Fatturare per legge: tutto sugli obblighi di fatturazione elettronica
Ogni azienda è tenuta a rispettare le disposizioni di legge in materia di fatturazione. In generale, è responsabilità del reparto contabilità registrare gli aggiornamenti del codice normativo e garantire la conformità al momento della fatturazione.
In questo articolo, Appvizer illustra gli aspetti più importanti della fatturazione: la legge, le autorità competenti, i tipi di fatture, gli elementi di controllo, ecc. Inoltre, vi illustra i vantaggi dell'impostazione di procedure di fatturazione automatizzate e i dispositivi da utilizzare per la fatturazione.
Che cos'è una fattura?
Una fattura è un documento che giustifica transazioni finanziarie quali:
- una vendita o una prestazione di servizi tra professionisti,
- una vendita o una prestazione di servizi tra un privato e un professionista (cliente/fornitore).
Esistono diversi tipi di fattura, che condividono molti dei requisiti legali da rispettare, pur differenziandosi in altri:
- fattura ordinaria,
- fattura rettificativa
- fattura riepilogativa,
- fattura proforma,
- fattura semplificata,
- fattura completa,
- fattura elettronica (e-fattura).
Che cos'è il Regolamento sulla fatturazione?
È l' insieme degli obblighi che i lavoratori autonomi e le imprese devono rispettare in materia di fatturazione. Tra gli aspetti che si propone di regolamentare ci sono i seguenti
- il formato che le fatture devono rispettare
- le informazioni minime richieste
- i soggetti o le persone fisiche a cui si applica la normativa,
- i tempi da rispettare per l'emissione delle fatture.
La normativa in vigore cerca di regolare tutti gli aspetti legati alla fatturazione, ma ai fini di questo articolo ci concentreremo sulle disposizioni della legislazione vigente:
- Decreto reale 1619/2012, del 30 novembre, che approva il regolamento sugli obblighi di fatturazione.
- Legge 25/2013, del 27 dicembre, sulla promozione della fatturazione elettronica e sulla creazione del registro contabile delle fatture nel settore pubblico.
L' Agenzia statale per l'amministrazione fiscale (AEAT) è responsabile del controllo delle risorse delle altre Amministrazioni pubbliche nazionali.
Fattura elettronica: a cosa serve?
La fattura elettronica è una fattura emessa, inviata e ricevuta in formato elettronico.
In Spagna, la fatturazione elettronica non è un requisito obbligatorio per le aziende, ma la sua emissione dipende dal consenso del destinatario.
La legge stabilisce la parità di trattamento tra fatture cartacee ed elettroniche, a condizione che, a partire dalla data di emissione e per tutto il periodo di conservazione, siano garantite l'autenticità della sua origine, l'autenticità della sua origine, l'autenticità della sua origine, l'autenticità della sua origine e l'autenticità della sua origine:
- l'autenticità della sua origine,
- l'integrità del suo contenuto
- la sua leggibilità.
La fattura viene necessariamente emessa dal fornitore nel momento in cui viene effettuata la vendita o il servizio. Solo in alcuni casi, la fattura può essere periodica o differita.
Quando è obbligatorio emettere una fattura elettronica?
La legge stabilisce che i fornitori di prodotti e servizi alle Pubbliche Amministrazioni sono obbligati a utilizzare e inviare le fatture elettroniche attraverso un punto di ingresso generale chiamato FACe.
Come devono essere le fatture elettroniche per le Pubbliche Amministrazioni?
Esiste un insieme minimo di obblighi da rispettare quando si tratta di fatturare alla Pubblica Amministrazione. A questo proposito, le fatture devono
- essere scritte in un linguaggio informatico prestabilito,
- essere firmate elettronicamente
- indicare il destinatario.
Cosa comporta la fatturazione elettronica per le Pubbliche Amministrazioni?
Una volta emessa la fattura elettronica (nei formati obbligatori), questa deve essere trasmessa attraverso il portale web FACe. Si tratta di un punto di accesso generale per l'invio di fatture elettroniche da parte dell'Amministrazione Generale dello Stato.
Tutte le fatture devono includere una firma elettronica (anch'essa soggetta a norme di legge).
In che formato deve essere la fattura elettronica?
- ISO 19005 (PDF/A),
- PNG,
- JPEG 2000,
- Acrobat 5 (PDF 1.4) o superiore,
- TIFF 6.0 o superiore.
Le fatture per la Pubblica Amministrazione devono essere redatte in un linguaggio informatico specifico:
- Facturae 3.2 o 3.2.1.
Tipi di fatture elettroniche
Formato strutturato
Si tratta di fatture create utilizzando formati standard e di uso comune, come indicato al punto precedente. Queste fatture possono essere generate e trasmesse automaticamente e sono direttamente riconosciute dalle autorità fiscali, poiché i dati possono essere interpretati dai sistemi ufficiali.
Formato non strutturato
Se vi state chiedendo se potete convertire le vostre fatture cartacee in formato elettronico, la risposta è sì. In questo caso, si tratterebbe di una fattura in formato non strutturato.
In altre parole, si tratta di fatture cartacee che sono state successivamente digitalizzate. In altre parole, scansionate o generate con il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) in formato PDF, JPEG, ecc.
8 vantaggi della fatturazione online
Facilitare la gestione commerciale e finanziaria delle imprese o dell'attività dei lavoratori autonomi⋅come è possibile grazie all'implementazione di uno strumento elettronico di dematerializzazione o digitalizzazione delle fatture. Questo favorisce anche
- il monitoraggio semplificato dei pagamenti,
- la riconciliazione bancaria,
- la trasmissione automatica agli enti pubblici,
- l'interoperabilità con altri strumenti di gestione aziendale.
Ma non è tutto. Ecco altri otto vantaggi derivanti dalla creazione di un sistema di fatturazione elettronica.
1. Riduzione dei costi
L'adozione di una politica paperless (o una sua significativa riduzione) comporta la scomparsa dei costi di elaborazione (risorse umane), del volume di carta stampata, dell'inchiostro utilizzato, dei francobolli e delle buste per la spedizione, nonché dei costi legati all'archiviazione (carta, spazio fisico per gli archivi, ecc.).
2. Velocità di elaborazione delle fatture
È impossibile paragonare l'invio per posta con l'elaborazione elettronica. La fatturazione elettronica automatizza in modo digitale le attività di fatturazione, contabilità e pagamento. Inoltre, può essere collegata a qualsiasi sistema informativo dell'azienda.
3. Risparmio di tempo
Eliminando i tempi di consegna grazie alla teletrasmissione automatica delle fatture, aumenta la velocità di elaborazione e la produttività dei dipendenti :
- automazione dei rapporti contabili,
- la firma elettronica e la trasmissione elettronica eliminano ogni intervento umano che richiede tempo,
- l'archiviazione, l'incasso e la spedizione avvengono in pochi clic.
4. Garanzia di tracciabilità e migliore controllo
Ogni documento di fatturazione elettronica conforme ai formati standard per la dematerializzazione è facilmente identificabile negli archivi elettronici. Il processo aziendale e la comunicazione con l'Agenzia delle Entrate risultano migliorati.
5. Aumento della produttività
La dematerializzazione delle fatture tra clienti e fornitori, così come la sincronizzazione con altri strumenti aziendali (come i software di gestione del magazzino o i software di contabilità) permette di:
- regolare i flussi in entrata e in uscita,
- avere una visione globale dell'evoluzione del business,
- prendere decisioni migliori.
6. Riduzione di errori e conflitti
Le soluzioni informatiche non fanno errori di calcolo: configurate il vostro strumento ed evitate il rischio di errori durante l'inserimento dei dati. Inoltre, le certificazioni e i software approvati garantiscono la veridicità dei dati e l'emittente delle fatture.
7. Migliore leggibilità, autenticità e integrità
Questi sono i quattro principi della fatturazione elettronica:
- garantire l' integrità della fattura
- consentire un monitoraggio continuo e la sistematizzazione delle procedure di autenticazione.
- promuovere la leggibilità attraverso l'uso di formati standardizzati e tecnologie comuni.
- semplificare la ricezione automatica tramite e-mail o altro sistema informativo online.
8. Aumento della competitività
La sostituzione della carta con formati elettronici si traduce in una significativa riduzione dei costi diretti, in un'elaborazione più rapida (automatica) e in tempi più brevi. Aumentando la produttività, l'impatto finanziario si traduce in un risparmio reale e in una performance più competitiva a lungo termine.
Come fatturare elettronicamente?
Oggi la tecnologia è il vostro migliore alleato: le soluzioni di fatturazione SaaS (Software as a Service) sono strumenti appositamente progettati per creare fatture elettroniche in pochi clic. Inoltre, i software di fatturazione elettronica tengono conto delle normative e degli obblighi fiscali applicati a ciascun settore, acquirente, bene o servizio, ecc.
BitFactura, ad esempio, è una soluzione di fatturazione SaaS, in cui i dati sono archiviati in modo sicuro nel cloud, grazie al protocollo di sicurezza SSL. È possibile accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
I suoi processi di fatturazione elettronica includono il calcolo automatico delle tariffe inserite, l'inclusione dell' IRPF o del Recargo de Equivalencia, il monitoraggio regolare dello stato dei pagamenti e la generazione di fatture simili e ricorrenti.
Scoprite le molte altre soluzioni di fatturazione che avete a portata di mano per mantenere aggiornata la vostra gestione contabile. Confrontatele e scegliete quella più adatta a voi.
La fatturazione elettronica: un tema chiave per le imprese
La conformità alla legge è una delle principali preoccupazioni per tutti i tipi di aziende: microimprese, liberi professionisti, PMI, lavoratori autonomi. Con l'evoluzione della legislazione europea, la fatturazione elettronica richiede soluzioni che facilitino l'automazione dei processi e garantiscano l'attività nel rispetto dei requisiti di legge.
Il primo passo è scoprire cosa prevede la legge in termini di fatturazione. Disporre di dispositivi elettronici che aiutino a regolare l'attività contabile della vostra azienda o della vostra attività personale è il passo successivo da compiere.
Lasciateci un commento e diteci come fate a garantire il rispetto degli obblighi di fatturazione.
Articolo tradotto dallo spagnolo