Scoprite tutto sulla fatturazione: definizione, tipi e altro ancora
Se lavorate in una PMI o siete liberi professionisti, vi sarete probabilmente chiesti che cos'è una fattura, a cosa serve e quali sono i suoi tipi.
Questo elemento chiave della vostra attività può fare la differenza tra essere pagati in tempo o meno, ed essere in regola con la legge o meno. È importante, non è vero?
In questo articolo vi sveliamo tutto sulla fattura: definizione e tipi di fattura, nonché la sua importanza e gli elementi che la compongono.
Continuate a leggere per padroneggiare l'arte della fatturazione e mettere a frutto la vostra attività. Inoltre, vi proponiamo un esempio di fattura da scaricare, personalizzare e risparmiare tempo prezioso.
Iniziamo!
Cos'è una fattura e a cosa serve?
Una fattura è un documento contabile e commerciale legato a un'azione commerciale, che elenca i servizi e i beni venduti. Una fattura è valida ai fini fiscali e legali. In altre parole, serve a dimostrare che una transazione è avvenuta tra due parti.
La fattura è importante perché
- permette di dimostrare o richiedere che un pagamento è stato effettuato,
- consente di accedere a un servizio post-vendita in caso di reclamo o rimborso.
- Serve come prova fiscale per le autorità fiscali delle spese e dei ricavi sostenuti.
💡 È necessario conservare una copia della fattura e tenere un registro delle fatture ricevute ed emesse.
Elementi di una fattura
La validità della fattura dipende dalla sua corretta preparazione. Per questo motivo, vi mostriamo quali sono gli elementi fondamentali che dovete includere nella vostra fattura originale:
- Numero della fattura: la numerazione deve seguire un ordine sequenziale. Tutte le fatture devono avere un numero.
- Luogo e data di emissione: di solito è indicato all'inizio della fattura.
- Dati fiscali del venditore e dell'acquirente: devono essere indicati il nome della società o della persona (nel caso di un lavoratore autonomo), il DNI o il NIF e l'indirizzo del destinatario e dell'emittente.
- Descrizione del prodotto o del servizio: questa sezione deve specificare l'operazione oggetto della fattura. Ad esempio, il numero di unità vendute con il relativo prezzo unitario e il costo totale, oppure la descrizione del servizio fornito.
- Importo totale e imposte: è necessario specificare l'importo della base imponibile e il tipo di imposta da applicare: IVA o imposta sul reddito delle persone fisiche.
- Modalità di pagamento: sebbene la legge non richieda questa informazione, si raccomanda di specificarla (in contanti, con bonifico, a rate, ecc.).
Se la fattura è esente da IVA, è necessario indicare la legge sull'IVA e l'articolo che supporta tale esenzione.
Tipi di fattura
Esistono diversi tipi di fattura a seconda dell' obiettivo da raggiungere. Ecco i sei principali:
1. Fattura ordinaria
È il documento che viene redatto dopo che il servizio è stato reso o la merce è stata consegnata. È la fattura più frequente nel mondo professionale.
2. Fattura semplificata
Questo tipo di fattura è entrato in vigore nel 2010 e ha la stessa funzione della fattura ordinaria, con la differenza che contiene un numero ridotto di dati.
Non contiene i dati del cliente e non riporta l'aliquota IVA.
Per poter emettere questo tipo di fattura, l'importo totale non deve superare i 400 euro.
3. Fattura correttiva
Come suggerisce il nome, le fatture correttive vengono emesse per correggere eventuali errori commessi in fatture precedenti o in caso di restituzione di un prodotto precedentemente acquistato.
4. Fattura cumulativa
Viene utilizzata per raggruppare più fatture ordinarie emesse allo stesso cliente per operazioni diverse in un determinato periodo di tempo. È particolarmente utile per i clienti abituali, in quanto consente di emettere un'unica fattura per diverse operazioni.
L'emissione di questo tipo di fattura consente di risparmiare tempo.
5. Fattura proforma
La fattura proforma è un preventivo provvisorio sotto forma di fattura. Viene utilizzata per dare un'indicazione dei prezzi e delle condizioni generali di vendita. Questa "fattura provvisoria" è un documento che viene inviato a scopo informativo, ma non ha valore legale o contabile.
6. Fattura elettronica
Questo tipo di fattura si differenzia dalle altre perché viene emessa per via elettronica.
Le fatture elettroniche inviate alla Pubblica Amministrazione devono avere una firma elettronica avanzata.
L'utilizzo di questo tipo di fattura consente di: ridurre l'errore umano, risparmiare tempo, collaborare alla digitalizzazione dell'azienda, ridurre i costi della carta, ecc.
Per facilitare la fatturazione elettronica, esistono numerosi strumenti di fatturazione che consentono di creare diversi tipi di fatture, gestire bilanci, pagamenti, ecc. Non rimanete indietro e approfittate dei vantaggi della digitalizzazione.
Esempio di fattura ordinaria
Il seguente modello è un esempio di fattura ordinaria contenente gli elementi fondamentali del diritto:
Volete utilizzare un documento pronto all'uso? Appvizer offre un modello di fattura personalizzabile da scaricare gratuitamente per risparmiare tempo:
Chi emette la fattura
Tutti gli imprenditori e i lavoratori autonomi devono, per legge, emettere una fattura quando viene effettuata una vendita di un prodotto o di un servizio.
Più precisamente nelle seguenti situazioni:
- Se il cliente è un imprenditore o un lavoratore autonomo,
- quando si esportano beni esenti da IVA,
- quando si effettuano operazioni intracomunitarie,
- se il cliente lo richiede.
Come già accennato, la fatturazione è un fattore essenziale per un'azienda, in quanto rappresenta la porta d'ingresso per ricevere i pagamenti e aumentare il flusso di cassa. È anche un obbligo fiscale da rispettare per evitare inciampi lungo il percorso. Proteggete la vostra attività, migliorate le vostre finanze e semplificate la vostra contabilità, il tutto grazie a una fattura emessa correttamente.
Ci dica, che tipo di fattura emette di solito nella sua attività?
Articolo tradotto dallo spagnolo