Le basi della gestione dei progetti in 6 passi
Una gestione efficiente del progetto richiede solide fondamenta su cui costruire. È quindi essenziale spiegare in anticipo tutte le fasi di un piano di progetto.
Ma qual è il punto di partenza migliore?
Oggi le aziende operano in un ambiente sempre più competitivo. Devono lavorare su progetti complessi e innovativi.
È possibile prendere in considerazione tutti gli elementi fondamentali che sono importanti per la corretta esecuzione di un progetto? Siete in grado di portare a termine tutti i compiti, di tenere conto dei budget assegnati e di rispettare tutte le scadenze?
La risposta è sì!
Tuttavia, la pianificazione e la concettualizzazione di un progetto richiedono un metodo strutturato con precisione.
In questo articolo vi spieghiamo come utilizzare gli strumenti giusti per pianificare le fasi di un progetto. Questo processo comporta una serie di compiti complessi. Per questo motivo vi presenteremo anche una selezione di software di gestione dei progetti essenziali. Ma prima di tutto, conosciamo le basi della gestione dei progetti.
Definizione: cos'è la gestione dei progetti?
Il ciclo di vita di un progetto consiste in una serie di fasi. Ma non bisogna buttarsi a capofitto nel progetto. Innanzitutto, è necessario familiarizzare con la fase essenziale della pianificazione del progetto.
I compiti del project manager:
- Identificare i diversi compiti ,
- Gerarchizzare i compiti ,
- Definire la durata e le scadenze dei compiti,
- Determinare i costi e la capacità del personale,
- pianificare tutte le fasi nel dettaglio.
Questa preparazione richiede un alto grado di precisione. Tuttavia, il project manager può trarre molti vantaggi da questa fase.
Creare un piano di progetto in 6 fasi
1. capire lo scopo e i requisiti del progetto
La comprensione dello scopo del progetto è essenziale. Considerarlo in anticipo riduce al minimo il rischio di prendere la direzione sbagliata durante il progetto.
💡 Il metodo:
Prima di qualsiasi pianificazione, è necessario avere chiaro quanto segue:
- i risultati attesi ,
- le scadenze da rispettare
- il budget disponibile.
2. definire i compiti del progetto
Il successo del progetto dipende in larga misura da questa importante fase.
💡 Il metodo:
Applicare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), nota anche come struttura del progetto. In questo modo si garantisce che tutti i compiti siano definiti con precisione e che nessuno venga dimenticato.
La struttura di ripartizione del lavoro nel video:
3. organizzare i compiti
Una volta identificati tutti i compiti, è il momento di collegarli tra loro per organizzarli. Questa operazione si chiama pianificazione dei compiti.
Ogni sequenza di attività ha dei predecessori e dei successori. I compiti sono collegati tra loro. Esistono quattro tipi di relazioni:
- Relazione fine-inizio: il compito B non può essere iniziato finché il compito A non è stato completato.
- Relazione di fine: il compito B può essere completato solo dopo che il compito A è stato completato. Tuttavia, non è assolutamente necessario attendere che A sia stato completato prima di iniziare B.
- Relazione inizio-inizio: il compito B può essere iniziato solo dopo che il compito A è stato iniziato. Non è assolutamente necessario avviare B contemporaneamente ad A.
- Relazione inizio-fine: il compito B può essere completato solo dopo che il compito A è stato avviato.
Si noti che il project manager può fornire diversi scenari per la pianificazione dei compiti. A seconda dell'avanzamento del progetto e delle difficoltà incontrate, rimane la possibilità di scegliere un piano diverso.
💡 Il metodo:
La pianificazione dei compiti, soprattutto per i progetti complessi, viene spesso effettuata utilizzando il diagramma PERT o il diagramma di rete dei nodi degli eventi.
Questo viene generalmente utilizzato in parallelo al diagramma di Gantt. La sua struttura a rete rivela le connessioni e le dipendenze tra i compiti e il loro tempo di esecuzione.
In pratica, un compito è rappresentato da una freccia circondata da due nodi. Questi nodi rappresentano le fasi del progetto. Ogni fase ha una data iniziale e una data finale.
La tecnica di pianificazione della rete e il diagramma di Gantt nel video:
4. stimare la durata di ogni attività del progetto
Questa fase cruciale fornisce una panoramica corretta dell'intera durata del progetto.
Ma attenzione, richiede il coinvolgimento di tutte le parti interessate. Ognuno è nella posizione migliore per stimare correttamente il tempo necessario per i compiti che lo riguardano.
Inoltre, tenete sempre conto delle diverse tempistiche per ottimizzare il vostro programma. Ad esempio, per motivi legali, alcuni compiti devono essere completati entro una certa data.
💡 Il metodo:
Il diagramma PERT aiuta a determinare le date di inizio e fine di ogni attività. Con il metodo del percorso critico, invece, è possibile determinare la durata dell'intero progetto.
Il metodo del percorso critico nel video:
5. assegnare le risorse appropriate a ciascun compito
Dovete decidere chi si occuperà di quale compito. A tal fine, definite il tempo di cui ogni persona coinvolta nel progetto ha bisogno per completare i compiti.
Includete anche i fornitori di servizi esterni. Tenete conto di eventuali restrizioni, come ferie, festività o tempo per altri compiti.
6. creare un calendario
Una volta completate le fasi precedenti, non resta che creare il calendario.
💡 Il metodo:
Sulla base del diagramma PERT, è possibile creare il diagramma di Gantt.
Questo diagramma visualizza le varie attività di un progetto in una tabella utilizzando barre orizzontali. Queste sono delimitate da un inizio e una fine. In questo modo è facile visualizzare l'avanzamento del progetto.
Il diagramma di Gantt è anche un buon strumento per visualizzare le tappe. Le milestone sono punti chiave del ciclo di vita del progetto (fine di una fase, evento importante come il lancio di un prodotto, bilancio, ecc.) Attenzione, una volta superata una milestone non si può più tornare indietro.
Per i progetti più piccoli con una gestione semplice dei tempi, di solito si utilizza direttamente il diagramma di Gantt. In questo caso, il diagramma PERT viene omesso.
Perché si dovrebbe creare una pianificazione per un progetto?
La pianificazione di un progetto viene solitamente presentata sotto forma di tabella o grafico e contiene i dati più importanti. Fornisce ai team una visione d'insieme e consente di strutturare le idee in anticipo:
- strutturare le idee in anticipo. Quali compiti sono davvero essenziali per la realizzazione del progetto? Quali risorse devono essere richieste? Pianificare un progetto significa organizzare le idee.
- Tenere sotto controllo l'avanzamento del progetto. Le deviazioni devono essere riconosciute nel corso del progetto per poter reagire in tempo utile.
- Promuovere la comunicazione e la cooperazione. Questo permette a tutti di riconoscere il proprio posto all'interno del progetto e l'impatto del proprio lavoro sull'insieme.
- Assegnarele risorse giuste in base alla durata dei compiti. È possibile individuare eventuali sovrapposizioni per realizzare i progetti in modo più realistico.
Un esempio di gestione dei progetti in Excel
Grafico di Gantt in Excel
La pianificazione dei progetti con Excel è perfettamente possibile. Inoltre, la maggior parte delle aziende possiede già il famoso foglio di calcolo. La tentazione di utilizzarlo è quindi grande. Soprattutto per elaborare il diagramma di Gantt.
In questo video imparerete come procedere.
Limiti di Excel per la pianificazione dei progetti
Sebbene l'uso di Excel sia a prima vista vantaggioso, questo strumento presenta alcuni limiti. Questo vale in particolare per la gestione di grandi progetti. Questi ultimi, infatti, sono soggetti a cambiamenti nel tempo e richiedono il coinvolgimento di molti dipendenti. Quali sono i maggiori limiti di Excel per la gestione dei progetti?
- Non è dinamico. Ad esempio, l'aggiunta di nuovi compiti richiede ulteriori fasi di lavoro.
- Non è collaborativo. Tra l'altro, Excel non consente di invitare i team a lavorare direttamente sul diagramma di Gantt.
- Manca di chiarezza e leggibilità.
A seconda delle esigenze, può quindi essere opportuno utilizzare un software di gestione dei progetti.
Software di pianificazione del lavoro: ideale per progetti collaborativi
Perché dovreste usare un software di gestione dei progetti per creare la vostra pianificazione?
- Tengono conto delle numerose condizioni quadro del progetto e facilitano l'attuazione delle fasi sopra elencate.
- Sono versatili e consentono di garantire il follow-up della pianificazione e di reagire più facilmente in caso di problemi.
- Facilitano lo scambio e la comunicazione tra le parti interessate al progetto.
Ma quale strumento scegliere per le proprie esigenze?
Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni software collaudati.
Sciforma: gestione del portafoglio progetti semplificata
Sciforma supporta il Project Management Office nella gestione dell'intero ciclo del progetto.
Con questo software è possibile gestire un gran numero di progetti complessi, sia a livello operativo che strategico.
Maggiori informazioni su Sciforma:
- Pianificazione del progetto perfettamente controllata: diagramma di Gantt, gestione delle dipendenze, ecc.
- Maggiore reattività ai problemi di pianificazione.
- Allocazione semplificata delle risorse.
- Rapida implementazione e facile gestione.
Sciforma
Agantty: software gratuito per la gestione dei progetti e i diagrammi di Gantt
Agantty è un software per la creazione di piani di progetto sotto forma di diagrammi di Gantt. Gestisce le attività in elenchi o gruppi chiaramente organizzati e semplifica la collaborazione. I vostri dati sono al sicuro con Agantty. Il programma è conforme al GDPR e certificato ISO 27001.
Maggiori informazioni su Agantty:
- Assolutamente gratuito.
- Facile da usare per i principianti.
- Numero illimitato di progetti, attività e membri del team.
- Sicurezza dei dati: certificati ISO 27001 e GDPR.
Niente più brutte sorprese grazie alla gestione dei progetti
Sono molte le variabili da considerare quando si pianifica un progetto. Dovete quindi assicurarvi di applicare rigorosamente il metodo di gestione del progetto richiesto.
Per questo vi consigliamo di utilizzare un software che vi guidi in modo intelligente attraverso i vostri processi. In questo modo si evitano problemi di programmazione, risorse e budget difficili da prevedere.
Inoltre, questi strumenti software vanno oltre la semplice pianificazione delle attività. Comprendono la gestione del progetto nel suo complesso. Gestione del ciclo di vita del progetto, monitoraggio dei KPI, scambio collaborativo, condivisione di documenti, ecc.
Grazie a questi strumenti, il project manager non avrà più brutte sorprese.
Quindi, come pianificate i vostri progetti? Quale software utilizzate? Raccontateci le vostre esperienze nei commenti.
Articolo tradotto dal tedesco