collega. All'inizio di un progetto, spesso si tratta di problemi di budget, se un materiale o un servizio è più costoso del previsto. Dopo tutto, è il project manager o lo sponsor del progetto che deve decidere se è ancora possibile riallocare il budget.
Realizzazione
Fase 1:
La riunione inizia con un breve aggiornamento sullo stato del progetto, che non deve essere ripetuto o aggiornato, poiché la documentazione è idealmente disponibilesulle pareti della stanza (o nello strumento digitale).
Esistono diversi metodi di visualizzazione del progetto; si può utilizzare una lavagna Scrum leggermente adattata, una lavagna Kanban o sviluppare un proprio concetto. Molto spesso si utilizza il ciclo PDCA, un processo di gestione e un sistema di visualizzazione basato su quattro fasi. Ciò consente di suddividere i compiti in una fase di pianificazione, una fase di esecuzione, una fase di verifica e una fase di azione.
Fase 2:
Quando tutti i project manager si incontrano con i loro interlocutori chiave in Obeya, devono presentare i problemi e, se possibile, proporre anche diverse opzioni di soluzione . Il team o il responsabile può quindi decidere quale opzione scegliere.
Fase 3:
L'obiettivo di Obeya è garantire la collaborazione tra i vari reparti e semplificare i processi decisionali. Può essere visto come una sorta di fase intermedia tra i metodi di lavoro gerarchici e quelli agili . Infatti, i team possono lavorare in modo auto-organizzato e utilizzare metodi agili e, se incontrano problemi che non possono risolvere da soli, vengono aiutati.
Ora conoscete tutte le informazioni necessarie per introdurre il vostro spazio Obeya. Conoscete altri buoni consigli per lavorare in modo ottimale con gli spazi di progetto? Condivideteli nei commenti!
Articolo tradotto dal tedesco