Come realizzare una buona riunione di avvio di un progetto interno

Una riunione di avvio del progetto è una riunione di lancio prima dell'inizio di un progetto. Queste riunioni aiutano a presentare i membri del team, a stabilire gli obiettivi e a rendere trasparente la cooperazione. Naturalmente, a patto che la riunione si svolga correttamente.

Questa riunione deve definire gli elementi principali del progetto e altre attività di pianificazione. Introduce i membri del team e il cliente al progetto e offre l'opportunità di discutere il ruolo di ciascun membro del team. In questa riunione si possono discutere anche altri elementi chiave del progetto che coinvolgono il cliente (tempi, frequenza e formato dei rapporti sullo stato di avanzamento, ecc.)

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Qual è lo scopo di una riunione di avvio del progetto?

Lo scopo principale di una riunione di avvio del progetto è quello di definire i ruoli e i contributi attesi dalle varie parti interessate.

Si cerca inoltre di chiarire i rischi e i problemi che possono sorgere, soprattutto quelli che possono influire sulla tempistica del progetto e sulla soddisfazione del cliente. È proprio questo il momento in cui le parti interessate possono riferire direttamente sull'assistenza che potrebbero richiedere durante l'implementazione del progetto.

Quanto deve durare un kick meeting di progetto?

Nel caso in cui il manager non possa organizzare una riunione per tutti i membri del team, è necessario invitare almeno un rappresentante di ogni unità.

Non è raro che i manager organizzino diverse riunioni di avvio del progetto, sia interne per i dipendenti che esterne, insieme al cliente. La durata ottimale della riunione è di un'ora e non è necessario prolungarla, perché l'attenzione dei partecipanti si disperde.

6 Passi principali da seguire durante una riunione di avvio del progetto

#1. Conoscersi

Presentatevi e chiedete ai partecipanti di fare lo stesso. Questo è importante, soprattutto quando gli specialisti non si conoscono. Cosa posso dire? Informazioni di base:

• nome,
• cognome,
• funzione nell'azienda.

Il ruolo di ciascuno nel progetto sarà chiarito in seguito.

#2. Ordine del giorno della riunione

Se non volete far perdere tempo a nessuno, è meglio stabilire l' ordine del giorno della riunione di avvio del progetto e decidere fin dall'inizio in che ordine si discuterà del progetto, quando si faranno le domande, ecc. Le riunioni di questo tipo non sono monologhi. È necessario che tutto il team sia coinvolto.

Suggerimento: tenere un registro della riunione. Di solito, il project manager o, meno frequentemente, il promotore della riunione o gli sponsor del progetto, devono assicurarsi che tutti i pensieri chiave, le domande, le risposte, i compiti e le idee siano registrati. Il documento è chiamato anche rapporto di riunione, verbale di riunione o rapporto di contatto. Il documento può avere un formato assolutamente casuale, l'importante è che sia facile da percepire, conciso e comprensibile.

#3. Nucleo del progetto e obiettivi del team

Per assicurarsi che ogni partecipante conosca i dettagli del progetto, è consigliabile fornire una sintesi del progetto e menzionare gli obiettivi del progetto. È importante che i dipendenti capiscano perché svolgeranno un determinato lavoro. Ci saranno specialisti di diversi settori, quindi è necessario specificare:

• obiettivi comuni,
• obiettivi per area,
• obiettivi per gruppo, ecc.

Descrivete il risultato che state aspettando.

#4. Descrizione delle fasi del progetto

Dividete il progetto in diverse fasi, ognuna delle quali deve avere un proprio risultato e una data di completamento precisa. Riportate i processi che possono essere svolti in parallelo, per organizzare il lavoro più efficiente di tutti i membri del team.

In questo modo, si evitano situazioni in cui un dipendente ha aspettato la fine di un processo precedente e non ha iniziato a lavorare, perdendo molto tempo.

Suggerimento: stabilite dei punti di controllo che devono essere segnalati da ciascun dipendente. Questi possono includere i seguenti elementi:

• stato di attuazione del progetto
• il rispetto della tabella di marcia
• rispetto del budget stabilito,
• atmosfera di lavoro nel team,
• una sintesi del risultato del lavoro svolto,
• problemi emersi nel corso dell'attuazione del progetto,
• i rischi potenziali.

#5. Ruolo e responsabilità di ciascun membro del team

Uno degli obiettivi principali della riunione di avvio è spiegare in dettaglio chi fa cosa, in quali gruppi si riuniscono i dipendenti e come lavorano tra loro.

Assicuratevi di prendere i contatti di ogni membro del teame di dire loro come possono comunicare tra loro. Per alcune persone è importante avere un accesso costante alla corrispondenza.

Suggerimento: se utilizzate un software speciale basato su cloud per gestire i progetti, informate tutti i partecipanti all'inizio o decidete insieme quale strumento utilizzare per la gestione del progetto, la comunicazione e lo scambio di informazioni.

#5. Valutazione delle prestazioni del team

Stabilite come valutare le prestazioni dei vostri collaboratori. Spiegate quali compiti sono primari e quali possono essere rimandati, se necessario.

#6. Pianificazione delle riunioni di follow-up

Stabilendo un programma per le riunioni future, potete ricordare ai dipendenti che ci sono delle scadenze chiare da rispettare.

Suggerimento: alla fine di una riunione di avvio del progetto, lasciate del tempo per le domande. Dopodiché, modificate il verbale della riunione elencando tutte le fasi e inviatelo via e-mail a tutti i partecipanti e a coloro che sono coinvolti nel progetto (manager, colleghi, esecutori, ecc.). Assicuratevi di chiedere ai vostri colleghi o clienti di leggere i dettagli del verbale della riunione nell'e-mail e, se necessario, di commentarli o integrarli.

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In breve

Non dovete concentrarvi tanto sull'organizzazione di una riunione bella e corretta in tutti i sensi, quanto sulla capacità di realizzare tutte le linee guida della riunione di avvio del progetto che volete approvare:

• Se avete concordato le comunicazioni, tenete le riunioni regolarmente, rispettando l'orario e il formato stabilito.
• Se avete concordato i ruoli nel progetto, esigete che le nuove responsabilità siano rispettate e date loro l'autorità necessaria.
• Se sono stati approvati il formato e la frequenza dei rapporti, assicuratevi che vengano presentati.

È necessario che le regole stabilite funzionino e che il progetto parta immediatamente e porti i risultati attesi.